V – Краткосрочные обязательства
В раздел III пассива баланса отражаются собственные источники средств предприятия. Они приведены по отдельным видам источников (уставный, добавочный и резервный капиталы; нераспределенная прибыль, непокрытый убыток).
В разделе IV пассива баланса показываются источники заемных средств предприятия со сроком погашения более года – долгосрочные кредиты банков, предоставленные предприятию или его работникам, а также долгосрочные займы от различных заимодавцев (кроме банков) внутри страны и за рубежом.
В разделе V пассива баланса отражаются источники заемных и привлеченных средств со сроком погашения менее года.
Итоги статей актива и пассива баланса называются его валютой, они равны и представляют собой суммы строк итогов разделов актива и пассива.
3.4. Изменения, вызываемые хозяйственными операциями в балансе
Бухгалтерский баланс составляется ежемесячно на 1-е число. В течение месяца организация осуществляет разнообразные хозяйственные операции, каждая из которых вносит изменения в состав средств предприятия, их источников, обязательств. Эти изменения затрагивают структуру актива, пассива и валюту баланса. По характеру влияния на баланс все многообразные хозяйственные операции можно подразделить на четыре типа: [1, с. 78]
1 тип хозяйственных операций отражает изменения в составе средств предприятия; операции этого типа влияют на структуру актива баланса.
Например. В кассу организации поступили с расчетного счета в банке денежные средства, предназначенные для выплаты заработной платы персоналу на сумму 80 тыс. руб.
В балансе эти изменения затронули размещение денежных средств: статья «Касса» увеличилась на 80 тыс. руб., а статья «Расчетный счет» уменьшилась на 80 тыс. руб. Валюта баланса в сумме 702 тыс. руб. осталась неизменной.
2 тип хозяйственных операций отражает изменения в составе источников средств предприятия; операции этого типа влияют на структуру пассива баланса.
Например. Удержан из заработной платы работников подоходный налог, перечисляемый в бюджет на сумму 10 тыс. руб.
Изменения произошли в составе кредиторской задолженности: статья «Задолженность перед персоналом организации» уменьшилась на 10 тыс. руб., а статья «Задолженность перед бюджетом» увеличилась на 10 тыс. руб. валюта баланса в сумме 702 тыс. руб. не изменилась.
3 тип хозяйственных операций отражает изменения в активе и пассиве баланса одновременно в связи с увеличением суммы хозяйственных средств предприятия.
Например. Поступили от поставщиков материалы на сумму 30 тыс. руб.
Изменения произошли как в активе баланса: статья «Сырье и материалы» увеличилась на 30 тыс. руб., так и в пассиве его – статья «Поставщики и подрядчики» увеличилась на ту же сумму. Валюта баланса изменилась и составила 732 тыс. руб.
Типы изменений баланса можно представить графически (рис. 6)
4 тип хозяйственных операций отражает изменения в активе и пассиве баланса одновременно с уменьшением хозяйственных средств предприятия.
Например. Выдана из кассы заработная плата работникам предприятия на сумму 80 тыс. руб.
Как видно, изменения затронули как актив баланса: статья «Касса» уменьшилась на 80 тыс. руб., так и пассив его – статья «задолженность перед персоналом организации» уменьшилась на 80 тыс. руб. Валюта баланса соответственно уменьшилась на ту же сумму и составила 652 тыс. руб.
Изучение типов хозяйственных операций с точки зрения их влияния на изменения в балансе необходимо для понимания того, что любая операция обязательно затрагивает две его статьи и никогда не нарушает равенства между активом и пассивом.
На основании изложенного материала можно сделать вывод, что основным источником для анализа финансового состояния предприятия и принятия правильных управленческих решений служит бухгалтерский баланс.
| Актив |
| Пассив |
| Увеличение |
| Уменьшение |
| Увеличение |
| Уменьшение |
| 1 тип |
| 2 тип |
| 3 тип |
| 4 тип |
| Рис. 6. Типы изменений в балансе |
Бухгалтерский баланс, в сущности, является системной моделью, обобщенно отражающей кругооборот средств предприятия и финансовые отношения, в которые вступает предприятие в ходе этого кругооборота. Современное содержание актива и пассива ориентировано на предоставление информации ее пользователям. Отсюда высокая степень аналитичности статей, раскрывающих состояние дебиторской и кредиторской задолженности, собственного капитала и отдельных видов резервов.
ГЛАВА 4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ
Иногда изменения в составе хозяйственных средств не поддаются регистрации в документах в тот момент, когда они произошли (например, недостача материальных ценностей в процессе их хранения или перевозки, или вследствие особых физико-химических свойств этих ценностей: летучесть, хрупкость, усушка и т. п., или хищения). Все эти факты выявляются и регистрируются путем проведения инвентаризации.
4.1. Значение инвентаризации
Инвентаризация– это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными учета. [1, с. 182]
Основополагающим документом, определяющим место и роль инвентаризации в системе бухгалтерского учета, является «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ». Этот документ определяет цели инвентаризации, случаи проведения обязательных инвентаризаций и порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета.
Основными принципамиинвентаризационной работы служат полнота, точность и своевременность отражения фактического наличия и состояния ценностей; правильность и своевременность выявления результатов проверки ценностей и отражение их в учете.
Основные задачи инвентаризации:
1) выявление фактического наличия имущества на предприятии;
2) контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) выявление неиспользуемого имущества;
4) проверка соблюдения правил и условий хранения имущества;
5) проверка реальности стоимости учтенного в балансе имущества.
4.2. Виды инвентаризации
В основу классификацииинвентаризаций положены два признака:
· полнота охвата ценностей;
· назначение и характер проверки (рис. 7).
В зависимости от полноты охвата ценностейинвентаризации подразделяются на полные, частичные, выборочные и сплошные.
Полнаяинвентаризация распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса. [2, с. 278]
Частичнаяинвентаризация охватывает какой-либо один вид имущества предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе.
Выборочнаяинвентаризация касается только части определенного вида имущества предприятия. Она может проводиться по переоценивающимся материальным ценностям.
| Полнота охвата ценностей |
| Назначение и характер проверки |
| плановая |
| внеплановая |
| Инвентаризация |
Сплошнаяинвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.
| Рис. 7. Виды инвентаризации |
В зависимости от назначения и характера различают два вида инвентаризаций: плановые(периодические) и внеплановые.
В соответствии с положением о бухгалтерском учете предприятия самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном периоде, даты их проведения. Кроме этого обязательно проводятся инвентаризации в следующих случаях:
· при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество;
· при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
· при установление фактов хищений, а также порчи ценностей – немедленно после установления фактов;
· в случае пожара или стихийных бедствий;
· при переоценке имущества;
· при бригадной материальной ответственности проведение инвентаризации обязательно при смене бригадира, при выбытии более 50 % его членов, а также по требованию одного из членов бригады.
4.3. Порядок проведения инвентаризации
Ответственность за полноту и правильность проведения инвентаризаций, и обеспечение их внезапности несет руководитель предприятия. Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.
Инвентаризацию можно разделить на четыре этапа:
· подготовительный;
· проверка фактического наличияматериальных ценностей;
· документальное оформлениерезультатовинвентаризации;
· принятие решенийруководителем по результатам инвентаризаций.
Инвентаризации подлежит все имущество предприятия, числящееся на балансе, независимо от его местонахождения, а также материальные ценности и денежные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся на бухгалтерском учете, в том числе находящиеся на ответственном хранении, арендованные и др.
Инвентаризация обычно проводится на 1-е число месяца. Процесс проведения инвентаризации непрерывный, т. е. начавшуюся инвентаризацию нельзя приостанавливать по производственным и другим причинам. На период инвентаризации все склады должны быть закрыты, а прием и отпуск материальных ценностей, по возможности,прекращен.
Очень важен подготовительный период при проведении инвентаризации, который включает в себя ряд определенных условий: для непосредственного проведения инвентаризация на средних и крупных предприятиях создаются постоянно действующие рабочие комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя, главного бухгалтера, юриста и руководителей отдельных подразделений. Постоянно действующая комиссия выполняет организационные, контрольные и методические функции по организации инвентаризаций, выборочных и контрольных проверок.
Инвентаризацию проводит рабочая инвентаризационная комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. В состав комиссии включаются представитель руководителя предприятия, хорошо знающий товары и правила проведения инвентаризации, материально-ответственные лица, счетные работники, в необходимых случаях – экономисты, товароведы и т. д. Запрещается назначать председателем комиссии по проведению инвентаризации у одних и тех же лиц одного и того же работника два раза подряд.
Основанием для проведения инвентаризации является распоряжение руководителя предприятия, в котором указывается время начала инвентаризации и состав комиссии.
4.4. Оформление и отражение результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью, которая составляется в трех экземплярах. Инвентаризационные описи могут составляться как с помощью средств вычислительной техники, так и ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без подчисток и помарок. [2, с. 279]
Наименование материальных ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров и количество натуральных показателей, записанных на данной странице.
Исправление ошибок проводится на всех экземплярах описей корректурным способом и подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
Каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
При инвентаризации в случае смены материально-ответственного лица инвентаризационные описи составляются в четырех экземплярах. Лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшие – в их сдаче.
Предварительные результаты инвентаризации комиссия выводит немедленно, материалы инвентаризации передаются руководителю предприятия и главному бухгалтеру в тот же день. Окончательный результат инвентаризации оформляется в бухгалтерии актом результатов проверки ценностей или сличительной ведомостью.
В акте по каждому виду ценностей (товарам, таре, денежным средствам в кассе) показывают остатки по учетным данным и фактические, естественную убыль и окончательные результаты инвентаризации – недостачу или излишки. Так как по таре ведется количественно-суммовой учет, результат оформляют в сличительной ведомости по каждому наименованию тары, количеству и сумме. По каждому случаю недостач и излишков материально-ответственные лица должны дать письменные объяснения.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Закон о бухгалтерском учете предусматривает следующий порядок регулирования расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета:
· ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и занесению на результат хозяйственной деятельности предприятий с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц;
· убыль ценностей в пределах норм списывается по распоряжению руководителя предприятия на издержки обращения; нормы убыли применяются только в случае фактически обнаруженных недостач;
· недостача сверх норм естественной убыли, а также порча относятся на виновных лиц; в случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач списываются на финансовые результаты.
Один из значимых результатов инвентаризации – данные о качестве ведения хозяйственной деятельности. Существование расхождений между фактическими и учетными показателями свидетельствует о наличии проблем на предприятии. Инвентаризация – один из наиболее действенных рычагов управления хозяйственной деятельностью. Инвентаризация является весомым аргументом для персонала в пользу добросовестной работы.
Результаты инвентаризации могут служить основанием для активных действий со стороны бухгалтера, товароведа или руководителя, направленных на улучшение организации бухгалтерского учёта.
ГЛАВА 5. БУХГАЛТЕРСКИЕ СЧЕТА: НАЗНАЧЕНИЕ, СТРОЕНИЕ, КЛАССИФИКАЦИЯ
В бухгалтерском учете применяются различные счета. Для того чтобы правильно применять тот или иной счет, нужно хорошо знать характеристику этого счета. Этому способствует классификация счетов, т. е. их обобщение по однородным признакам в группы.
В процессе классификации происходит не только собирание отдельных счетов в научно обоснованные группы и подгруппы, но, что более важно, осуществляется разделение всей системы информации о хозяйственной деятельности на части, формирующие структуры обобщающих показателей бухгалтерского учета.
5.1. Назначение и структура бухгалтерских счетов
Непрерывное текущее наблюдение и контроль за фактами хозяйственной жизни, характеризующими состояние и изменение хозяйственных средств и источников их образования, осуществляются с помощью счетов бухгалтерского учета.
Счета бухгалтерского учета – это способ систематизации и текущего учета состояния и изменения хозяйственных средств, источников их образования и хозяйственных процессов для получения информации, необходимой для управления и контроля за ними. Систематизация обеспечивается тем, что на каждую группу экономически однородных хозяйственных средств и их источников открываются отдельные счета.
Для наглядного отображения изменений (увеличения или уменьшения) в средствах или их источниках счет представляется в виде таблицы, состоящей из двух частей – «Дебет» и «Кредит».
Дебетом называется левая часть таблицы, кредитом – правая.
Счета связаны с бухгалтерским балансом: они открываются на основании статей баланса и соответственно подразделяются на активные и пассивные.
Запись на счетах начинается с указания начального остатка, или начального сальдо, хозяйственных средств или источников их образования. При этом в активных счетах начальное сальдо записывается в дебет, а в пассивных – в кредит.
Активные счета предназначены для текущего учета за состоянием и изменением имущества предприятия (счета «Основные средства», «Касса», «Расчетный счет» и т. д.).
В активных счетах конечное сальдо равно начальному сальдо (+) оборот по дебету (–) оборот по кредиту.
Пассивные счета предназначены для текущего учета состояния и изменений источников средств (обязательств) предприятия (счета «Уставный капитал», «Резервный капитал» и т. д.).
В пассивных счетах конечное сальдо равно начальному сальдо (+) оборот по кредиту (–) оборот по дебету.
Связь счетов с балансом проявляется в том, что начальное состояние (размер) хозяйственных средств и их источников записывается на счете из предшествующего баланса, затем на основании хозяйственных операций отражаются изменения. Конечное состояние хозяйственных средств и источников записывается в новый баланс.
Активно-пассивные счета предназначены для текущего учета состояния и изменений одновременно хозяйственных средств и источников их образования. Они открываются на основании двух статей баланса: активной и пассивной
Активно-пассивные счета бывают двух видов: с односторонним сальдо (дебетовое или кредитовое) и с двусторонним сальдо (дебетовое и кредитовое одновременно). К счетам с односторонним сальдо относят счет «Прибыли и убытки». Если у предприятия за отчетный период сумма доходов превысила сумму расходов, то разница между ними дает прибыль, поэтому сальдо будет кредитовым, так как прибыль является источником средств предприятия и отражается в пассиве баланса. Если сумма доходов окажется меньше суммы расходов, то финансовым результатом станет убыток и сальдо по счету будет дебетовым.
К активно-пассивным счетам с двусторонним развернутым сальдо относится счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Сальдо по дебету этого счета означает дебиторскую задолженность, а сальдо по кредиту – кредиторскую. В связи с тем, что в качестве дебиторов и кредиторов могут выступать разные организации, сальдо может быть дебетовым и кредитовым одновременно.
Остаток хозяйственных средств и источников называется сальдо.
Изменение хозяйственных средств и источников их образования за анализируемый промежуток времени называется оборотом.
Открыть счет означает записать в таблицу счета сумму, характеризующую начальное состояние объекта.
В активных счетах сальдо может быть только дебетовым или равным нулю. В пассивных счетах сальдо может быть только кредитовым или равным нулю. В активно-пассивных счетах сальдо может быть дебетовым, кредитовым или дебетовым и кредитовым одновременно.
5.2. Сущность двойной записи. Бухгалтерские проводки и их классификация
Для отражения хозяйственных операций на счетах используется особый элемент метода бухгалтерского учета – двойная запись. Необходимость двойной записи объясняется тем, что все явления в учете взаимообусловлены и взаимосвязаны. Существует взаимосвязь между хозяйственными средствами, источниками их образования и хозяйственными процессами. Назначение двойной записи – отразить на счетах взаимосвязанные изменения, происходящие с объектами бухгалтерского учета в результате хозяйственных операций. [1, с. 93]
Отражение хозяйственных операций на двух счетах: в дебете одного и кредите другого счета в одной и той же сумме называется двойной записью, или корреспонденцией счетов.
Счета, участвующие в хозяйственной операции, называются корреспондирующими.
Запись операций на счетах называется бухгалтерской проводкой. Составить бухгалтерскую проводку означает, на какую сторону каких счетов записать сумму операции.
Простой называется проводка, в которой участвуют два счета – один по дебету, другой – по кредиту. Сложной называется бухгалтерская проводка, в которой один счет по дебету корреспондирует с несколькими счетами по кредиту или один счет по кредиту с несколькими счетами по дебету.
5.3. Синтетический и аналитический учет
Информация о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования, которую получают из счетов, открываемых на основании статей баланса, носит обобщенный характер. Для управления хозяйственной деятельностью предприятия такой информации недостаточно. Нужна более подробная, конкретная информация. Например, счет «Товары» показывает наличие и движение товаров на предприятии, но каких товаров, по каким материально-ответственным лицам – не видно.
Поэтому все счета по масштабу группировки делятся на два основных вида: счета синтетические и аналитические.
Синтетическими называются счета, предназначенные для укрупненной обобщающей группировки и учета однородных средств или источников. Учет, который ведется на синтетических счетах, называется синтетическим учетом, он ведется только в денежных измерителях.
Однако для оперативного руководства хозяйственной деятельностью и контроля за сохранностью собственности предприятия данных синтетического учета недостаточно, необходима более подробная детализированная информация.
Счета, открываемые в развитие синтетических счетов для детализированной подробной группировки и учета средств или источников, называются аналитическими. Учет, который ведется на аналитических счетах, называется аналитическим учётом. Он представляет собой детализацию синтетического учета. В аналитическом учете используются все три вида измерителей, так как из данных этого учета получают сведения о конкретных видах основных средств (зданий, оборудования, инвентаря и т. д.), о задолженности каждому работнику в отдельности (Иванову, Петрову и т. д.) т. п.
Взаимосвязь синтетического и аналитического учета заключается в следующем:
1) начальное сальдо синтетического счета равняется сумме начальных сальдо аналитических счетов;
2) оборот по дебету синтетического счета равен сумме оборотов по дебету аналитических счетов;
3) оборот по кредиту синтетического счета равен сумме оборотов по кредиту аналитических счетов;
4) конечное сальдо синтетического счета равняется сумме конечных сальдо аналитических счетов.
Аналитический учетвыполняет и контрольную функцию, поскольку товарно-материальные ценности учитываются в данном виде учета не только по сумме, но и по количеству в натуральных измерителях. Аналитический учет детализирует синтетический. Степень такой детализации различна в зависимости от требований управления. Аналитический учет требует значительных затрат труда, поэтому первостепенное значение приобретает его автоматизация.
Не все счета требуют ведения аналитического учета. Счета, не требующие такого ведения, называются простыми («Касса», «Расчетный счет» и др.); счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными («Материалы», «Расчеты с поставщиками»). На некоторых аналитических счетах аналитический учет ведется по нескольким уровням (счета 41 «Товары», 10 «Материалы» и др.).
Например, если на оптовой базе несколько складов, то необходимо вести аналитический учет по складам (первый уровень), затем по видам товаров (второй уровень).
Количество уровней аналитического учета зависит в основном от сложности хозяйственной деятельности предприятия, целей и задач учета.
5.4. Цели и особенности классификации счетов
Многообразие фактов хозяйственной жизни, отражаемых в бухгалтерском учете путем регистрации на соответствующих счетах, предполагает их упорядочение, т. е. классификацию по определенным признакам.
Классификация счетов преследует такие цели:
1) уяснение смысла, функции и назначение счета, его принципиальное отличие или общее с другими счетами;
2) облегчение в изучении природы счетов, их экономическое образование и использование;
3) помощь в составлении плана счетов.
Используемая в настоящее время классификация счетов бухгалтерского учета основывается на экономической классификации средств, источников и процессов, является единой и строится по признакам содержания, назначения и строения счетов.
Единая классификация имеет большое практическое значение. Помогая понять экономическое содержание каждого счета, она облегчает правильное пользование счетами для группировки учитываемых объектов. Выясняя назначение каждого счета, его функции и характер показателей, помогает правильно применять счета для текущего руководства и контроля. Раскрывая технические свойства и особенности строения счетов, она обеспечивает правильное ведение счетов в соответствии с их структурой.
5.5. Классификация счетов по экономическому содержанию
По экономическому содержанию объекта учета счета подразделяются:
· на счета состава хозяйственных средств (основные и оборотные);
· на счета источников хозяйственных средств (собственные и привлеченные);
· на счета хозяйственных процессов и результатов хозяйственной деятельности:
ü снабжения (издержки обращения);
ü производства (основное производство);
ü продажи (продажи продукции).
Счета, на которых учитывают хозяйственные средства по составу, включают основные, оборотные средства и финансовые инвестиции. Эти счета формируют структуру актива баланса. Они относятся к активным счетам и имеют дебетовое сальдо, которое характеризует состояние имущества на определенную дату (рис. 8).
l 1sg0SR6kxZ7jQocDPXfU7HcHq6CstlVp7tO3z4+X8rXGfb/+Xp6Vur2Znh5BBJrCJQy/+BEdishU uwNrL4yC+Ej4u9FbrZM5iFrBIl0sQRa5/E9f/AAAAP//AwBQSwECLQAUAAYACAAAACEAtoM4kv4A AADhAQAAEwAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAW0NvbnRlbnRfVHlwZXNdLnhtbFBLAQItABQABgAIAAAA IQA4/SH/1gAAAJQBAAALAAAAAAAAAAAAAAAAAC8BAABfcmVscy8ucmVsc1BLAQItABQABgAIAAAA IQDQ2wzYNQUAADMfAAAOAAAAAAAAAAAAAAAAAC4CAABkcnMvZTJvRG9jLnhtbFBLAQItABQABgAI AAAAIQBoCdVl3QAAAAUBAAAPAAAAAAAAAAAAAAAAAI8HAABkcnMvZG93bnJldi54bWxQSwUGAAAA AAQABADzAAAAmQgAAAAA ">
| Счета состава хозяйственных средств |
| Бухгалтерские счета по экономическому содержанию |
| Счета источников хозяйственных средств |
| Счета хозяйственных процессов и результатов хозяйственной деятельности |
| Рис. 8. Классификация счетов по экономическому содержанию |
Счета, учитывающие источники образования хозяйственных средств, подразделяются на собственные и заемные. Эти счета формируют структуру пассива баланса, имеют кредитовое сальдо, которое показывает состояние источников образования хозяйственных средств на определенную дату.
Счета хозяйственных процессов могут быть активными, пассивными и активно-пассивными.
5.6. Классификация счетов по структуре и назначению
Эта классификация группирует номенклатуру счетов по их назначению в системе бухгалтерских счетов, строению, способам расчета показателей оборотов и конечного сальдо, организации аналитического учета. Счета подразделяются на пять групп: основные, регулирующие, распределительные, калькуляционные, составляющие (рис. 9).
Основные счета предназначены для учета состояния и движения хозяйственных средств и источников их образования («Основные средства», «Материалы», «Товары» и др.). Этих счетов достаточно для составления баланса, отсюда название – основные счета.
Основные счета подразделяются на материальные счета, денежные счета, счета фондов и капиталов расчетного счета. [1, с. 239]
1) Материальные счета (инвентарные) – предназначены для учета и контроля за состоянием и движением товарно-материальных ценностей.
Все эти ценности могут быть проинвентаризированы. В текущем учете на этих счетах обычно применяют два измерителя – натуральный и денежный. Процедура оценки, т. е. перевода натурального измерителя в денежный, называется таксировкой.
Особенности материальных счетов:
· все материальные счета активные;
· записи по дебету счетов означают увеличение, а по кредиту – уменьшение товарно-материальных ценностей;
· остаток может быть только дебетовым, показывающим наличие средств;
· в аналитическом учете записи ведутся в количественно-суммовом выражении.
2) Денежные счета предназначены для учета и контроля за движением денежных средств («Касса», «Расчетный счет», «Переводы в пути» и др.).
Особенности денежных счетов:
· все денежные счета активные;
· записи по дебету означают увеличение, а по кредиту – уменьшение денежных средств;
· остаток может быть только дебетовым, показывающим наличие денежных средств;
· аналитический учет по денежным счетам не ведется.
3) Счета капиталов предназначены для контроля за состоянием и изменением фондов предприятия («Уставный капитал», «Добавочный капитал», «Резервный капитал»).
Особенности фондовых счетов:
· все фондовые счета пассивные;
· записи по дебету показывают увеличение фондов, а по кредиту – уменьшение;
· остаток может быть только кредитовым, показывающим наличие фондов предприятия.
4) Расчетные счета предназначены для контроля за состоянием расчетов с предприятиями, организациями и отдельными лицами.
Расчетные счета могут быть активными, пассивными и активно-пассивными.
Активные расчетные счета предназначены для учета дебиторской задолженности («Расчеты с покупателями», «Расчеты по претензиям» и др.), пассивные расчетные счета предназначены для учета кредиторской задолженности («Расчеты с поставщиками», «Расчеты по оплате труда», «Расчеты с бюджетом» и др.), активно-пассивные счета – для одновременного учета дебиторской и кредиторской задолженности («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», «Расчеты с подотчетными лицами» и т. д.).
Регулирующие счета предназначены для уточнения оценки основного счета. Использование регулирующих счетов объясняется тем, что оценка отдельных хозяйственных средств и их источников в текущем бухгалтерском учете не совпадает с их фактической стоимостью. В текущем учете применяется неизменная оценка средств и их источников, а фактическая стоимость постоянно меняется. Чтобы получить сведения о фактической себестоимости средств или источников, применяются регулирующие счета. К ним относятся такие счета, как «Амортизация основных средств», «Амортизация нематериальных активов», «Торговая наценка». [1, с. 116]
Например, счет «Амортизация основных средств» является регулирующим к счету «Основные средства». На счете «Основные средства» показывается первоначальная стоимость основных средств. Для того чтобы определить остаточную (фактическую) стоимость, необходимо из первоначальной стоимости вычесть сумму амортизации.
Регулирующие счета подразделяются на контрарные и дополнительные.
1) Контрарные счета предназначены для уменьшения оценки основного счета, например, счет «Амортизация основных средств» является контрарным к счету «Основные средства». В контрарных счетах сальдо записывается на стороне, противоположной основному счету. Если контрарный счет предназначен для уточнения показателя основного активного счета, то он называется контрактивным «Амортизация основных средств», «Амортизация нематериальных активов», «Торговая наценка»).
2) Дополнительные счета предназначены для увеличения оценки основного счета. При этом сальдо у дополнительного регулирующего счета такое же, как и у регулируемого. Примером дополнительного счета является счет «Отклонение в стоимости материалов», который в случае дебетового сальдо увеличивает оценку стоимости материалов на счете 10 «Материалы».
Распределительные счета предназначены для учета и контроля отдельных видов затрат предприятия и обеспечения правильности их распределения по отчетным периодам и носителям затрат. Они подразделяются на собирательно-распределительные и бюджетно-распределительные. [1, с. 117]
1) Собирательно-распределительные счета предназначены для «собирания» различных расходов и распределения их между различными объектами учета. Все собирательно-распределительные счета – активные. К ним относятся счета «Общепроизводственные расходы», «Общехозяйственные расходы», на которых в течение месяца учитываются общие расходы, связанные с обслуживанием и управлением цехов и предприятий.
На этих счетах собирают расходы, которые в конце отчетного периода списывают на затраты основного производства по видам продукции для выявления ее себестоимости (в дебет счета «Основное производство»). Счета имеют структуру активных, т. е. по дебету собираются все произведенные расходы, по кредиту – их списание. Начальное и конечное сальдо на этих счетах отсутствует, в начале отчетного периода эти счета открываются, а по окончании – закрываются.
2) Бюджетно-распределительные счета предназначены для распределения доходов и расходов между смежными отчетными периодами с целью равномерного включения расходов в издержки производства и обращения или отражения в учете полученных доходов.
Использование этих счетов связано с тем, что отдельные расходы предприятием оплачиваются вперед, например, арендная и абонентная плата, расходы по подписке на газеты и журналы и др.
Счет «Расходы будущих периодов» показывает расходы, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к будущим периодам. По дебету счета отражаются произведенные расходы, по кредиту – их ежемесячное списание в доле, приходящейся на отчетный период, на издержки производства или обращения. Дебетовое сальдо показывает сумму расходов, произведенных в текущем отчетном периоде, но относящихся к будущим периодам.
Доходы будущих периодов учитываются на пассивном счете «Доходы будущих периодов». В кредите этого счета отражают получение доходов в текущем отчетном периоде, но относящихся к следующему периоду, а по дебету – их списание на финансовый результат в доле, относящейся к соответствующему периоду. Кредитовое сальдо показывает сумму доходов в текущем отчетном периоде, но относящихся к будущим периодам.
Счет «Резервы предстоящих расходов» показывает расходы, относящиеся к текущему периоду, но еще не произведенные. Они будут оплачены в предстоящих периодах. Ежемесячно создается резерв предстоящих расходов путем включения их в издержки производства или обращения текущего месяца. Кредитовое сальдо по счету показывает сумму неиспользованного резерва.
Калькуляционные счета предназначены для учета затрат, связанных с выпуском продукции, выполнением работ, оказанием услуг и определением фактической себестоимости продукции и выполненных работ и услуг (счета «Основное производство», «Вспомогательное производство»). Все калькуляционные счета – активные.
По дебету счета отражаются затраты на производство продукции или выполнение работ, услуг, а по кредиту – списание выпущенной продукции по фактической стоимости или списание расходов по законченным работам. Сальдо – дебетовое, показывает затраты, связанные с незавершенным производством.
Сопоставляющие счета предназначены для получения показателей, отражающих финансовые результаты отдельных хозяйственных процессов или всей хозяйственной деятельности предприятия. Показатели определяются сопоставлением записи по дебету и кредиту счетов. Эти счета отражают результаты работы предприятия, т. е. позволяют оценить эффективность использования руководством имеющихся в его распоряжении ресурсов. Эти две задачи решаются с помощью двух групп бухгалтерских счетов: операционно-результатных и финансово-результатных.
Все сопоставляющие счета активно-пассивные.
1) Операционно-результатные счета предназначены для контроля за отдельными процессами и выявления финансового результата от этих процессов («Продажи», «Прочие доходы и расходы»). Сюда входят счета, которые не отражаются в балансе, но дают возможность сопоставить доходы и расходы от операции и сформировать финансовый результат хозяйственной деятельности.
На операционно-результатных счетах по дебету и кредиту отражаются одни и те же факты хозяйственной деятельности, но в разных оценках.
Примером является счет «Продажи», который не имеет четко выраженной структуры активного или пассивного счета, так как сопоставляет выручку от продажи с затратами на получение выручки. По структуре счета четко прослеживается, что выручка отражается по кредиту, а расходы по дебету. Кроме того, в дебете счета показывается сумма начисленного налога на добавленную стоимость (НДС), акцизов и налога с продаж. Сальдо счет не имеет, так как образовавшуюся разницу между выручкой и затратами плюс НДС, акцизы и налог с продаж списывают на счет «Прибыли и убытки». Если выручка превышает затраты плюс НДС, то результат от реализации – прибыль, если наоборот, то – убыток.
2) Финансово-результатные счета предназначены для выявления финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия в целях его контроля и управления им. [1, с. 123]
5.7. Классификация счетов по отношению к балансу и степени детализации
По отношению к балансу счета классифицируются:
· как активные и пассивные;
· как балансовые и забалансовые (рис. 10).
Балансовые счета предназначены для учета средств, принадлежащих данному предприятию. Они открываются на основании статей баланса и имеют двузначный шифр.
Забалансовые счета предназначены для учета наличия и движения имущества, которое не принадлежит предприятию, но определенное время находится в его распоряжении или на ответственном хранении. Хозяйственные операции, связанные с изменениями в составе такого имущества, в балансе предприятия не отражаются, так как они учтены в балансах предприятий-владельцев. Так, арендованные основные средства передаются арендатору, но поскольку право собственности на них остается у арендодателя, эти объекты учитываются на его балансе, а у арендатора – за балансом.
Забалансовые счета имеют трехзначный код. На забалансовые счета не распространяется принцип двойной записи. По структуре забалансовые счета можно отнести к активным счетам: при появлении имущества, условных прав и обязательств эти счета дебетуют, а при выбытии – кредитуют.
В западноевропейском учете забалансовые счета не применяются, все объекты бухгалтерского учета учитываются на балансовых счетах.
| По отношению к балансу |
| По степени детализации |
| активные |
| синтетические |
| аналитические |
| пассивные |
| забалансовые |
| балансовые |
| Бухгалтерские счета |
| Рис. 10. Классификация счетов по отношению к балансу и степени детализации |
Таким образом, разделение системы информации, соответствие выделенной структуры реальной действительности, зависит от научного обоснования однородных признаков, по которым выделяются отдельные синтетические счета. В этой связи важнейшее значение имеет классификация счетов по экономическому содержанию, их назначению и структуре. Классификация счетов помогает понимать содержание и назначение каждого счета и правильно отражать на них движение имущества и обязательств.
ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО УЧЁТА
В современном понимании документация бухгалтерского учёта представляет собой совокупность материальных носителей информации, формируемую организацией по установленным правилам в процессе ведения бухгалтерского учёта. Основой документации бухгалтерского учёта является первичный документ или письменное свидетельство (доказательство) совершённого факта хозяйственной жизни и деятельности, имеющее официальный характер и подлежащее использованию или последующей обработке и передаче адресату. Важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учёта на предприятии, является графикдокументооборота. Он является средством обслуживания рабочего места и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учёта и финансовой деятельности.
6.1. Первичные учетные документы. Их содержание и реквизиты
Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). [1, с. 128 ]
В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как приходный и расходный кассовые ордера, счет, накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки.
Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия, и все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.
При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Поэтому одним из основных правил каждого бухгалтера должно быть следующее: нет документа – нет операции. Отсутствие или неправильное оформление любых документов может привести к серьезным проблемам со своими работниками, с инвесторами, с контролирующими органами и т. п. При этом первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:
· составлены по образцу содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;
· подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.
Таким образом, правильное оформление и умение проверить первичные документы – основа квалифицированной работы бухгалтера. Порядок работы бухгалтера с первичными документами регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 25.07.83 г. № 105. [3]
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документдолжен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Первичный учетный документсоставляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
К первичным документам предъявляются определенные требования. Документ имеет обязательные реквизиты, это:
· наименование документа.
· дата составления документа
· наименование экономического субъекта, составившего документ;
· содержание факта хозяйственной жизни. Необходимо соблюдать требования строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.
Например, расходный кассовый ордер предназначен для оформления выбытия денежных средств из кассы. Конкретное же содержание этой операции описывает, кому и на что выданы средства, например, на заработную плату работникам. Платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источники, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанным в данном документе.
· величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.
· наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
· подписи должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Если в первичном документе допущена ошибка, допускаются исправления. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При этом исправления производятся следующим образом:
· зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное;
· рядом с зачеркнутой делается верная запись;
· рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на ...» ... (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи);
· лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на …» и ставит дату исправления;
· документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его до внесения исправления;
· лица, подписывающие документ уже после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.
Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.
В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исправлению и должны быть составлены заново.
Для правильного составления документа необходимо:
· заполнять документ на бланке с применением соответствующих технологий;
· строго соблюдать установленную форму и реквизитыдокумента;
· точно излагать содержание документа;
· четко и разборчиво писать текст и цифры;
· незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
· сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;
· снабжать документ необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документ.
6.2. Классификация первичных документов
Бухгалтерские документы подразделяютсяпо: назначению; способу отражения хозяйственных операций; месту составления; способу охвата операций (рис. 11).
По назначениюдокументы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления. [1, с. 131]
Распорядительныедокументы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и 
др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.
Оправдательныедокументы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.
Комбинированныедокументы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Использование в учете комбинированных документов сокращает их общее количество, ускоряет обработку и уменьшает расходы предприятия на приобретение документов.
Документы бухгалтерского оформлениясоставляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, обнаруженных в учетных записях, расчет реализованной торговой надбавки и др.).
По способу отражения хозяйственных операцийдокументы подразделяются на первичные и сводные.
Первичныйдокумент составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.). Их название определяется тем, что они служат основанием для первичного этапа в учете.
Сводныйдокумент составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.
Сводные документы широко распространены в практике бухгалтерского учета, так как они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.
По месту составлениядокументы подразделяются на внутренние и внешние.
Внутренниедокументы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).
Внешниедокументы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).
По способу охвата операций первичные документы подразделяются на разовые, накопительные и группировочные.
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).
Накопительныйдокумент отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости обычно заводятся для записи в них разовыхдокументов в течение определенного периода. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада, по приходу денег в кассу и др. Использование этих документов сокращает количество документов в обороте предприятия, ускоряет процесс документального оформленияоперации и сокращает расходы по ведению бухгалтерского учета.
Группировочнымсчитается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т. д.
6.3. Бухгалтерская обработка документов
Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов (рис. 12).
1. Проверкадокументов:
· проверка соблюдения формы, реквизитов;
· проверка законности совершения операции;
· арифметическая проверка.
2. Таксировка(выражается в переводе натуральных измерителей в денежные).
3. Гашение.
4. Группировкадокументов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету).
5. Перенос содержания документов в учетные регистры.
6. Подшивка по группам документов и сдача в архив. [1, с. 135]
При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка), и этому этапу обработки должно быть уделено особое внимание.
При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.
Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:
· недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;
· «перевертыши», например, вместо числа 89 пишется чисто механически 98.
| Обработка бухгалтерских документов |
| Проверка документов: · формальная · счетная · по существу |
| Таксировка |
| Гашение |
| Группировка |
| Перенос содержания документов в учетные регистры |
| Подшивка по группам документов и сдача в архив |
| Рис. 12. Обработка бухгалтерских документов |
Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.
Цель проверки по существу – выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции, при этом проверяется, была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном объеме.
После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры.
Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) «получено», «оплачено» или «погашено». Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежание ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение производится путем проставления на документах разметочного штампа.
На первичных документах, являющихся приложением к составленному на их основе сводному документу, проставляется, кроме того, порядковый номер листа приложения.
6.4. Документооборот и его организация
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. [2, с. 260]
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. [6]
Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота.
При организации системы документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций – одним накопительным документом.
Например, перечисление налогов в бюджет целесообразно оформлять сводным платежным поручением.
Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного груда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей.
Основные этапы документооборота:
· составление и оформление документов;
· движение документов по рабочим местам;
· прием документов в бухгалтерии;
· обработка документов в бухгалтерии;
· сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы. [3]
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью в соответствии с графиком.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер.
Таким образом, в организации ежедневно совершаются различные хозяйственные операции, и каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован. Именно для этого и нужны бухгалтерские документы. Вопросам техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота на практике зачастую не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.
ГЛАВА 7. СЧЁТНЫЕ ЗАПИСИ И УЧЁТНЫЕ РЕГИСТРЫ
В целях получения необходимых показателей о хозяйственной деятельности, сведения об операциях, содержащихся в отдельных документах необходимо сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать, т. е. записать в определенной последовательности.
Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, используют учетные регистры.
7.1. Понятие об учетных регистрах
В документах регистрируется каждая отдельная операция, на синтетических и аналитических счетах ведется текущий учет и группировка средств и операций предприятия, в балансе периодически обобщается и отражается в денежной оценке на определенную дату состояние средств предприятия и их источников. Необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция, оформленная документом, была отражена в том или ином учетном регистре.
В первичных документах регистрируются только отдельные хозяйственные операции, в них не ведется обобщение всех операций. Сведения из первичных документов переносятся в учетные регистры. Вся организация бухгалтерского учета строится на сочетании различных регистров.
Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных документах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, для контроля за состоянием средств и при выявлении финансового результата работы.
Учетные регистрыпредставляют собой специальным образом разграфленные листы, в которые производятся текущие учетные записи хозяйственных операций. Запись хозяйственных операций в регистры называется учетной регистрацией. [1, с. 158]
Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах – второй этап учетных работ. В учетных регистрах группируются и систематизируются по счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников их образования. Записи в учетных регистрах могут делаться от руки или с помощью печатающих устройств.
Записи в учетных регистрах используются для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия.
Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
· наименование регистра;
· наименование экономического субъекта, составившего регистр;
· дата начала и окончания ведения регистра и период, за который составлен регистр;
· хронологическая и систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
· величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
· наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;