Вопрос 2. Виды бухгалтерских документов и их классификация

Для правильной организации первичного учета и рационального использования первичной документации, необходимо знать ее основные виды, назначение, содержание, способы использования и т.п. Это достигается с помощью классификации документов по различным признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные и оправдательные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение на совершение хозоперации и не являются основанием для записи в учете ибо нет подтверждения, что операция произошла. К ним относятся приказы, распоряжения, доверенности, чеки и т.д. Исполнительными или оправдательными называются документы, подтверждающие факты исполнения операций. К ним относятся товарно-транспортные накладные (ТТН), накладные и др.

Обе эти группы разделяются по месту составлениянавнутренние и внешние.

По объему отражаемых операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичными называют документы которыми впервые производят регистрацию данной хозоперации (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Сводными называют документы, которые составляются на основании первичных документов (кассовый отчет, товарный отчет, платежные ведомости и др.).

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. Разовыми называют документы, которые применяются для однократного оформления и отражения операции. Сразу же после составления они передаются в бухгалтерию для учетных записей (платежные поручения, платежные требования, кассовые ордера и др.). Накопительные документы предусматривают возможность постепенного накапливания данных о фактах хоздеятельности на протяжении определенного периода времени. К ним относятся наряды, заборные листы и др.

По порядку заполнениядокументы делятся на заполняемые ручным способом и заполняемые автоматизированно.

Электронный документ это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом «О бухучете и отчетности» и законом «Об электронном документе». Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации, с помощью электронных документов могут заключаться договора, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации. Электронные документы могут пересылаться с помощью любых средств связи включая информационные сети и системы, если это не противоречит законодательству РБ и международным договорам РБ. Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

1) Создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств.

2) Иметь установленную законодательством структуру.

3) Быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Электронный документ состоит из двух частей: общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Электронная цифровая подпись предназначена для удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа и для подтверждения подлинности и целостности электронного документа. Хранение электронных документов производится организациями, осуществляющими архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации.