Листок «дневных помех»

№	Помехи. Интервал времени (от – до)	Продолжительность, мин.	Телефонный разговор, посетитель. Кто?	Пометки, напр., «причины помех»
…

Не менее важным, чем инвентаризация времени, является выбор рабочих дней для анализа. Возьмите, например, полную рабочую неделю в качестве периода наблюдения. Старайтесь проводить немедленную регистрацию времени, избегайте записей по памяти, иначе будет утеряна наибольшая польза от инвентаризации времени – самоактуализация. Не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности. Данные граф АБВГ (см. табл.1) понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

В формуляр «Дневные помехи» занесите все помехи или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный рабочий процесс: телефонные разговоры, незаявленных посетителей, время, потраченное на ожидание, и т.д.

Придумайте себе коды для всего, что отрывает Вас от дел: (например: Н – начальник, КО – коллега, П – подчиненный, С – секретарь, Кл – клиент, Сем – семья, Пр – прочие). Записывайте не только внешние помехи, отрывающие Вас от дел, но и случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса. (Например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, чтобы позвонить кому-то).

Если Вы выполняете работу в учреждении и «сильно заняты», то можете поручить своему секретарю вести точную регистрацию времени, затраченного Вами на различные дела. (Питер Друкер, известный американский бизнесмен, по призванию которого чрезвычайно трудно вести точную регистрацию своего времени, говорит так: «Я заставлю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (это требование), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее каждый раз я кричу: «Этого не может быть! Я знаю, что я теряю много времени, но не может быть, чтобы так много!» И потом: «Да, это плохо, но хотел бы я увидеть какого-либо, у которого были бы иные результаты подобного учета!»

Итак, если Вы все – таки решились и сделали такую работу, то пришло время проанализировать ее. В центре анализа можно поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.

При анализе сильных сторон выделите те технические приемы, которые приводят Вас к успеху – то есть те приемы, без которых вы не справились бы с такой лавиной дел.

При анализе слабых сторон скрывайте свои личные слабые стороны, чтобы разработать стратегию по их преодолению.