Проблемы автоматизации бухгалтерского учета.

 

В предыдущих разделах кратко охарактеризована история механиза­ции бухгалтерского учета и приведены основные принципы, лежащие в основе рациональной организации учета в условиях его механизации. Рассмотрим эти вопросы более подробно.

В настоящее время вместо термина «механизация» в связи с изме­нением технических средств, появлением ЭВМ, а затем и персональ­ных компьютеров применяется термин «автоматизация».

Охарактеризуем исторические этапы и состояние автоматизации учета в России и выделим наиболее актуальные вопросы этой важней­шей проблемы.

Попытки механизации (автоматизации) бухгалтерского учета в 30--70-е г.г. В тридцатые годы в стране создавалось отечественное при­боростроение, включая и производство счетных машин — клавишных, электромеханических и счетно-аналитических. Применение машин в учете привело к возникновению термина «машинизация учета». На некоторых промышленных предприятиях применялись импортные счетные машины. Механизация учета на счетно-аналитических маши­нах существовала лишь на крупных предприятиях (Московском и Горьковском автозаводах и др.), в учреждениях Госбанка и органах государственной статистики, на железнодорожном транспорте.

В это же время начинается теоретическое осмысление проблемы машинизации учета в 3-ей пятилетке (И.Е. Исакович, В.А. Долбоносов). Подробно анализируется методика использования счетно-аналитических машин на Московском автозаводе и Мытищенском вагоно-строительном заводе. Обобщается опыт использования счетно-аналитических машин в промышленности и торговле (И.Е. Исакович, 1938-40 гг.).

В вузах для подготовки бухгалтеров высшей квалификации вводит­ся курс «Машинизация учета», разрабатывается вопросы его препода­вания (Г.П. Евстегнеев, 1938-39 гг.).

Большой урон механизации учета нанесла Великая Отечественная война. В послевоенный период производство вычислительных кла­вишных и перфорационных машин было возобновлено. С 1949г. во­зобновлена и расширена подготовка инженеров - экономистов по ме­ханизации учета. За десять лет - с 1947 по 1956г. было выпущено счетных машин в 3,5 раза больше, чем за такой же предвоенный пери­од.

В конце 40-х - начале 50-х годов разрабатываются направления ис­пользования различных видов техники, делается вывод о необходимо­сти увеличения сферы «малой механизации» (Г.П. Евстегнеев, Л.Г. Пасс). Изучаются общие теоретические проблемы механизации учета, совершенствования форм учета, выдвигается идея комплексной механизации учета, т.е. «механизация всех взаимосвязанных основных и вспомогательных стадий рабочего процесса, базирующегося на сис­теме дополняющих друг друга машин» (В.И. Исаков,1959).

Важным направлением явилась разработка новой машинной формы учета (В.И. Исаков, С.И. Волков). В результате обобщения опыта и научных разработок наиболее целесообразной Минфином СССР была признана при использовании клавишных машин журнально-ордерная форма учета, а при использовании перфорационных вычислительных машин - таблично-перфокарточная (1963 г.).

Практика подтвердила правильность положений. К 1970 г. таблич­но-перфокарточная форма была внедрена на более чем 7 тыс. пред­приятий страны. Предприятия и организации, которые использовали клавишные машины (бухгалтерские, суммирующие и вычислитель­ные), успешно применяли механизированный вариант журнально-ордерной формы учета.

В конце шестидесятых — начале семидесятых годов наметился пе­реход к использованию электронных вычислительных машин, созда­нию автоматизированных систем управления (АСУ). Появляется ряд публикаций по этой тематике. Первая статья по использованию ЭВМ для обработки учетной информации появилась еще в 1956 г., в журна­ле «Бухгалтерский Учет»: М.К. Готовский «Применение электронных вычислительных машин для механизации учета». В статье была при­ведена краткая характеристика и классификация ЭВМ, показаны воз­можности их использования для автоматизированной обработки ин­формации.

Первые ЭВМ были несовершенны и плохо приспособлены для ме­ханизации бухгалтерского учета. Так, наиболее распространенными ЭВМ в период 1966-72 г.г. была двухадресная ЭВМ «Раздан» и трех­адресная ЭВМ «БЭСМ-4». Последняя открыла путь к созданию целой серии вычислительных машин типа М-20: БЭСМ-4, М-220, БЭСМ-6.

Характеристики первых ЭВМ в нынешнее время представляются просто смешными. Так, БЭСМ-4 имела оперативную память 4-8 кило­байт, быстродействие — 20 тыс. операций в секунду и занимала пло­щадь порядка 40-50 кв.м. Для сравнения: обычный компьютер Pen­tium-2 имеет оперативную память 64-128 мегабайт, тактовую частоту 400-500 Мгц, и умещается на рабочем столе. Вывод информации, в основном, осуществлялся численно — на узкую ленту. В качестве средств ввода информации использовались перфокарты. Для измене­ния данных в последних (или исправления ошибок) требовалась «пе­ребивка» перфокарт. Поскольку эта операция для многих пользовате­лей осуществлялась централизованно, одним-двумя операторами, ис­правление перфокарты требовало нескольких часов. Кроме того, ма­шинное время для различных пользователей было расписано по мину­там (10-30 мин.). В итоге, повторный выход на ЭВМ с исправленными данными реально был возможен лишь на следующий день. В этих ус­ловиях невозможно было осуществить оперативность бухгалтерского учета.

Программное обеспечение ЭВМ конца 60-х — начала 70-х годов также было не приспособлено для решения задач учета. Вплоть до 1970 г. наиболее распространенным способом программирования яв­лялось «программирование в машинных адресах». При этом любой простейший оператор требовал нескольких машинных команд: сумми­рования, сдвига, условного перехода и т.д. В итоге создаваемая про­грамма являлась, как правило, неуклюжей. Первоначально составлен­ный вариант программы изобиловал многочисленными (и трудно об­наруживаемыми) ошибками. На составление и отладку новой про­граммы уходило несколько месяцев.

Положение дел значительно улучшилось с внедрением языков вы­сокого уровня - сначала АЛГОЛ-60, затем ФОРТРАН-4. Однако и эти языки не были приспособлены для обработки бухгалтерской информа­ции. Стандартный АЛГОЛ-60 вообще не обеспечивал построение спи­сков и таблиц, а ФОРТРАН-4 позволял это сделать искусственным и трудоемким путем. Оба языка не обеспечивали обработку графической информации. Для построения таблиц и графиков необходимо было создать специальные подпрограммы.

Идея автоматизации систем управления предприятиями и, соответ­ственно, систем бухгалтерского учета проявилась в начале 70-х годов. Это было связано с попытками разработки АСУ предприятий. Основ­ным идеологом этой проблемы был академик В.М. Глушков.

В течение длительного периода на различных предприятиях созда­вались программы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета. Эти программы были ориентированы на ЭВМ средней мощно­сти.

В это же время парк ЭВМ постоянно обновлялся, и проявилась си­туация: только программисты научатся работать на одной ЭВМ, как приобретается новая, более совершенная и процесс повторяется. Та­ким образом, приобретенная техника не позволяла полностью окупить предыдущую машину. В какой-то степени, технический процесс яв­лялся препятствием для внедрения привлекательной идеи создания АСУ.

Еще одним препятствием являлся чисто психологический, лично­стный вопрос. Сотрудники бухгалтерий отказывались (иногда просто саботировали) своевременно, т.е. ежедневно, вносить данные в АСУ. В результате штат бухгалтерий сохранялся, а к ним еще добавлялись и программисты. Все это увеличило себестоимость бухгалтерского учета без видимого улучшения его качества.

В итоге эта попытка создания АСУ в 70-80 гг. почти полностью провалилась по упомянутым обстоятельствам: 1) разрозненность и не однотипность создаваемого программного обеспечения; 2) постоянная смена ЭВМ с новым математическим (системным) обеспечением; 3) неправильный подход к подбору и обучению персонала.

Для того чтобы охарактеризовать этапы автоматизации учета в России с начала 90-х годов, сделаем некоторые предварительные заме­чания.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуа­ция такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со сторо­ны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочис­ленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально пре­доставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предпри­ятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгал­терские документы, включая первичные.

В условиях значительной неопределенности в налоговой сфере предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и все­го лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящие­ся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответст­венно невыполнения последних законов и распоряжений (а они при­нимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вруч­ную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безус­ловно, компьютерная программа никогда не заменит грамотного бух­галтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматиза­ции рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и от­четности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечи­вать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в экс­плуатации.

В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первич­ных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять без­ошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; про­изводить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система долж­на иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из ко­торой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависи­мости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответст­вовать структуре принятого плана счетов, задающего основные пара­метры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Мо­дули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нор­мативы, которые приняты в текущее время.

Надежность системы в компьютерном плане означает защищен­ность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гаранти­ровать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируе­мых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, россий­ские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быст­рой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтер­ского учета. Сегодня мы анализируем уже третье поколение россий­ских автоматизированных бухгалтерских систем.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России в 80-х годах.Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского уче­та совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реаль­ная потребность в программных продуктах такого типа для нужд ма­лых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор по­следних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтер­ских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (ав­томатизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакере Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и на­чалом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и коопе­ративов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей ком­мерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хо­тели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских про­грамм. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1C", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем харак­теризуется созданием интегрированных программных средств, объе­диняющих несколько предметных областей автоматизации.

Уроки истории автоматизации. 1. Для того, чтобы эффективно про­вести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд, все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуман­ной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда буху­чет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективно­сти и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это мо­жет выражаться:

1)в упорядочении бухучета;

2)в увеличении количества информации, получаемой из бухучета;

3)в снижении числа бухгалтерских ошибок;

4) в повышении оперативности бухучета;

5) в повышении экономичности бухгалтерского учета;

6) других факторах, зависящих от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмыс­ленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуа­цию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией".

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компью­тер повышайся эффективность и улучшается качество ведения буху­чета на предприятии. Значит, перед тем, как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматиза­ция должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматиза­ции.

2. Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что при­водит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Не­смотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стерео­тип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатывае­мых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых орде­ров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

3. Еще одним распространенным заблуждением является то, что ав­томатизация бухучета начинается с покупки программы и затем про­исходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготов­ки, которую условно можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета. Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, ч-то все хорошие современные программы по автоматиза­ции бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана сче­тов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводит­ся анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно: 1) применяемый план счетов и использование конкретных счетов; 2) применяемая Аналитика по различным счетам; 3) использующиеся ти­повые проводки для отражения типовых хозяйственных операций; 4) формы и со­держание первичной документации; 5) формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специа­лист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, чтоих сотрудники прекрасно разби­раются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автомати­зируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

Этап 1. Выбор масштабов и разделов автоматизации. Под выбором масшта­бов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизи­роваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компью­тер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но ко­гда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля дея­тельности и формы собственности таким, как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, произ­водства и пр.), имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить: 1) Какие разделы автоматизировать, а какие - нет; 2) В каком порядке автоматизировать разделы.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитика). Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, тре­буемый для внутреннего пользования в организации и произвести на­стройку программы так, чтобы эта информация выдавалась.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где не­сколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. про­вести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоят работать.

Этап 2. Постановка задачи. Когда определено, что будет изме­няться в бухучете и какие разделы в каком порядке будут ав­томатизироваться (Этап1), следует четко определить, что автоматизи­рованный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает: 1) первичные документы; 2) учетные регистры для бухгалтерии; 3) реги­стры и информацию для внутренних нужд предприятия; 4) бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и дру­гим платежам.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксиру­ется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный буху­чет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учет­ных регистрах и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хозяйственной деятельности.

Этап 3. Выбор программного средства. Только тогда, когда спла­нирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок авто­матизации и завершена постановка задачи, можно переходить к выбо­ру программы. В противном же случае выяснится, что купленная зара­нее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет доста­точных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы во множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оп­тимальному для предприятия варианту, следует понимать самое глав­ное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит, нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продук­ты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, поку­пают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них луч­ше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать опти­мально подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.

О быстроте прогресса в области создания автоматизированных сис­тем бухгалтерского учета можно судить по следующим фактам.

В 1992 г. На Воронежской фабрике технических тканей (кордная фабрика), на конкурс были выставлены программные продукты 7 воронежских фирм - разработчиков. Среди представленных программ не нашлось ни одной, которая выполняла бы весь комплекс необходимых операций: от заполнения первичных документов, автоматического введения проводок, составления оборот­ной ведомости, начисления налогов до составления баланса.

Однако уже в 1993-94 гг. появились первые варианты известной ныне «1-С бухгалтерии». В начале они распространялись на 5-дюймовой дискете и были ориентированы на операционную систему MS-DOS. Опыт работы с ними позволил выявить следующие недос­татки: 1) программа не позволяла ввести начальные сальдо по счетам; 2) в программе имелось три способа задания временных периодов и при несогласованности этих периодов получались неприемлемые ре­зультаты 3) активно-пассивные счета сворачивались; 4) даже при пра­вильном заполнении оборотно-сальдовой ведомости результирующий баланс мог иметь различные актив и пассив (в балансе учитывались только счета, поименованные в статьях баланса); 5) налог на прибыль рассчитывался по данным счета 80 - «Прибыли и убытки», что приво­дило к нулевому налогу в конце года, поскольку последними записями года счет 80 закрывается; 6) формы первичных и отчетных документов могли редактироваться, однако первоначальный вариант не сохранял­ся; при ошибочной редакции «испорченный» вариант формы продол­жал действовать; 7) в состав «корректных проводок» можно было вне­сти и бессмысленную. Например: Д-т 50, К-т 50 и т.д. 8) отсутствовали сообщения — предупреждения программы о действиях оператора, про­тиворечащих правилам ведения бухгалтерского учета и т.д.