I. Документальное оформление движения денег в кассе
Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие должно иметь оборудованное специально помещение кассы.
Порядок ведения кассовых операций регулируется “Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве”, которые устанавливаются Центральным банком РФ.
Кассовые операции осуществляет кассир, с которым должен быть заключен договор об индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет материальную ответственность как за денежные средства, так и за денежные документы и ценные бумаги, хранящиеся в кассе (акции, облигации, исполнительные листы, бланки трудовых книжек.)
Остаток наличных денег в кассе на конец дня ограничен лимитом, который устанавливается банком по согласованию с предприятием, сверх лимита деньги могут находиться в кассе только в дни выдачи заработной платы не более 3-х рабочих дней.
Характеристика кассовых документов.
1. Приходный кассовый ордер
Любое поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО - 1). К приходному кассовому ордеру заполняется квитанция, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги, или подписывается к выписке банка, если деньги получены с расчетного счета. Приходный кассовый ордер подписывают главный бухгалтер и кассир. На приходном кассовом ордере ставится печать предприятия.
2.Расходный кассовый ордер
Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО - 2). Расходный кассовый ордер подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир. В расходном кассовом ордере также расписывается получатель, который собственноручно проставляет сумму прописью и дату получения. Если получатель не является работником данного предприятия, то в расходном кассовом ордере указываются его паспортные данные. Если из кассы выдаются деньги по платежной ведомости, то по истечении срока выдачи (3-х дней) расходный кассовый ордер выписывается на сумму выданной по платежной ведомости заработной платы. Подпись получателя при этом в расходном кассовом ордере не ставится.
Приходные и расходные кассовые документы выписываются бухгалтерией и, до передачи в кассу, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма К-3).
В соответствии с этим журналом присваиваются порядковые номера кассовым документам, контролируется целевое использование денег в кассе и проверяется полнота произведенных кассиром операций.
Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в день их составления. Кассовые документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью “Погашено”.
Все исполненные кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге (форма № К-4). На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ... страниц”, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.
При заполнении кассовой книги кассир переносит остаток с предыдущего листа кассовой книги, затем заполняет кассовую книгу по мере совершения кассовых операций. В конце дня в кассовой книге подсчитываются обороты и выводится остаток денежных средств в кассе.
Кассовая книга заполняется под копировку в 2-х экземплярах. В конце дня второй экземпляр (отчет кассира) с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами сдается в бухгалтерию под расписку на 1-ом экземпляре. Неоговоренных исправлений и подчисток в кассовой книге не допускается. Бухгалтер, получив кассовый отчет, проверяет полноту произведенных кассиром операций и проставляет в кассовом отчете корреспонденцию счетов.