Документооборот. Понятия, способы его сокращения, документопотоки.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело

 

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и исполнения документов в те­кущей деятельности учреждения.

 

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

 

оперативность прохождения документов;

 

исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

 

соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

 

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;

 

Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

 

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) и выполняет по существу все функции системы коммуникации в учреждении. Его цель — обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ. Задача совершенствования документооборота — организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ.

Методы сокращения объема документооборота:

 

Унификация и стандартизация документов

 

Совершентсвование законодательства, повышение качества документируемых решений

 

Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов

 

Применение практики бездокументного решения вопросов

 

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке

 

Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации

Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.

 

Основные документопотоки в организации:

 

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

 

Основные характеристики документопотока:

 

содержание;

структура;

цикличность;

направление;

объем.

 

Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.

 

Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.

 

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с циклчностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.

 

Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов :регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

 

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

 

Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:

 

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.