На тему « Анализ и улучшение использования рабочего времени руководителя »
Выполнила студентка
2 курса 2 группы Рыбакина Я. С.
Научный руководитель
К.э.н., доцент Ситникова Т. В.
Иваново 2013
Оглавление
Введение ……………………………………………………………………………2
Глава I Теоретические и методические основы улучшения использования рабочего времени руководителей
1.1 Рабочее время руководителя: классификация, необходимость изучения и методы учета использования рабочего времени руководителя …………………4
1.2 Методики анализа использования рабочего времени руководителя ………16
1.3 Планирование рабочего времени руководителя как основное направление улучшения его использования ……………………………………………………31
Глава II Анализ использования и планирования рабочего времени руководителей
2.1 Краткая характеристика предприятия
2.1.1 Краткая характеристика ООО «Евросеть ритейл» ……………………….42
2.1.2 Краткая характеристика ЗАО «Тандер» …………………………………..46
2.2. Анализ результатов фотографии рабочего времени руководителей на примере исследуемых предприятий …………………………………………….50
2.3 Пути улучшения использования рабочего времени руководителей в исследуемых организациях ……………………………………………………….54
Заключение ………………………………………………………………………..58
Список литературы ………………………………………………………………..60
Приложения ………………………………………………………………………63
Введение
Казалось бы, «время» понятное и совершенно обыденное слово. Но люди редко задумываются нем, о его ценности и быстротечности. Время – нечто нематериальное, безграничное и бесконечное, но в тоже время мы постоянно ощущаем на себе его нехватку. Часто можно услышать: « мне не хватает времени» или «я ничего не успеваю» или «мне бы еще часик». Многие не задумываются о времени как о факторе, влияющем на эффективность их деятельности, и в этом заключается их существенная ошибка.
21 век – век безумного движения и огромного потока информации. Любая работа происходит во времени. Необходимо успевать везде и усваивать информацию, что бы быть в курсе. Это удается далеко не всем. А. Макензи, один из экспертов по рационализации труда, опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:
Из ста менеджеров:
o лишь один имеет достаточно времени;
o десятерым требуется на 10 % больше времени;
o сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;
o остальным не хватает 50 % времени. [5, с. 6]
Время является проблемой огромного масштаба, касающейся 91% менеджеров во всем мире.
На все нужно время, его нехватка становится реальной и все более актуальным становится эффективное использование времени особенно менеджерам, которые занимают руководящие должности, ежедневно принимают решения, от которых зависит успех организации, и несут огромную ответственность за их правильность и своевременность. Ошибки и промахи трудно исправить, когда условия, в которых они были допущены, изменились. К тому же, как можно управлять людьми, когда ты не можешь управлять собой?
Ценность времени высока. Глеб Архангельский в своей книге «Организация времени» говорит о том, что время - уже даже не деньги. Что время дороже и важнее денег. Время — вот о чем вам придется задуматься всерьез, если вы хотите выжить и сохранить конкурентоспособность. [1, с.14]
Задуматься о времени – уже хорошо, но этого мало. Необходимым становится научиться «управлять временем» - то есть, организовывать свою деятельность так, что бы время расходовалось как можно рациональнее и эффективнее.
Существуют целые методики управления своим собой и своим временем, повышения эффективности его использования, которые называются тайм-менеджмент. К концу 60-х годов 20 века тайм-менеджмент оформился как самостоятельное направление менеджмента организации. Управлению временем посвящено множество книг, регулярно проводятся семинары по тайм-менеджменту.
В своей работе мы будем исследовать использование рабочего времени руководителей. Главная цель курсовой работы – выявление потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по улучшению его использования. Таким образом, предметом нашего исследования являются затраты рабочего времени руководителей, а объектом исследования – сами руководители. В качестве метода исследования был выбран метод наблюдения, а именно ФРД. Основные задачи курсовой работы:
1. Изучить теоритические аспекты использования и планирования рабочего времени.
2. На примере конкретного руководителя провести анализ использования рабочего времени.
3. Разработать рекомендации по устранению потерь рабочего времени и способы повышения эффективности его использования.
Глава I Теоретические и методические основы улучшения использования рабочего времени руководителей
1.1 Рабочее время менеджера: классификация, необходимость изучения и методы учета использования рабочего времени менеджера
Эффективным людям известно, что время является ограничивающим фактором. А, как известно, количество выходного продукта зависит от наличия самого дефицитного ресурса. В процессе, который мы называем "достижение результата", таковым ресурсом выступает время.
Время — уникальный ресурс. Его нельзя одолжить, взять напрокат, купить или получить каким-либо иным способом.
Количество времени неизменно. Каким бы высоким ни был бы спрос на время, его "количество" увеличить нельзя. У этого ресурса нет цены, к нему неприменимо такое понятие, как "кривая предельной полезности". Кроме того, у времени нет "срока давности", его не удается накапливать впрок. Вчерашнее время уже безвозвратно кануло в Лету и никогда не вернется. Время, таким образом, является чрезвычайно дефицитным ресурсом.
Время нельзя чем-то заменить. В определенных пределах один ресурс всегда можно заменить другим, например вместо алюминия нередко используют медь. Вместо труда можно применить капитал. Недостаток квалифицированного персонала можно компенсировать количеством работников. Но время не заменишь ничем.
Для всего требуется время. Это единственное универсальное условие. Любая работа происходит во времени и требует времени. Тем не менее большинство людей воспринимают этот уникальный, незаменимый, невосполнимый и абсолютно необходимый ресурс как должное, как нечто само собой разумеющееся. Наверное, ничто другое так не отличает эффективных руководителей ото всех остальных, как их бережное отношение ко времени. [4, с. 274 - 275]
Небрежное использование времени влечет за собой последствия, которые негативно сказываются на работе и даже жизни человека. Такими последствиями могут выступать :
- свехзагруженность менеджера
- постоянные опоздания и забытые дела
- откладывание дел на потом
- спешка и стресс
- важные решения могут остаться не решенными
- многое дела приходиться делать в нерабочее время, которое следует тратить на отдых, семью, развлечения
- менеджер выглядит в глазах других людей как неквалифицированный специалист
- неудовлетворенность своей работой
На мой взгляд, можно говорить о том, что умение правильно и с наибольшей использовать время (не только рабочее, но и время несвязанное с работой) предопределяет эффективность и результативность целенаправленной деятельности менеджера. А раз так, то использование рабочего времени имеет высокую значимость и, если время для менеджера это в первую очередь ресурс, то значит, его можно и нужно использовать рационально и осмысленно.
Возникает закономерный вопрос: зачем нужно использовать время рационально?
Лотар Завейт выделил 10 преимуществ рационального использования времени:
Выполнение работы с меньшими затратами.
1) Лучшая организация труда.
2) Лучшие результаты труда.
3) Меньше спешки и стресса.
4) Больше удовлетворения от работы.
5) Большая мотивация труда.
6) Рост квалификации.
7) Меньшая загруженность работой.
8) Меньше ошибок при выполнении своих функций.
9) Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. [5, с. 4-5]
Что бы использовать время более рационально и эффективно, необходимо для начала изучить его.
Время делится в первую очередь на рабочее и нерабочее.
Нерабочим является свободное время, которое тратится на отдых, семью, досуг.
Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. [19]
С точки зрения экономики рабочее время делится на две категории времени:
1) времени производительной работы;
2) времени перерывов в работе (потерь рабочего времени из-за производственных неполадок, которые зависят от самого работника).
Рабочее время измеряется в тех же единицах, что и время вообще, т.е. в часах, днях и т.д. В трудовом законодательстве указано, что рабочее время измеряют, как рабочий день (то есть смену) и рабочая неделя.
По продолжительности рабочее время разделяется на:
· Рабочее время нормальной продолжительности
· Сокращенное рабочее время
· Неполное рабочее время
Рабочее время нормальной продолжительности и сокращенное рабочее время устанавливаются Трудовым кодексом и другими законами, тогда как неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и работодателем.
Для изучения и учета рабочего времени объектом являются непосредственно затраты рабочего времени.
Рабочее время, в свою очередь делится на время работы и время перерывов.
Перерывы делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные перерывы – время выполнения вспомогательных действий, время обслуживания рабочего места, время выполнения подготовительно-заключительных действий, время перерывов, предусмотренных технологией и организацией производства, время перерывов на отдых и личные надобности для работников.
Подразделяются на время отдыха и время на личные надобности.
Время на личные надобности и отдых.
- перерывы для физкультурных пауз и личных надобностей
- перерывы на отдых
Нерегламентированные перерывы – перерывы, вызванные недостатками в организации производства и труда, техническими неполадками и нарушением трудовой дисциплины. Такие перерывы в работе могут быть зависящими от работника или не зависящими от него.
Нормируемыми затратами является все рабочее время менеджера, исключая нерегламентированные перерывы.
Затраты рабочего времени руководителей делятся на группы по соответствию должностным обязанностям, по содержанию труда, характеру работы и по уровню механизации.
1. По соответствию должностным обязанностям:
- Время выполнения должностных обязанностей
- Время непроизводительной работы (исправление неправильно выполненной работы, поиск и доставка документов, средств труда, подлежащих централизованной доставке, поиск должностных лиц, выполнение общественных поручений).
- Время выполнения работ, не предусмотренных должностными обязанностями (выполнение поручений, не связанных с должностными обязанностями).
2. По содержанию труда:
- Подготовительно-заключительное время
- Время основной работы (оперативное время)
- Время обслуживания рабочего места
Подготовительно-заключительное время это время, затрачиваемое на трудовые действия, связанные с началом или завершением выполнения какого-либо вида работ, т. е. время на получение задания и обрабатываемой документации, консультацию при получении задания, ознакомление с нормативно-справочными материалами, согласование и подписание документации, сдачу законченной работы.
Основное (оперативное) время – время, затрачиваемое на выполнение тех функции и задач, ради которых введена соответствующая должность.
Время обслуживания рабочего места - это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения работы: на получение и доставку обрабатываемой документации и информационных средств труда, сдачу документов, уборку рабочего места, перемещение работников и средств труда, подготовку к работе технических средств, подготовку бланков и других носителей информации, самообеспечение канцелярскими принадлежностями и т. п. [19]
3. По характеру деятельности:
1) Организационно-административная работа.
Это время на решение организационных вопросов управления деятельностью людей (координация деятельности, разного рода контроль, руководство коллективами исполнителей) и на выполнение других работ, относящихся к административному труду.
Включает в себя следующие виды и элементы работ:
· заседания
· производственные совещания
· текущее обсуждение вопросов по основной работе
· согласование и подписание служебных документов
· административные вопросы (связанные с приемом и увольнением работников)
· прием посетителей
· контроль за ходом работы
· текущий инструктаж работников
· получение заданий от руководства
2) Творческая работа.
Время выполнения аналитической работы, проектирования, планирования, поиска оптимальных решений, т. е. время эвристического труда.
Включает в себя:
· подготовка проектов постановлений, приказов, инструкций и других директивных документов, докладов , обзоров, справок
· рассмотрение предложений, планов, отчетов, а так же подготовка по ним заключений, отзывов, замечаний
· составление различных планов, отчетов, графиков, перечней, заявок
· подготовка ответов на письма
· изучение и обобщение материалов передового опыта
· анализ выполнения плана за прошлый период
· инженерно-экономические расчеты
3) Техническая работа.
Время, связанное со сбором и передачей информации, выполнением учетных, множительных работ (машинопись, копирование и т. п.), т.е. с работами, относящимися к операторному труду.
Содержит в себе следующее:
· подборка имеющихся материалов для подготовки докладов, справок, писем
· поиск различных документов
· вычислительные и счетные работы
· выдача справок по документам
· заказ телефонных переговоров
· прием и передача телефонограмм
· подшивка документов
· регистрация корреспонденции [9, с. 191 - 192]
4) Время формально-логической работы.
Время, затрачиваемое на выполнение работ, связанных с преобразованием информации по установленным методикам, правилам, алгоритмам.
Может включать в себя:
· расчеты экономической эффективности, трудоемкости
· нормирование на основе нормативов
· определение себестоимости и т. п.
4. По уровню механизации:
- Время выполнения ручных работ. К ручному времени относятся затраты времени на выполнение работы, осуществляемой непосредственно рабочим без участия машин и механизмов и без применения механизированного инструмента.
- Время выполнения машинно-ручных работ. Выполняются работы, в которых наряду с механизмами непосредственное участие принимает рабочий.
- Время выполнения машинных работ. Участие рабочего состоит лишь в наблюдении за работой механизма, в его включении в начале обработки и выключении в конце, т.е. при машинной работе работа механизма протекает в машинно-автоматическом режиме (на самоходе).
В содержании рабочего времени могут быть обнаружены потери рабочего времени:
· ожидание приема у руководства
· незагруженность (простои)
· выполнение общественных обязанностей в рабочее время (которые можно выполнить в нерабочее время)
· нарушения трудовой дисциплины [9, с. 192]
Что бы получить полную картину рабочего времени необходим учет затрат рабочего времени.
Калинин С. И. называет учет затрат времени инвентаризацией и выделяет 6 наиболее распространенных методов учета рабочего времени.
Инвентаризация времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов (качественный аспект учета времени) жизнедеятельности. Как правило, инвентаризация проводится в течение определенного отрезка времени и с определенной периодичностью. Среди всех представленных автором методов, к исследованию рабочего времени руководителя могут быть применены следующие:
- Простой органайзер (ежедневник). Наиболее удобным индивидуальным ТМ-инструментом для инвентаризации времени (а в дальнейшем также для планирования и контроля) является простой органайзер (или ежедневник). С его помощью можно легко оценить количественные затраты времени на различные виды работ, но при этом, к сожалению, утрачивается качественный, смысловой компонент в оценке временных трат.
- Органайзер с функциями качественного анализа. Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени. Если их будет больше, то органайзер станет слишком громоздким, а процедура учета и анализа времени слишком долгой и трудоемкой.
- Хронокарта Гастеева. Хронокарта по сути своей представляет собой своеобразный «гибрид» органайзера и графика Ганта. В своем первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вертикали (в строках) перечислялись события, а по горизонтали (в столбцах) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени»).
Обратите внимание, что большинство предлагаемых методов на начальных этапах освоения ТМ используются для инвентаризации и анализа временных трат, но впоследствии могут быть использованы и как инструменты для планирования (стратегического и оперативного) времени и контроля над выполнением поставленных задач.
[7, с.106 - 107]
Существует иная классификация методов учета управленческих процессов и затрат рабочего времени, на мой взгляд наиболее емкая, разнообразная и современная. В своей работе я буду использовать именно эти методы: методы опроса и методы наблюдения.
К методам опроса относятся:
1. Анкетный опрос – это вид опроса, при котором опрашиваемые работники письменно отвечают на вопросы заранее разработанной анкеты.
Достоинством этого метода является то, что при анонимности он дает достаточно качественную информацию для последующего анализа.
Недостатками могут быть:
- приблизительные результаты укрупненного порядка
- возможны элементы субъективизма
2. Интервью – это вид устного опроса, при котором определенному кругу опрашиваемых работников задаются заранее подготовленные вопросы.
Достоинствами такого метода можно считать то, что он:
- дает неплохие результаты при оценке ограниченного по времени явления
- ответы на вопросы носят сугубо индивидуальный характер
Недостатками:
- приблизительные результаты укрупненного порядка
- возможны элементы субъективизма
- могут возникнуть трудности с записью ответов опрашиваемых
Методами наблюдения являются:
1) Фотография рабочего дня (ФРД) – вид наблюдения, при котором наблюдаются и измеряются все без исключения затраты времени и перерывы на протяжении полного рабочего дня или его части.
Главным достоинством данного метода является то, что фиксируются процессы управления в реальной обстановке, в результате чего получается детальная развертка во времени затрат рабочего времени на выполнение управленческих операций.
Существует и ряд недостатков:
- оценивает только количественные стороны управленческой деятельности и фактически не дает ее качественного анализа
- наблюдатель должен хорошо знать содержание труда наблюдаемого работника
2) Самофотография рабочего дня – вид наблюдения, при котором самостоятельно наблюдаются и измеряются все без исключения затраты времени и перерывы на протяжении полного рабочего дня или его части.
Достоинствами метода служит то, что он:
- экономичен
- при квалифицированном и добросовестном самонаблюдении происходит точная фиксация всех видов работ и затрат рабочего времени
Недостатками:
- вносит существенные помехи в сложившийся управленческий процесс
- требуются дополнительные затраты времени на необходимость фиксирования внимания и вести определенные записи
- не всегда фиксируются все элементы управления, поскольку они равны затратам на запись
3) Метод моментных наблюдений – разновидность ФРД, при которой фиксируются не величины времени, а данные о том, чем занимается работник в отдельные моменты времени.
Достоинства данного метода:
- экономичен
- хорошие результаты достигаются при групповых наблюдениях при исследовании затрат времени у работников с относительно постоянным составом работ (производственные мастера, технические исполнители)
Недостатки:
требуют высокой квалификации наблюдателя
точность полученных результатов зависит от количества моментных наблюдений.
К данному списку, на мой взгляд, можно отнести самую простую форму самоисследования рабочего времени – ведение записей. Это будет первый шаг к самоорганизации. А так же хронометражные исследования (хронометраж) - понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Хронометраж используется, если операции слишком кратковременные (например, конвертирование); необходимо изучить отдельные повторяющиеся их элементы, важные в данный момент; учесть все затраты времени на операцию. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объединения их в группы в разных комбинациях).
При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы — комплексы приемов, действия, движения — и устанавливают их границы, определяемые фиксажными точками — резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в специальном наблюдательном листе. Затем сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции.
Главным недостатком метода является то, что он психологически неприятен для работника. [3, с. 423-424]
Выбор метода, с помощью которого изучается рабочее время менеджера, зависит от задач и масштабов исследования, а так же от личностных характеристик и желания действовать.
1.2 Методики анализа использования рабочего времени менеджера
Методика — это, как правило, некий готовый "рецепт", алгоритм, процедура для проведения каких-либо нацеленных действий. Методика анализа использования рабочего времени отличается от методов конкретизацией приемов и задач.
Анализ использования рабочего времени – комплекс последовательных методов, с целью выявления потерь и непроизводственных затрат рабочего времени, недостатков в сложившейся организации труда, что бы выработать конкретные предложения по ее совершенствованию. [8, с. 16]
Существует множество книг по тайм-менеджменту, написанных в разное время и абсолютно разными авторами, в каждой из которых они указывают свою точку эксклюзивную точку зрения на методы и методики анализа использования рабочего времени, дают различные советы по их применению, приводят примеры успешной реализации методов.
Например, классик тайм-менеджмента Лотар Завейт пишет о комплексе взаимосвязанных методов анализа использования рабочего времени, состоящем из трех шагов (рис. 1).
|