Значение документов в бухгалтерском учете

 

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется эле­мент метода бухгалтерского учета – документация – ос­новной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйствен­ной деятельностью организаций, ее первичного контроля.

Документ – это письменное свидетельство, состав­ленное в порядке, предусмотренном законом, и удосто­веряющее юридический факт совершения хозяйствен­ной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгал­терской службе вести предварительный, текущий и пос­ледующий контроль за деятельностью материально от­ветственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Документы являются средством, при помощи кото­рого осуществляется сама финансово-хозяйственная де­ятельность. Они используются для оперативного руко­водства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они использу­ются в качестве доказательства при спорах между орга­низациями. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следствен­ных органов.

Документы являются основой информационной сис­темы организации, которая используется в управлении.

Система документальной регистрации первичных дан­ных о состоянии и движении имущества всех форм соб­ственности должна отвечать следующим требованиям:

­ своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

­ простота регистрации и обработки первичной инфор­мации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

­ рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обра­ботке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

Существуют документы типовые и специализиро­ванные.

Типовые документы используются в организациях различных отраслей экономики: промышленности, сель­ском хозяйстве, строительстве, и предназначены для ре­гистрации однородных распространенных операций. Специализированные формы документов служат для регистрации операций узкоотраслевого характера.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников за­частую не в состоянии справиться с ним. Поэтому со­кращение трудоемкости учетных работ путем автома­тизации учета является одной из важнейших задач, сто­ящих перед руководителями организаций.

Основными принципами рациональной разработки форм документов являются их унификация и стандар­тизация.

Унификацией документов называется установление вместо разных единых форм документов для первичной регистрации однородных операций.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общероссийскому классификатору управленческой до­кументации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необ­ходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть остав­лены без изменений все реквизиты унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблю­дены требования стандартов к их структуре и оформле­нию. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом.

Применение типовых унифицированных форм доку­ментов упрощает, облегчает и ускоряет работу счетного аппарата.

Стандартизация документов – это установление оди­наковых, стандартных размеров для типовых докумен­тов, что позволяет сократить размер бумаги на изготов­ление документов, упрощает их обработку и хранение.