Номенклатура дел кадровой службы организации
Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.
В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.
Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т.п., указанные в ст. ст. 1 (б), 5 (а - д), 6 (а), и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела - "до минования надобности". Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т.п.).
В то же время нельзя объединять приказы с инструкциями (ст. 10 (б)), поскольку Перечень трактует срок хранения таких дел "3 г. (г. - "года" - прим. автора) с учетом примечания: "После замены новыми".
Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.
Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом - приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т.п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т.п.
Приказы по личному составу при небольших объемах (дело, состоящее из одного тома) можно вести под одним индексом. Но при больших объемах приказы по личному составу необходимо разделять по категориям дел в зависимости от тематики приказов. С этой целью считается целесообразным для каждого заголовка дела указывать тематику (содержание) приказов. Например: "Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, награждениях, долгосрочных и зарубежных командировках)" и "Приказы по личному составу (о предоставлении очередных и учебных отпусков, о взысканиях, краткосрочных российских командировках)" и т.п. Такие развернутые заголовки возможны только в номенклатуре дел (удобно в практической работе). Но при подготовке дел к передаче на архивное хранение эти заголовки можно сократить.
Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также "личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов..; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания", отнесенные Типовым перечнем к категории дел постоянного хранения (ст. 337 (а)). Личные дела, указанные в данном п. "а" приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.
Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.
При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.
Аналогичным образом учитываются характеристики на работников (если, конечно, они составляются).
Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.
Если на предприятиях нет личных дел работников, ст. 345 Типового перечня предусматривает формирование в отдельное дело документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность (выписок из протоколов, списков трудов, отчетов).
Отдельным делом необходимо внести в номенклатуру дел протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу дает, список (штатно-списочный состав) работников, списки членов руководящих и исполнительных органов, ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, работников.
Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).
В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и/или указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
Часть из перечисленных документов в разделе "Документы по личному составу", безусловно, имеет значение более важное и относится к категории постоянного хранения. В этом можно убедиться, указывая сроки хранения к этим документам по Типовому перечню.
Указав документы по личному составу, в номенклатуре перечисляется переписка. Располагая в номенклатуре дела с перепиской, необходимо учитывать, что переписка кадровой службы согласно Типовому перечню имеет множество направлений, в зависимости от которых определены сроки ее хранения и, соответственно, раздельное формирование. Так, переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334), переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий имеет срок хранения 5 лет ЭПК; переписка о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т.п. - 5 лет. Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.
Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу (ст. 353), как и списки военнообязанных (ст. 350 (е)), объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.
Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы - это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения (1 год): документы лиц, не принятых на работу, график предоставления отпусков, график проведения аттестации, установления квалификации и т.п.
Планирование карьеры персонала
Планирование и контроль деловой карьеры заключаются в том, что с момента принятия работника в организацию и до предполагаемого увольнения с работы необходимо организовать планомерное горизонтальное и вертикальное продвижение работника по системе должностей или рабочих мест.
Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный период, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе.
Планирование карьеры — одно из направлений кадровой работы в организации, ориентированное на определение стратегии и этапов развития и продвижения специалистов.
Планирование карьеры — это процесс сопоставления потенциальных возможностей, способностей и целей человека с требованиями организации, стратегией и планами ее развития, выражающийся в составлении программы профессионального и должностного роста.
Продвижение по службе определяется не только личными качествами работника (образование, квалификация, отношение к работе, система внутренних мотиваций), но и объективными, в частности:
§ высшая точка карьеры — высший пост, существующий в конкретной рассматриваемой организации;
§ длина карьеры — количество позиций на пути от первой позиции, занимаемой индивидуумом в организации, до высшей точки;
§ показатель уровня позиции — отношение числа лиц, занятых на следующем иерархическом уровне, к числу лиц, занятых на том иерархическом уровне, где находится индивидуум в данный момент своей карьеры;
§ показатель потенциальной мобильности — отношение (в некоторый определенный период времени) числа вакансий на следующем иерархическом уровне к числу лиц, занятых на том иерархическом уровне, где находится индивидуум.
Управлением своей деловой карьеры занимается и каждый отдельный работник. Управление деловой карьерой позволяет достичь преданности работника интересам организации, повышения производительности труда, уменьшения текучести кадров и более полного раскрытия способностей человека.
Планирование деловой карьеры
Любой человек планирует свое будущее, основываясь на своих потребностях и социально-экономических условиях.
При поступлении на работу человек ставит перед собой определенные цели, но так как и организация, принимая его на работу, также преследует определенные цели, то нанимающемуся необходимо уметь реально оценивать свои деловые качества. Человек должен уметь соотнести свои деловые качества с теми требованиями, которые ставит перед ним организация, его работа. От этого зависит успех всей его карьеры.
Нанимаясь на работу, человек должен знать рынок труда. Обладая возможностью к самооценке и зная рынок труда, он может отобрать отрасль и регион, где хотел бы жить и работать. Правильная самооценка своих навыков и деловых черт предполагает знание себя, своей силы, слабостей и недостатков. Только при этом условии можно правильно поставить цели карьеры.
Управление карьерой следует начинать при приеме на работу. При приеме на работу вам задают вопросы, в которых изложены требования организации-работодателя. Вам же следует задавать вопросы, отвечающие вашим целям, формирующие ваши требования.
Управляя карьерой в процессе работы, необходимо помнить следующие правила:
§ не теряйте время на работу с безынициативным, неперспективным начальником, станьте нужным инициативному, оперативному руководителю;
§ расширяйте свои знания, приобретайте новые навыки; готовьте себя занять более высокооплачиваемую должность, которая становится (или станет) вакантной;
§ познайте и оцените других людей, важных для вашей карьеры (родителей, членов своей семьи, друзей);
§ составляйте план на сутки и на всю неделю, в котором оставляйте место для любимых занятий; помните, что все в жизни меняется (вы, ваши занятия и навыки, рынок, организация, окружающая среда), оценить эти изменения — важное для карьеры качество;
§ ваши решения в области карьеры практически всегда являются компромиссом между желаниями и реальностью, между вашими интересами и интересами организации; никогда не живите прошлым: во-первых, прошлое отражается в нашей памяти не таким, каким оно было на самом деле, во-вторых, прошлое не вернешь; не допускайте, чтобы ваша карьера развивалась значительно быстрей, чем у других; увольняйтесь, как только убедитесь, что это необходимо;
§ думайте об организации, как о рынке труда, но не забывайте о внешнем рынке труда; не пренебрегайте помощью организации в трудоустройстве, но в поисках новой работы надейтесь прежде всего на себя.
Чтобы эффективно управлять своей деловой карьерой, необходимо составлять личные планы.
Содержание личного жизненного плана карьеры руководителя, состоящего из трех основных разделов: оценка жизненной ситуации, постановка личных конечных целей карьеры и частные цели и планы деятельности.
В ряде организаций в рамках системы управления персоналом складывается блок функций по управлению деловой карьерой. Эти функции выполняют: дирекция, служба управления персоналом, начальники функциональных отделов аппарата управления организацией, профсоюзные комитеты, консультационные центры.
Эффективное управление деловой карьерой положительно влияет на результаты деятельности организации.