VВопрос 30. Документация
1. Все хозяйственные операции должны оформляться на основе оправдательных документов. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет.
Документация - оформление хозяйственных операций документами. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, в котором все записи производятся только на основании полноценных документов.
Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Оформление хозяйственных операций первичными документами является отличительной чертой бухгалтерского учета.
2. Первичный документ - письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть также зафиксирована на разных материальных носителях. Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. Их использование зависит от степени оснащенности предприятия средствами оргтехники.При совершении ошибки в составлении первичных документов (где это допускается) неправильный текст или суммы зачеркивают одной чертой так, чтобы можно-было прочитать зачеркнутое, и над ними производят правильную запись. Об исправлении делают оговорку, указывают дату и заверяют подписями лиц, составивших документ.
3. Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете называют реквизитом.
Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. К ним относятся:
• наименование документа (формы), код формы;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ; V содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты:
• номер документа;
• расчетные счета организации;
• основание для совершения хозяйственной операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:
• зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;
• анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
• табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
• комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной. В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:
• типовые — предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров — КО №1, КО №2, кассовой книги - КО № 4 и др.);
• специализированные — для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).
Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указанием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.