Работа в системе управления баз данных СУБД.

Строго говоря, база данных (БД) – это любой набор собранной информации. Например телефонная книга, список студентов, перечень машин и механизмов на автобазе и т.д.

При создании базы данных с начала создаётся файл базы данных, в который в дальнейшем вводится вся необходимая информация. В одних случаях для решения практической задачи может быть создано несколько баз данных. В других случаях одна база данных может обслуживать несколько задач. Для хранения баз данных обычно используются магнитные (жёсткие диски) или оптические носители (cd или dvd), при чём объём БД ограничивается лишь ёмкостью носителя. Отмечаем, что небольшие и наиболее простые БД можно создавать и в системе Excel, однако информация в Excel слишком не экономна, поскольку БД, созданная в Excel занимает в 5-7 раз больше места, чем созданная в Access.

Любая БД создаётся для накопления, хранения и использования данных о некоторой системе объектов. Таким объектом может являться абонент телефонной книги, товар, хранящийся на складе, сотрудник учреждения и т.д. Информация о каждом объекте вводится в виде отдельной строки, которая называется записью. Каждый тип сведений хранится в своём столбце базы данных, которое называется полем. Например ФИО – это одно поле, должность – это другое поле, оклад – третье. Каждая запись хранит полный комплект значений всех полей базы данных о соответствующем объекте. Пересечение записи (строки) и поля (столбца) называется ячейкой, таким образом БД в системе Access позволяет использовать в несколько раз меньше информации для тех же объектов, что в системе Excel. Запись состоит из одних и тех же полей.

 

Очередная вводимая запись подставляется в хвост созданной базы данных и порядок записей может изменяться в результате операции, которая называется «Сортировкой». Каждому полю должен быть установлен один из типов данных, что бы программа СУБД знала, как обращаться с его содержимом.

К числу типов данных относятся:

1. Текстовый, фиксированный длинны (в Access тип Text), т.е. набор, включающий не боле заданного числа символов (В Access не более 256 символов)

2. Текстовый, произвольной длинны (в Access тип MEMO), позволяет вводить текст почти любого объёма (более 65к байт, т.е. до 20-30 страниц текста).

3. Числовой (В Access Number) т.е. не деньги и не данные (1, 2, 4, 8, 16 и 32 байта).

4. Дата (В Access тип Date) – 8 байт

5. Время (В Acces тип Time)

6. Число в денежном формате (в Access тип Currency) с четырьмя знаками после запятой

7. Логический (Boolean) Значения Yes/No

8. Счётчик (в Access тип AutoNumber), в котором от записи к записи СУБД автоматически прибавляет по единицы – четыре байта, счётчик количества строк.

9. Поле, значение которого выбирается из другого объекта, т.е. связь с другой БД или файлом. В Access это поле OLEObject – связь с другими объектами через буфер обмена, причём объектом может быть фото, рисунок, график, таблица, звуковой или видео фрагмент и т.д. Объёмом до 1Gb из Windows или других программ.

 

Может использоваться несколько параметров форматирования для каждого поля, которые можно устанавливать по своему усмотрению.

Они устанавливаются при создании БД, при реорганизации БД некоторые из них можно менять:

1. Размер поля – FieldSize – максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле.

2. Значение по умолчанию – Default Value

3. Число десятичных знаков – т.е. число, указывающее количество десятичных знаков, которое по умолчанию будет отображаться или печататься в числах.

4. Обязательное поле – т.е. признак да или нет, который говорит можно или нет оставлять это поле пустым при вводе новой записи.

Кроме того в Access имеется мастер подстановок, который позволяет создать список из которого можно выбрать значения для каждой записи.

Важно отметить, что в каждой БД должно быть по крайней мере одно поле с уникальным значением для каждой записи. Такое поле называется ключевым. В качестве ключевого поля можно например использовать например сквозной порядковый номер записи, шифр зачётной книжки, т.е. обычно это код. СУБД обязательно следует сообщать, какое поле будет использоваться в качестве ключевого, что бы она могла предотвратить случайный ввод одинаковых значений. Ключевое поле обычно используется как упорядочения БД, так и для связи с другими программными средствами (OLE). Следует отметить, что современные СУБД обязательно имеют средства автоматизации, создания и обслуживания БД. Так в «Режиме конструктора» СУБД обеспечивает максимальные удобства разработчику, предлагая различные варианты оформления БД и таблиц, в то время, как в режиме «Таблица» таких возможностей значительно меньше.

Например, база данных «Кадры» может хранить следующие данные (далее смотрим приложенную базу данных):

 

Отмечаем, что каждая запись базы данных включает 84 байта (он задавал допустимые значения и размеры символов в ячейках, мне же было этим заниматься лень) d=84байт.

Если файл базы данных, созданный в начале до её заполнения содержал D0=7кбайт, то если предприятие работает 1200 человек, то такая БД будет включать D = D0+D*n = 7000+84*1200=107800 байт = 107,8Кбайт. Эта база данных вполне уменьшается на одной дискете, которая имеет ёмкость 1,44 Мбайт.

Для ввода данных в БД последовательно вводятся с клавиатуры каждое из вводимых полей. После ввода информацию в БД можно распечатать. При чём операция «Печать» выполняется после нажатия пиктограммы файл и дальше выбирается область БД, которая должна выведена. Любую ячейку БД можно отредактировать, для этого в нужную ячейку можно просто ввести новое значение. Можно так же использовать пиктограммы «вырезать», «копировать» и «вставить». Можно удалить одну или несколько записей. Для изменения порядка записей в БД их можно сортировать числа как по возрастанию, так и по убыванию, тексты как в алфавитном, так и в обратном порядке. Однако наиболее ценными командами, которые выполняются любой СУБД, является сортировка и фильтры, при чём сортировать можно по любому показателю, а фильтры позволяют осуществлять поиск и выбор только тех записей, которые интересуют пользователя. При этом фильтрацию можно выполнять одновременно по нескольким критериям, что позволяет очень точно выделить множество необходимых записей. Фильтр представляет собой некоторые условия, которые используются при выделении информации из БД и представляет собой ограничения, представляемые в виде равенства или неравенства, так фильтр «Дата рождения» >= (больше или равно) 90-ые позволяет выявить более молодых сотрудников.

Фильтр «Зарплата или оклад» < 10000 позволяет составить список наиболее низкооплачиваемых работников. Применение фильтра «Пол = М» позволяет составить список всех мужчин.

Для формирования более сложных условий поиска можно использовать три специальных оператора: «Between», «In», «Like». Причём оператор Between используется для создания числовых диапазонах, например оклад = Between 2000 and 10000, что позволяет составить список учащихся, оклад которых составляет от 2000 до 10000 рублей.

Оператор In позволяет выделить нужное множество значений, например «Цвет» = IN («Синий», «Чёрный»)

Like используется для поиска значений текстовых показателей. Например ФИО = Like “Ко*» , который позволяет составить список всех сотрудников, начинающихся с букв «Ко», однако более формальным способом организации, сортировки использования фильтров является «Запрос».