Предварительный просмотр документа. Печать

Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно. Используя режим предварительного просмотра, можно увидеть страницы документа целиком - одну, две или несколько сразу. Это позволит внести в документ окончательные изменения. Страницы отображаются так, как будут выведены на печать.

Для того, чтобы просмотреть документ перед печатью, щелкните на кнопке “Предварительный просмотр” на “Стандартной” панели инструментов или выберите команду Файл - Предварительный просмотр. Word 2003 разобьет документ на страницы, чтобы обеспечить соответствие номеров страниц, а затем выведет на экран одну или несколько страниц, включая страницу, в которой находилась точка ввода.

Кнопки слева направо на панели инструментов “Предварительный просмотр” (Рис. 4):

- “Печать документа”;

- “Увеличение/уменьшение картинки страницы”;

- “Отображение на экране одной страницы”;

- “Отображение на экране двух или более страниц” - Для отображения большого числа страниц необходимо нажать левую клавишу мыши и перемещайтесь по сетке, чтобы выбрать количество страниц и их конфигурацию (максимальное число отображаемых страниц - 60, 5 строк, 12 столбцов);

- “Масштаб отображения предварительного просмотра страниц”;

- “Отображение/Удаление линейки”;

- “Подгонка страниц” - функция, автоматически позволяющая уменьшить количество страниц, путем уменьшения шрифтов, межстрочного расстояния, полей и т.д.;

- “Во весь экран” - функция просмотра документа во весь экран. Скрывает все экранные элементы, кроме отображаемой страницы (страниц) и панели инструментов предварительного просмотра. Чтобы восстановить скрытые элементы на экране, щелкните на этой кнопке еще раз или нажмите клавишу [Esc];

“Закрытие предварительного просмотра документа” - возвращение в нормальный режим;

“Контекстная справка” - позволяет узнать форматирование того или иного фрагмента текста.

Для отображения других страниц в режиме предварительного просмотра используйте вертикальную линейку прокрутки. Чтобы отобразить предыдущую или следующую страницы документа, щелкните на верхней или нижней стрелках линейки прокрутки. Отобразить другие страницы в режиме предварительного просмотра можно и с помощью клавиш [Page Up] и [Page Down].

Диалоговое окно “Печать”.

Чтобы вывести документ на печать, необходимо выполнить команду «Файл->Печать»

В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие Word на этом компьютере необязательно).

Существует возможность печати заданных страниц, одного или нескольких разделов, а также диапазона страниц из одного или нескольких разделов. Для этого используется группа “Страницы”.

Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает Word. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий - 3. Если документ содержит более одной страницы, то Word позволяет разложить документ по копиям.

Кнопка “Параметры” вызывает диалоговое окно, в котором можно установить программные параметры печати редактора Word.

 

35. Процесс формирования текстовой информации. Работа с вкладками <<Шрифт>> и <<Абзац >> в MS Word

Для форматирования текста при помощи существующего стиля следует проделать последовательность действий:

1. Выделить символ, слово, абзац, список или таблицу, вид которых требу­ется изменить;

2. Выбрать нужный стиль в области «Стили» или в окне «Стили».

Если стиль с требуемыми параметрами отсутствует, можно создать но­вый стиль, а затем применить его. Для этого в окне «Стили» нажмите кнопку «Создать стиль» в открывшемся окне «Создание стиля» можно задать все необходимые параметры. В нашем примере главам «Microsoft Word: назна­чение и возможности» и «Сочетания клавиш» назначен стиль «Заголовок 1», а «Запуск Microsoft Word» и «Открытие существующего документа» — «За­головок 2». Стиль «Заголовок 1» имеет такие параметры: шрифт — Segoe UI, размер шрифта — 20 пт., начертание — полужирный, выравнивание — по центру, цвет — темно-синий. Стилю «Заголовок 2» нужно задать те же пара­метры, что и для «Заголовок 1», только размер шрифта —16 пт.

Нередко требуется быстро изменить внешний вид текста, отформатиро­ванного с помощью одного из стилей. Для этого достаточно переопреде­лить примененный стиль. Предположим, что при форматировании все за головки в документе были выровнены по левому краю с использованием полужирного шрифта Arial Narrow размером 14 пунктов, а затем возникала необходимость изменить это форматирование на выравнивание по центру с использованием шрифта Arial Narrow размером 16 пунктов. Для этого вовсе не требуется заново форматировать каждый заголовок — достаточно лишь изменить свойства стиля. Это можно осуществить следующим образом:

1. выделить один из фрагментов текста, отформатированного стилем, который следует изменить, в результате выделения в окне «Стили» искомый стиль выделится рамкой;

2. подвести указатель мыши к названию стиля, в результате чего справа от имени стиля появится кнопка доступа к списку возможных действий;

3. Нажать эту кнопку и выбрать пункт «Изменить ...»;

4. В открывшемся окне можно осуществить изменение параметров стиля.

При этом нажатие кнопки «Формат» открывает доступ к изменению на­строек таких групп параметров, как «Шрифт», «Абзац» и т.д.