Виды контроля.

В теории менеджмента различается три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме все три вида контроля схожи и отличаются лишь временем выполнения осуществления.

Предварительный контроль напоминает айсберг, большая часть которого как известно скрыта под водой. Предварительный контроль также может быть замаскирован выполнением других функций управления: планированием, созданием организационных структур, координацией и т. п. Особенность предварительного контроля заключается в том, что он выполняется еще до фактического начала работ.

Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация установленных процедур и правил поведения. Поскольку процедуры и правила являются средством облегчающим достижения целей организации, то их строгое соблюдение является гарантией, того что выполнение работ осуществляется в заданном направлении.

Предварительный контроль осуществляется в отношении трех видов ресурсов: человеческих, материальных и финансовых.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов заключается в тщательном отборе и подготовке кандидатов для выполнения того, или иного вида задания. В ряде японских фирм предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма на работу, в ходе обучения, путем многочисленных бесед и психологических тестов.

Поскольку высококачественная продукция не может быть изготовлена из некачественного сырья, велика роль предварительного контроля в области материальных ресурсов. Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется через выработку стандартных требований к минимальному качеству поставляемых ресурсов. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит из выбора поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять ресурсы требуемого качества.

Важнейшим средством предварительного контроля в области финансовых ресурсов является бюджет. Бюджет устанавливает предельные значения затрат для различных видов деятельности и не позволяет какой либо работе (или отделу) исчерпать наличные средства необходимые для выполнения других работ (или другим отделам).

Текущий контроль выполняется в ходе проведения работ. Чаще всего его осуществляет непосредственный руководитель, а объектом контроля становятся исполнители работ. Регулярная проверка хода выполнения работ подчиненными, обсуждение достигнутых результатов и возникающих проблем, позволяет своевременно исключать отклонения от намеченных целей, повышает вероятность достижения требуемого результата.

Реализация текущего контроля основана на использовании в управлении механизма обратной связи. Все организационные системы с обратной связью имеют следующие особенности:

1. Имеют цели.

2. Используют внешние ресурсы.

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.

4. Следят за значительными отклонениями в продвижении к намеченным целям.

5. Корректируют эти отклонения для обеспечения достижения целей.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Хотя результаты заключительного контроля не могут повлиять на качество уже завершенной работы, его значение определяется следующими двумя функциями. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в обеспечении правильного выполнения мотивации. Если руководство связывает мотивационные вознаграждения с определенной результативностью, то очевидно, необходимо точно и объективно измерять достигнутые результаты.