Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случа­ях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в суще­ство обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной запи­си выступлений. Протокол оформляется на общем бланке форма­та А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделе­ния), указание вида документа (протокол), дата заседания, но­мер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда прото­кол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окон­чательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата нача­ла заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний кол­легиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название кол­легиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) при­ступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, сек­ретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. Пос­ле тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В.И.

Секретарь — Филимонов С. Б.

 

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок офор­мления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоян­но действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записыва­ются фамилии приглашенных с указанием их должности. На рас­ширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный спи­сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая за­пись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

 

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» ука­зывается, сколько человек должно присутствовать и сколько при­шло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акци­онерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присут­ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисля­ются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например:

 

1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, ини­циалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника со­циологической службы ... (фамилия, инициалы).

 

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний кол­легий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО­ВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с но­вой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначаю­щими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записыва­ются в протокол, а через тире после фамилии докладчика иди выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

 

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постанов­ления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.

 

ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. — краткая запись выступления.

Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное..., до 15.05.97.

1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре

выставку... к 11.05.97.

2. СЛУШАЛИ: ...

 

ВЫСТУПИЛИ: ...

 

РЕШИЛИ: ...

Председатель Подпись В.А.Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова

 

При выборах должностных лиц в протоколе указываются ре­зультаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседани­ях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии высту­павших. Получить представление о характере замечании, ходе об­суждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоко­лу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагают­ся к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные со­вещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь чер­новик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, до­бавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.