Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов коммерческой тайны.
В этом предусматриваются следующие рекомендации:
1. Приказом руководителя предусматривается должностное лицо, ответственное за учет, хранение, использование КТ-документов. Это может быть сотрудник, для которого работа с КТ-документами является основной обязанностью. Или секретарь-референт, для которого эти функции будут дополнительными.
2. Все документы – КТ подлежат учету и специальному обозначению:
В правом верхнем углу на первом листе документа проставляется гриф “КТ” с указанием номера экземпляра.
Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
В тексте документа также может быть определена конфиденциальность сведений, содержащихся в документе, права предприятия на них, порядок их использования и др.
Если КТ информация является резидентом совместной деятельности с другим предприятием, то в документе должна быть оговорена ее сохранность обеими сторонами.
Если на документе отсутствует гриф КТ, и в документе нет указаний на сохранение КТ, то предполагается, что автор документа и лица, подписавшие документ, предусмотрели все возможности сохранности КТ, а также последствия от свободной работы с документом.
3. На документе с грифом “КТ” или “КОНФИДЕНЦИАЛЬНО” указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого экземпляра. Эти данные указывают на первом экземпляре документа ниже подписи и фамилии исполнителя.
Пример:
Составлен в двух экземплярах:
экземпляр №1 – в адрес
экземпляр №2 – в дело 01-07.
4. На обороте листа документа, имеющего гриф КТ, руководитель пишет фамилии лиц, кому разрешено пользоваться документом.
Пример: Разрешаю:
1.Соловьёву Ю. И.
2. Смирнову М. Ю.
подпись руководителя:
дата
Фамилия должностных лиц, имеющих доступ к КТ-документам, могут указываться в резолюции.
5.Печатание документов с грифом КТ производится, централизовано, в специально отведённом помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.
6.Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учёт.
7. Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: “Черновик (и варианты) уничтожены.
Подпись. Дата”.
8. Все документы, содержащие КТ-информацию, должны регистрироваться в отдельном “Журнале регистрации документов с грифом КТ”.
| номер (индекс) документа | дата и индекс документа (для входящих) | откуда поступил или куда отправлен | откуда поступил или куда отправлен | краткое содержание документа (заголовок) | количество листов | кол. экз. | испол- нитель | примечание |
При значительном объёме документов могут быть заведены отдельно журналы для входящей, исходящей, внутренней документации, содержащей гриф КТ.
Все листы в журналах учета КТ-документов нумеруются, прошиваются, опечатываются. В конце журнала указывается общее кол-во листов (цифрами и прописью).
9. Все входящие документы с грифом КТ принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом, утвержденным приказом руководителя. При поступлении проверяется: целостность корреспонденции, кол-во листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.
В случае неполноты корреспонденции составляется акт в 2-х экземплярах, один из экземпляров направляется отправителю.
10. Документы с грифом КТ формируются в отдельное дело (дела).
· на обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ.
· на внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющих доступ к этим делам.
· все дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.
· в начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем
|
Внутренняя опись
хх. мм. гггг.
документов дела № хх
| № п./п. | индекс документа | дата документа | заголовок документа | №, № листов дела | примечание |
 | |||||
 |  | ||||
Рисунок “Форма внутренней описи дела”
11. Хранятся такие дела в сейфе, опечатанном должностным лицом, ответственным за сохранность КТ-документов.
12. Движение документов с грифом КТ (их выдача и возврат) должны регистрироваться в специальных журналах учета выдачи документов с грифом КТ.
| индекс документа | дата выдачи | краткое содержание | кол-во экз. | кол-во листов | кому выдано ФИО | подпись за получение документа | отметка о возврате (подпись и дата) | приме- чание |
Лицо, получающее документ, должен проверить сделанную в журнале запись и поставить свою подпись.
13. Выданные КТ-документы подлежат возврату в тот же день. Большой срок задержки полученного документа допустим с разрешения руководителя и при возможности сохранности документа лицом, его получившим (наличие сейфа, кодового замка и т.п.)
14. При возврате документа секретарь-референт проверяет подлинность возвращаемого документа (кол-во листов и др.) в соответствии с журналом регистрации и в присутствии лица, возвращающего делает отметку о возврате в журнале (дата, подпись).
15. Без регистрации в журнале КТ-документы не выдаются.
16. Запрещение перемещение КТ-документов из одного дела в другое без разрешения руководителя и без соответствующей отметки в “журнале регистрации”.
17. Запрещается выносить из офиса КТ-документы (только с согласия руководителя и при обеспечении мер сохранности их).
18. На предприятии должен быть строгий порядок размножения КТ-документов.
· Копирование допускается только с разрешения руководителя предприятия.
· Копирование должно производится в специальном оборудованном помещении.
· все копии документа берутся на учет в специальном журнале или в “журнале регистрации КТ-документов”.
· каждая копия КТ-документа готовится под соответствующего адресата
· размножение документа-КТ производится в присутствии лица, ответственного за сохранность КТ-документов.
· все бракованные копии тут же уничтожаются.
19. Все дела с грифом КТ, журналы, картотеки учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
20. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:
· проверяет наличие всех документов с грифом КТ
· отбирает КТ-документы для архивного хранения
· отбирает КТ-документы для уничтожения.
По решению руководителя проверка наличия КТ-документов может производиться с другой периодичностью (например, ежеквартально).
В случае утраты таких документов срочно ставится в известность руководитель предприятия, и принимаются меры к розыску документов. Для этого может быть создана специальная комиссия. На утерянные документы, розыск которых не принес результатов, составляется акт и в журнале регистрации вносится специальная запись об утрате документа.
21. При увольнении сотрудника, ответственного за сохранность КТ-документов, делается проверка наличия всех КТ-документов в соответствии с журналом регистрации и передача по акту, вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
22. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении КТ-информации действуют в течении 2-лет (но предприятием этот срок может быть оговорен).
23. При передаче в архив дел на документы с грифом КТ составляется отдельная опись.
24. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.
25. На КТ-докцументы, подлежащие и отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожение производится в присутствии созданной комиссии на специальных машинах (резка бумаги) или путем сжигания.