I. руководитель определяет сам лицо ответственное за хранение печати
II. место хранения печати
Отметка о заверении копии.
В случае подписания руководителем только первого экземпляра, остальные экземпляры заверяет секретарь-референт.
Реквизит включает:
1) заверительная подпись “ВЕРНО”
2) наименование должности лица, заверившего копию
3) его личная подпись с расшифровкой (ФИО)
4) дата заверения
Расположение: ниже реквизита “подпись”
Пример: ВЕРНО
Референт подпись В.В.Хохлова.
00.00.00
Правило:
если документ-копия пересылается в др. организацию или выдается на руки, то заверительную подпись надо удостоверить печатью: копия будет иметь юридическую силу оригинала.
Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Это может быть ФИО и № телефона составителя.
Важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
Расположение: на левой стороне последнего листа документа (если нет листа на лицевой стороне, то можно на обороте последнего листа).
Это левый нижний угол, после реквизита ”подпись” и “визы”.
Ниже ФИО исполнителя при необходимости могут быть указаны первые буквы ФИО машинистки, количество экземпляров, дата печатания:
Пример: Петров 239 15 61
КН. 2 27.09.11
Отметка об исполнении и направлении его в дело.
Эта отметка ставится, когда все вопросы, поставленные в документе, решены.
Расположение: левая нижняя часть первого листа документа, ниже реквизита “Ф. исполнителя и № его телефона”.
Содержит:
a) слова “В ДЕЛО” и “НОМЕР ДЕЛА”, в котором будет храниться документ
b) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
c) краткие сведения об исполнении, если сам такой документ, свидетельствующий об исполнении, отсутствует
d) подпись исполнителя документа и дату проставления этой отметки.
Пример: В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.11 №121.
Логинов 02.04.11
Отметка о поступлении.
Располагается:
a) в правой нижней части первого листа документа.
Состоит:
1) сокращенное наименование предприятия, получившего документ
2) дата поступления
3) его входящий номер.
Данную отметку проставляют автоматическим нумератором, содержащем все перечисленные компоненты реквизита:
Так: АО “ЭРА”
дата 03.01.11
ВХ. №0001.
Составление текстов служебных документов.
Стиль и содержание текста в основном определяется видом документа. Но в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:
I. краткость изложения (письма, факсы и др. – не >1 стр.)
II. служебные документы: формулировки точные, конкретные, юридически грамотные. Строго: сначала подлежащее, затем сказуемое, определение – перед определяющим словом.
III. тон документов: уважительный, доброжелательный или нейтральный
IV. избегать категоричности в письмах, факсах
V. абзацами: разделять смысловые части документов.
Обычная структура документов:
a. вводная часть (основания и мотивы)
b. основная часть (выводы, решения)
c. оформительная часть предложения.
Но заключение психологов: наоборот, сначала б), затем а).
d. при необходимости делается ссылка на др. документах (название, дата, номер)
e.большие документы делят на:
1.Раздел (глава)
1.1 Подраздел
1.1.1. Пункт
1.1.1.1. Подпункт (здесь абзацы не нумеруют)
g.знать рациональные приемы составления текста документа, наиболее используемые обороты:
Допустимо в виде:
анкета
таблица изложение цифровой или словесной
информации об объекте по определенному
объему показателей (личный состав
предприятия).
если о нескольких объектах по нескольким приказам (планы, отчеты, финансовые документы).
9.Связный текст может быть составлен произвольно или по трафарету (вписывать нужное), (справки, акты и др., где однотипная информация). Это эффективно: экономия времени, меньше ошибок. Использование ПЭВМ.
В распорядительных документах такие правила:
1.от первого лица единственного числа:
Приказываю, Предлагаю, Прошу, (приказы, распоряжения, заявления, доклады, объяснительные записки).
2. от третьего лица единственного числа: решил (0) (в решениях)
3. от первого лица множественного числа: решили, предлагаем
(в составном решении).
4. Часто используются: а). безличные; определенно-личные (где отсутствует подлежащее)
5.Допускается применение отглагольных существительных.
6. Сокращение слов и словосочетаний допустимо в служебных документах.