Проводки по учету командировочных расходов.
Для бухгалтерского учета командировочных расходов и расчетов с командируемым работником используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражаются выданные работнику суммы, по кредиту — все расходы, понесенные им в командировке.
При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).
Если при возвращении у сотрудника остается часть выданного аванса, то он возвращает оставшиеся денежные средства предприятию в кассу с оформлением приходного кассового ордера.
Если выданного аванса сотруднику не хватило и были потрачены его собственные денежные средства, то организация возмещает понесенные расходы свыше выданного аванса, при этом оформляется расходный кассовый ордер.
Проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет | ||
Возвращены не истраченные денежные средства предприятию в кассу | ||
Выдана работнику сумма, потраченная им свыше выданного аванса |
Командировочные расходы в зависимости от цели командировки относятся на соответствующие счета бухгалтерского учета. Затраты, связанные с культурными и развлекательными мероприятиями, учитываются в качестве прочих расходов.
Если по произведенным расходам выделяется НДС и есть подтверждающие документы с выделенным в отдельной строке НДС (счет-фактуры, бланки строгой отчетности), то этот НДС можно отнести на счет 19 и затем направить его к вычету (при условии, что эти расходы относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль).
Проводки по учету командировочных расходов:
Дебет | Кредит | Название операции |
20 (23, 25, 26, 29) | Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности производственного предприятия. | |
Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности торгового предприятия. | ||
Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства | ||
Списаны расходы, связанные с приобретением материально-производственных запасов | ||
Списаны затраты по командировке, связанной с транспортировкой бракованной продукции | ||
91.2 | Командировочные расходы, связанные с отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями | |
Выделен НДС по командировочным расходам | ||
68.НДС | НДС направлен к вычету |
Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.
Удержаны командировочные затраты, не признанные работодателем, из заработной платы работника | ||
50 (51) | Возмещении работником затрат, не признанных работодателем, в кассу или на расчетный счет. |
Если какие-то затраты оплачивает сам работодатель с расчетного счета (например, оплата билетов или проживания в гостинице), то выполняется проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
Оплачены затраты на командировку с расчетного счета работодателя | ||
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Списаны командировочные расходы после сдачи работником авансового отчета и утверждения его руководителем. | |
Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) | ||
68.НДС | НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса». При этом выполняются следующие проводки:
Дебет | Кредит | Название операции |
50.3 | Куплен билет командируемому работнику. | |
50.3 | Билет выдан работнику | |
20, 23, 25, 26, 29 (44) | Списаны расходы на покупку билета | |
68.НДС | НДС по командировочным расходам направлен к вычету |
Пример учета командировочных расходов:
Сотрудник Иванов направляется в командировку на 5 дней, ему выдана под отчет сумма 20000 руб. Суточные у Иванова составляют 1000 руб. При возвращении он предоставляет авансовый отчет с приложенным документами:
- билеты на поезд туда и обратно на общую сумму 8000 руб. (в том числе НДС 1220 руб., как посчитать НДС из суммы смотрим тут), НДС выделен отдельной строкой.
- счет от гостиницы на бланке строгой отчетности на сумму 5000 руб. (в том числе НДС 763 руб.) НДС также выделен отдельной строкой.
Проводки:
Сумма | Дебет | Кредит | Название операции |
Выданы денежные средства под отчет из кассы | |||
Списаны расходы на билеты без учета НДС | |||
Выделен НДС по расходам на билеты | |||
68.НДС | НДС направлен к вычету | ||
Списаны расходы на гостиницу без учета НДС | |||
Выделен НДС по расходам на гостиницу | |||
68.НДС | НДС направлен к вычету | ||
Списаны суточные | |||
Работником возвращены оставшиеся денежные средства в кассу предприятия |