Технология обработки учетных задач
Основные черты современной автоматизированной информационной технологии в бухгалтерском учете: доступ бухгалтера к вычислительной технике, децентрализованная обработка учетных задач на ПК на рабочем месте бухгалтера, изготовление документации персональным компьютером, комплексная интегрированная обработка бухгалтерских задач во взаимосвязи с другими функциональными модулями, электронная почта, Интернет.
На одном АРМе может обрабатываться либо один комплекс учетных задач, либо весь комплекс. В системах ERP возможна обработка одного комплекса на разных АРМах (менеджера и др.). Несмотря на использование различных компьютерных систем бухгалтерского учета, осуществление технологического процесса имеет много общего и включает выполнение следующих этапов: подготовительный, начальный и основной, но выполняемых с разной степени сложности.
Этапы осуществляются в соответствии с «меню» программы, где каждый модуль программы предназначен для выполнения определенных действий. Следует иметь в виду, что состав меню не одинаков в разных программах.
Особое внимание необходимо уделить технике вводу данных первичных документов в машину. В современных технологиях возможны три варианта:
Первый – на экране возникает точная копия первичного документа (экранная форма документа).
Второй – на экране появляется стандартный макет, который используется для ввода различных первичных документов с одинаковым составом реквизитов.
Третий – (и наиболее часто встречающийся) для каждой формы первичного документа разрабатывается в программе свой макет ввода.
Ознакомимся с операциями, выполняемыми бухгалтером при обработке учетных задач на подготовительном, начальном и основном этапах.
Так, на подготовительном этапе бухгалтер заполняет справочники, вводит начальные остатки по счетам, настраивает программу на отчетный период.
Начальный этап – ввод данных первичных документов в ПК (или автоматическое формирование документа компьютером). Программа ввода обеспечивает автоматический ввод постоянных признаков в документ; выполняет автоматические бухгалтерские проводки; дублирование и исправление документа; запись проводок в журнал проводок, а документа – в журнал (регистр) документов.
Основной этап связан с составлением различных отчетов, сводок, группировок их печатью. Отчетные данные могут непосредственно (или через промежуточные программы) выгружаться для передачи в контролирующие органы через систему Интернет.