Порядок проведения инвентаризации

 

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию должен руководитель предприятия либо его заместитель. Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Кроме проверки состояния и наличия имущественных ценностей они имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, а также технических паспортов или другой технической документации.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____" (дата)", что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах и подписаны всеми членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выведенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются в описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются актом о результатах инвентаризации, к которому прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (сличительная ведомость).

Акт о результатах инвентаризации составляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения для отражения результатов инвентаризации.

Акт подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии.

Нормативные документы:

1. Метод указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств( утв. Приказом МФ РФ от 13 июня 1995г. № 49 ).

2. ПБУ 5/01 «учет МПЗ»

3. НК РФ гл. 25 «доходы и расходы»

4. ТК РФ.

Основание для списания разниц:

- инвентарная опись;

- сличительная ведомость

- распоряжение руководителя;

- опись негодных товаров, материалов;

Согласно (2) недостача описывается, проводится административное расследование, определяется естественная убыль и виновные. Излишки – приходуются на доход.

На сумму недостачи прежде всего применяются нормы естественной убыли.

Естественная убыль – устанавливается по некоторым видам товаров и материалов, утверждена инструкциями. Если недостача больше среднего заработка работника, то удержание производится только по заявлению работника или дело передается в суд. (ТК РФ)

Сумма к удержанию определяется за минусом е. убыли и наценок.

- первоначально недостача списывается на счет 94 А « недостача и порча ценностей». Д 94 К 10, 41, 20, 43.

- естественная убыль ……………………………………..Д 25, 44 К 94.

- наценка ( в торговле)………………………………………..Д 42 К 41

- если определено виновное лицо …..……………………….Д 73 К 94

- удержание из з/п…………………………………… Д 70 К 73

- добровольное погашение …………………………..Д 50 К 73

- списаны негодные активы………………………….Д 91 К 41, 43, 10.

- списана недостача по решению суда в случае невиновности……Д 91 К 73

- списана недостача в случае стихий и т.д…………….. Д 99 К 10, 20, 43, 41

- списана недостача на стороннее лицо (Н – р: грабят).Д 76, 60 К 10,20, 43, 41

- недостача неплатежеспособного дебитора ………………………………………….Д 007 на этом счете она числится 5 лет,

Если платежность не появилась……………………………………………………………… Д 91 К 73

Одновременно………………………………………………………………….К 007

- оприходованы излишки……………………………………………………….. Д 10, 01, 43, 41 К 91

 

 

 

Лекция 4: Учетные регистры и формы б/у. (2 часа)

План:

1. Учетные регистры, их виды и формы

2. Порядок записей в учетных регистрах

3. Исправление ошибок в счетных записях и виды ошибок.

1. Учетные регистры, их виды и формы

В практике ведения бухгалтерского учета применяются различные формы учетных регистров, но все их можно сгруппировать по следующим признакам:

 

 

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, табуляграммы.

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные и пронумерованные листы бумаги, предназначенные для записи хозяйственных операций. Графление страниц и содержание реквизитов в каждой книге различны в зависимости от характера записей и назначения регистров. Книга открывается на год. Должны быть пронумерованы и скреплены печатью и подписью руководителя и бухгалтера книги прим. Для синтетического учета – книга покупок, книга продаж, кассовая книга, главная книга.

Карточки – это отдельные разграфленные листы сравнительно плотной бумаги, на которой типографским способом напечатаны нужные реквизиты. Они бывают определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в карточке.

Карточки целесообразно применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В картотеке карточки размещаются по группам. Так, карточки по материалам размещаются по видам материалов, а внутри их – по сортам, размерам и другим признакам. Карточки учета расчетов с подотчетными лицами, с разными дебиторами и кредиторами строят, как правило, по алфавиту. Применение карточек позволяет осуществлять разделение труда работников бухгалтерии, повышать их производительность, широко использовать вычислительную технику для учетных записей.

Свободные листы или ведомости в отличие от карточек несколько больше по размерам, содержат большое количество реквизитов, в них накапливаются в календарной последовательности учетные данные. Их принято называть журналами. Хранятся они в специальных папках, или регистраторах, с закрепляющим устройством, позволяющим легко вкладывать или изымать отдельные листы.

Табуляграммы представляют собой специальные регистры, полученные в результате машинной обработки информации. Содержащиеся в них сведения группируются по определенным признакам с подразделением на итоги разных степеней: частные, промежуточные, общие и свободные. Табуляграммы содержат все необходимые сведения для учета и управления.

По характеру бухгалтерских записей регистры делятся на следующие группы: хронологические, систематические, комбинированные. Хронологическими являются регистры, используемые для последовательной регистрации в них хозяйственных операций. Примером хронологических учетных регистров является специальный регистрационный журнал, который ведется при мемориально–ордерной форме учета. В журнале регистрируются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: указываются порядковый номер записи, ее дата, сумма. Хронологическая запись обеспечивает контроль за сохранностью документов, за правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированный в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

В систематических регистрах хозяйственные операции регистрируются по корреспондирующим счетам. Примером этих регистров являются Главная книга, книги и карточки аналитического учета.

В практике хозяйствования наибольшее применение нашли комбинированные регистры. Они объединяют в себе хронологическую и систематическую записи. В комбинированных регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические систематические записи производятся в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре. К комбинированным учетным регистрам относятся журналы-ордера, ведомости к ним, в которых совмещаются хронологические и систематические записи.

По степени обобщения и объему учетных записей учетные регистры подразделяются на регистры синтетические, аналитические комбинированные. Такое деление объясняется различным назначением в учете синтетических и аналитических данных.

Регистры синтетического учета используются для отражения показателей синтетического учета. Примером такого регистра является Главная книга. Запись в синтетические регистры может производиться ежедневно или ежемесячно.

Регистры аналитического учета используются для отражения показателей аналитического учета. Для построения аналитических регистров по целому ряду счетов на разных предприятиях используются одни и те же типовые формы карточек, которые подразделяются: на карточки количественного учета, количественно-суммового учета, контокоррентные и многографные.

Карточки количественного учета используются для отражения операций только в количественных измерителях. Такие карточки используются для учета товарно-материальных ценностей на складе.

Карточки количественно-суммового учета используются для отражения операций, как в натуральных, так и в денежных измерителях. В них предусмотрены графы для записи сумм и количества.

Контокоррентные карточки используются для ведения учета только в денежных измерителях.

Многографные используются для ведения учета в денежных измерителях по счетам, в которых требуется детализация записей по отдельным слагаемым.

По форме построения учетные регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.

Отличительной особенностью односторонних регистров является то, что графа прихода (дебет) и графа расхода (кредит) размещены на одной стороне. К таким регистрам относятся различные карточки для учета материальных ценностей.

Двусторонние регистры имеют форму счета, т.е. дебетовая часть находится на левой стороне развернутого листа, а кредитовая – на правой.

В многографных формах регистров в дебетовой или кредитовой стороне (чаще дебетовой) данные регистрируются в развернутом виде в разрезе корреспондирующих счетов.

Линейные регистры характеризуются тем, что в них однородную информацию можно записывать по одной строке, и по этой же строке можно записывать дополнительные данные. Так, если по строке показывать начисленную заработную плату, то по этой же строке можно записывать и все удержания.

Шахматные регистры построены по шахматному принципу, при котором каждая записанная сумма характеризует два признака, например: дебетуемый и кредитуемый счет или вид приобретенного материала и источник его приобретения.

4.Порядок записей в учетных регистрах

Факты хозяйственной деятельности, оформление документами, после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для этого информация, содержащаяся в отдельных документах, накапливается, группируется и регистрируется по определенной системе. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих контроль за сохранностью документов и должную информативность отраженных в них данных.

Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для регистрации хозяйственных средств и операций, происходящих с ними. Записи в учетных регистрах производятся на основании предварительно оформленных и обработанных первичных документов и являются важным участком учетной работы, так как от их правильности и своевременности зависят своевременность самого учета, качество и сроки представления бухгалтерской отчетности.

3.Исправление ошибок в счетных записях и виды ошибок.

В процессе учетной регистрации иногда встречаются ошибки, которые необходимо исправить.

Способы исправления ошибок зависят от характера ошибок. Ошибки, встречающиеся в бухгалтерском учете, можно делить по следующим признакам:

А) по причинам возникновения;

Б) значению;

В) месту возникновения;

Причинами возникновения ошибок могут быть переутомление, небрежность работника и неисправность вычислительной техники.

Для предотвращения таких ошибок следует организовать ритмичную равномерную работу; наказать работников, небрежно выполняющих свои обязанности, и проводить периодически профилактические осмотры вычислительной техники.

По значению ошибки бывают:

А) локальные;

Б) транзитные;

Локальные вызывают искажение информации только в том учетном регистре, где они допущены, и не приводят к ошибкам в других регистрах.

Транзитные ошибки переносятся в несколько взаимосвязанных учетных регистров.

По месту возникновения ошибки подразделяются на две группы:

А) ошибки в бухгалтерских проводках;

Б) ошибки, не связанные с проводками.

Ошибки в проводках могут заключаться в неправильной корреспонденции счетов или в неправильной сумме. Ошибки в суммах – самый распространенный тип ошибок в бухгалтерском учете (недописаны нули, пропущены числа и т.д.). Эти ошибки носят, как правило, транзитный характер, т.к. автоматически приводят к ошибкам в подсчетах.

Ошибки в корреспонденции также встречаются довольно часто(в дебет счета отнесена сумма, а в кредит – нет, или наоборот, по синтетическим счетам операция отражена, а по аналитическим – нет).

Методы исправления ошибок:

1. Корректурный - используется для исправления локальных ошибок в первичных документах и накопительных ведомостях. Неправильная запись зачеркивается одной чертой рядом пишется правильная запись и заверяется словами «исправленному верить» с подписью и печатью.

Пример. В накладной имеется запись

Ведро 10 шт. * 10 руб.=100 руб.

Рукавицы 60 шт. * 12 руб. = 720 руб.

Итого 820 руб. (восемьсот двадцать руб.)

Исправленному верить подпись

2. Дополнительная проводка – применяется, если проводка верна, а сумму указана меньше, чем надо. Пишется эта же проводка и недостающая сумма.

Имеется 20-70 100руб.

Должно быть 20-70 250руб.

Следует дать 20-70 150 руб.

3. Красное сторно – применяется в двух случаях:

А) когда проводка верна, а сумма больше, чем надо – в этом случае пишется проводка и лишняя сумма сторнируется.

Имеется 20-70 400руб.

Должно быть 20-70 250 руб.

Следует дать 20-70 150 руб.

Б) когда сумма верна, а проводки нет. Проводка и сумма сторнируются и пишется правильная запись.

Имеется 21-70 400 руб.

Должно быть 20-70 400 руб.

Следует дать 21-70 400 руб.

20-70 400 руб.

Бухгалтерские ошибки исправляются в том отчетном периоде, в котором они обнаружены. Бухгалтер составляет бух. справку по произвольной форме с указанием причин ошибок и производит корректировочные записи в учете и подает новые корректировочные налоговые декларации.