Лекция 3. Пакет прикладных офисных программ Microsoft Office

В настоящее время на большинстве персональных компьютеров используется операционная система Windows для управления компьютером на основе графического пользовательского интерфейса и пакет прикладных программ Microsoft Office для создания деловых документов. Современный документ, как правило, создается на компьютере в виде файла и является элементом «безбумажных» информационных технологий. Далее документ распространяется либо в виде распечатанной бумажной копии, либо в электронном виде на магнитных или оптических дисках, либо передается непосредственно на компьютер потребителя по компьютерной сети. При этом сейчас многие документы могут вообще никогда не существовать в своем «бумажном» варианте.

Существование документа в электронном виде является революционным шагом в развитии информационных технологий. Прежде всего, такой документ легко редактируется и допускает возможность внесения непрерывных динамических изменений без особых затрат на сохранение основного содержания. Электронный документ легко распространяется по компьютерным сетям и практически мгновенно может быть доставлен в любую точку земного шара по сети Интернет. Кроме того, электронный документ в отличие от своего «бумажного» варианта всегда является многослойным «пирогом», где видимая на дисплее компьютера его часть представляет собой всего лишь внешний информационный слой, под которым могут быть спрятаны другие информационные слои, а также слои с командами управления документом на основе графического пользовательского интерфейса среды Windows.

Таким образом, современный электронный документ является динамически изменяемым и управляемым объектом. Благодаря используемому в среде Windows графическому пользовательскому интерфейсу любая часть электронного документа, которую мы видим на экране, также является неким объектом и, следовательно, также может управляться программным путем. Управление электронным документом, созданным в одной из прикладных программ пакета Microsoft Office, может происходить на трех уровнях:

· командами, имеющимися в используемой прикладной программе;

· макросами – программами на языке VBA, записанными Макрорекордером;

· программами на языке VBA, написанными самим пользователем.

В данном пособии рассматриваются вопросы управления и разработки офисных электронных документов, создаваемых в текстовом редакторе Word, электронных таблицах Excel, системе управления базами данных Access на основе внутреннего языка программирования VBA (Visual Basic for Applications), а также гипертекстовых HTML-документов, управляемых на основе языка сценариев VBScript (Visual Basic Script).

Поскольку язык VBA является общим для всех прикладных программ пакета Microsoft Office, то он, естественно, является языком междокументного «общения» и позволяет управлять обменом информацией документам, созданным в разных программах пакета, но связанных решением одной общей задачи, выполняемой разработанной автоматизированной информационной системой.

Создание программ для управления электронными документами на основе языка VBA сейчас называют офисным программированием, так как в данном случае программируется сам деловой документ, а точнее, его управляющая структура, которая обеспечивает всю функциональность электронного документа. Таким образом, программирование в данном случае играет вспомогательную роль – программа просто присоединяется к самому деловому документу, который, естественно, является основой т. н. проекта (терминология VBA) электронного документа.

Изложение материала построено так, что у читателя предполагается общее предварительное знакомство с назначением и возможностями всех основных используемых прикладных программ пакета Microsoft Office: Word, Excel, Access, а также языка программирования Visual Basic, которому впрочем посвящен раздел Приложение, где приводится справочная информация по основным конструкциям, используемыми в приведенных в тексте программах на языке VBA.

Основное внимание в пособии отводится технологии разработки автоматизированных офисных приложений и программируемых электронных документов, созданных в этих прикладных программах на основе языка VBA. Возможности самих прикладных программ Word, Excel, Access и языка Visual Basic здесь обсуждаются только в той мере, как это необходимо для объяснения принципов разработки управляемых электронных документов, созданных в соответствующих прикладных программах.