Системы, организующие электронный документооборот

Как уже говорилось выше, электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать «бесшовное» взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести:

· технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления;

· электронный аналог собственноручной подписи;

· средства передачи данных;

· средства хранения электронной информации.

Перечисленные технологии позволяют подсистемам, выполняющим различные функции, органично дополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет резко повысить эффективность труда госслужащих при работе с документами.

Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.

Основа подобной интеграции – надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов.

Решения Microsoft и партнеров в области электронного документооборота и делопроизводства обеспечивают этот главный стержень дальнейшего развития органа власти, поскольку они позволяют включить в единое информационное поле главную прикладную задачу органа власти – работу с организационно-распорядительными документами.

Схема взаимодействия систем электронного документооборота с единым хранилищем документов органа власти на примере наиболее протяженного цикла обработки документов отражена на рис. 7. Под наиболее протяженным циклом подразумевается случай, когда входящий документ порождает подготовку исходящего документа, включающего анализ архивных документов и внутренних рабочих материалов.

Рис. 5.6. Взаимодействие документооборота с хранилищем документов

Упомянутый на вышеприведенной схеме архив электронных документов формально не относится к документообороту. Однако работа с архивными документами является важным этапом при подготовке новых материалов. Интеграция архива электронных документов в единое информационное пространство органа власти позволит сделать доступ к архивным материалам оперативным и эффективным.

Представленные на рис. 5.6. операции:

· регистрация входящего документа;

· рассмотрение входящего документа;

· регистрация внутреннего или исходящего документа –

являются функциями делопроизводства и документооборота организационно-распорядительных документов. Все эти операции регламен­тированы общегосударственными и ведомственными инструкциями по делопроизводству и выполняются с помощью системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота (сокращенно – САДЭД). Система также автоматизирует операции:

· согласования проекта внутреннего или исходящего документа;

· утверждения внутреннего или исходящего документа;

· рассылки и публикации документов.

Это обусловлено необходимостью использования в вышеперечисленных операциях электронного аналога собственноручной подписи и криптозащиты. Обе эти технологии регламентированы федеральным законодательством и должны проводиться при помощи ПО, имеющего необходимые сертификаты.

Отличие САДД, упоминавшейся в разделе «Автоматизация бумажного документооборота и делопроизводства», от САДЭД заключается в том, что первая система обеспечивает управление потоками бумажных документов, а вторая организует работу с полностью электронными организационно-распорядительными документами.

Остальные отображенные на рис. 5.6. операции:

· подготовка текстов документов;

· поддержка рабочих материалов (информационные документы, справочники, статьи, общие списки, расписания и пр.) и единых шаблонов документов;

· поддержка базы нормативно-справочной информации и руководящих материалов –

оперируют «неофициальными» документами, работа с которыми не регла­ментирована общегосударственными или ведомственными инструкциями. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления данные операции уже выполняются с применением СВТ. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.

Реализация этих задач отводится системе организации коллективной работы, подробнее описанной в разделе «Подсистема обеспечения коллективной работы над проектами документов».