Архивное дело

Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган власти осуществляет архивное хранение собственных документов. Автоматизация этой области деятельности так же играет заметную роль в повышении эффективности работы органов государственной власти и местного самоуправления.

Большинство конкурирующих решений реализуют лишь простое хранение электронных документов. Такой, вполне приемлемый для большинства предприятий подход недопустим для органов власти. Входящая в состав программного комплекса система автоматизации архивного дела позволяет построить юридически корректную систему хранения документов на высоконадежной и масштабируемой платформе Microsoft SharePoint Portal Server и Microsoft SQL Server. Помимо автоматизации процессов архивного хранения документов система обеспечивает тесную интеграцию с ПО архива с САДД.

Система автоматизации архивного дела используется для передачи и приема исполненных документов из системы документооборота на хранение в архив и для следующих операций по формированию и оформлению дел:

1. систематизации документов внутри дела;

2. автоматизированной разбивки дел на тома в зависимости от числа листов документов в деле;

3. оформления дел, включая формирование внутренней описи документов дела и сдаточных описей дел структурных подразделений;

4. автоматизированной регистрации дел и документов в архивном делопроизводстве – создание регистрационных карточек (РК) на дела (единицы архивного хранения) и РК на документы.

Также выполняются такие функции архивного дела, как просмотр электронных образов документов дела, ручная регистрация дел и документов, не зарегистрированных ранее в системе автоматизированного делопроизводства, составление номенклатуры дел с использованием следующих возможностей:

5.создание номенклатуры дел подразделения на основе ранее введенной номенклатуры;

6.создание сводной номенклатуры дел организации на основе ранее введенной номенклатуры;

7.копирование требуемых заголовков номенклатуры дел в указанное подразделение из номенклатуры дел других подразделений.

Автоматизация архивного дела подразумевает выполнение следующих операций:

· формирование номенклатуры дел путем загрузки информации из заранее подготовленного файла установленного формата;

· группировку дел в пределах фонда, использование хронологически-структурной схемы систематизации дел;

· экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения на основе принятых критериев; выделение дел к уничтожению;

· учет и контроль движения дел и документов; ведение карты-заместителя на выданные дела и документы;

· формирование отчетных форм (номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, сдаточных описей дел структурных подразделений и т.д.) в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

При составлении номенклатуры дел поддерживается возможность выбора из типового или ведомственного перечня статей хранения.

При передаче дел в архив на каждое дело заводится карточка с указанием реквизитов архивного хранения (даты открытия и закрытия дела, заголовка дела, количества листов и т.д.). В учетную карточку вносятся реквизиты, связанные с систематизацией документального фонда.

В процессе архивного хранения отслеживаются все перемещения, выдача на руки, возврат, выбытие дел и документов. При этом поддерживается возможность оперативного контроля возврата дел и документов, выданных на руки.

Отдельный режим поддерживает процедуру просмотра информации о движении документа в системе автоматизированного документооборота. Система поддерживает атрибутивный поиск как по реквизитам дел, так и по реквизитам документов.

Реализация электронного документооборота