Делопроизводство в Древней Руси

Сохранившиеся до наших дней письменные источники Древнерусского государства, датированные 911-1015гг нашей эры свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для торговых (купеческих) кораблей.

В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты уставные, купчие, жалованные; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначились места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документа называлось ларем, а лицо, ответственное за его хранение - ларником. Часто само хранение документа в храме придавало ему юридическую силу. Центрами ведения документации были гостиные дворы (смоленские, немецкие), а также монастыри.

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, процедура подготовки документов: черновик-редакция-беловик, а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать их подделке в политических или лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца 14 века основным материалом для письма на Руси был пергамент, называемый в документах "хартией" или "телятиной" (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа).

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной 3,5 вершка (15-17см).Документ имел форму столбца (столпа): один лист пергамента подклеивался к другому узкой стороной. Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи.

Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к 14 веку стала использоваться лишь точка в конце предложения.

Таким образом, в Древнерусском государстве постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства.

1.2. Система приказного делопроизводства

Система государственного делопроизводства начала формироваться в период создания русского централизованного государства - с середины 15 века. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись и его административные задачи. Отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места - избы или приказы. Деятельность приказов (Большой казны, разрядного, посольского, тайных дел, разбойного, холопьего, сибирского и др.) определялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно - по мнению исследователей в 17 веке функционировало от 40 до 70 приказов.

Приказ возглавлял приказной судья, в его ведении находилось 1-3 дьяка (к концу 17 века - от 6 до10 дьяков). В ведении дьяков были подьячие, которые делились на "старых", "средней руки" и "молодых". В крупных приказах подьячие объединялись в столы, или повытья. Деления на столы производились не по роду дел, а по территориальному принципу.

Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в приказ челобитные, доклады, доношения, хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим средней руки доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались большим доверием. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому наказанию - их били батогами, лишали жалования.

В ведении приказов находились воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу - и помощников - меньших воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба имела подразделения - столы.

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях.

В 15 веке дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран. Со второй половины 17 века стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Благодаря сочетанию железистых чернил и тряпичной бумаги текст был особенно стойким и почти не выцветал - документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма до второй половины 19 века служили гусиные перья, затем - металлические.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться столбцовая форма документа. Важные государственные акты были больших размеров, например, Соборное уложение 1649г. насчитывает 309м.

Текст писался только с одной стороны, документы хранились в свитках или рулонах, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они ранились просто в сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, а склейка была недостаточно прочной, что приводило к быстрому изнашиванию документа. Столбцовая форма документа была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это 4 листа бумаги, сложенные пополам и прошитые нитками, не имеющие переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. В форме книг велись списки, финансовые, учетные и регистрационные записи. Известно более 300 разновидностей книг.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата, обозначение автора и собственно содержание документа составляли сплошной текст.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве состояла из следующих этапов: поступление документа; передача его на рассмотрение; подготовка дела к докладу; рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение.

Юридическую силу документ получал после "приписи" (подписи) дьяка. Она была весьма своеобразной: если документ состоял из нескольких листов, дьяк "приписывал" документ, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа - это было узаконено Судебником в 1550г. в целях предохранения документа от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые произошло обособление оконченных дел от текущих. Документы уже начали храниться и в шкафах и запирались на замок.

Уложение 1646г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему установилось внешнее единообразие деятельности приказов.

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине 17 века стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частноправовых актов.