Хранение документов и процедура их изъятия.
В практической деятельности бухгалтерия создает и обрабатывает большое количество документов. Для быстрого их поиска осуществляется классификация документов и группировка их в дела по определенным признакам.
Делом называют совокупность документов, сформированных по названиям (акты, приказы и т.д.) и оформленных по утвержденным правилам в твердую обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив предприятия. В небольшой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность от света и пыли. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность дел (расположение) на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего хранения. Обработка дел для архива включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи дел с постоянными долговременным сроками хранения.
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в Основных правилах работы ведомственных архивов (приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г № 263 и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.).
Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Сдача дел из структурных подразделений в архив организации проводится по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно.
Персональная ответственность за соблюдение условий и порядка хранения бухгалтерских документов лежит на руководителе организации и главном бухгалтере.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Невостребованные подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки) хранятся до 50 лет, личные дела (заявления, копии личных документов, листки по учету кадров) — до 75 лет.
Для организации работы по уничтожению документов создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивный орган организации получает разрешение на уничтожение документов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд РФ. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.
С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, заверить своей подписью, печатью).
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.