Хранение документов и процедура их изъятия.

 

В практической деятельности бухгалтерия создает и обрабаты­вает большое количество документов. Для быстрого их поиска осу­ществляется классификация документов и группировка их в дела по определенным признакам.

Делом называют совокупность документов, сформированных по названиям (акты, приказы и т.д.) и оформленных по утвержденным правилам в твердую обложку. Дела считаются заведенными с мо­мента включения в них первого исполненного документа. Они фор­мируются в структурных подразделениях и хранятся в них до пере­дачи в архив предприятия. В небольшой фирме дела хранятся сек­ретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохран­ность от света и пыли. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каж­дого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последователь­ность дел (расположение) на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Завершающий этап работы с документами в текущем делопро­изводстве - обработка дел для последующего хранения. Обработка дел для архива включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи дел с постоянными долговременным сроками хранения.

В структурных подразделениях документы находятся в оператив­ной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми доку­ментами завершается в начале нового календарного года. По исте­чении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требова­ниями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в Основных правилах работы ведомственных архивов (приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г № 263 и Перечень типовых уп­равленческих документов, образующихся в деятельности организа­ций, с указанием срока хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.).

Организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам орга­низации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сдача дел из структурных подразделений в архив организации проводится по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учрежде­ния. Эта работа должна проводиться ежегодно.

Персональная ответственность за соблюдение условий и поряд­ка хранения бухгалтерских документов лежит на руководителе орга­низации и главном бухгалтере.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее пяти лет после от­четного года, в котором они использовались для составления бух­галтерской отчетности в последний раз.

Невостребованные подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки) хранятся до 50 лет, личные дела (за­явления, копии личных документов, листки по учету кадров) — до 75 лет.

Для организации работы по уничтожению документов создают­ся экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники струк­турных подразделений под председательством одного из руководя­щих работников организации, а также представители архивного уч­реждения. Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивный орган организации получает разрешение на уничтожение документов, ко­торые не подлежат передаче в Архивный фонд РФ. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем орга­низации.

Согласно Положению о документах и документообороте в бух­галтерском учете изъятие первичных документов, учетных реги­стров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, проку­ратуры и судами на основании постановления этих органов в со­ответствии с действующим уголовно-процессуальным законода­тельством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произ­водящих изъятие, соответствующие должностные лица предприя­тия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с ука­занием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподши­тые, непронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сде­лать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, заверить своей подписью, печатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в ра­боте комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны. Результаты работы комиссии оформляются актом, кото­рый утверждается руководителем организации. Копия акта направ­ляется вышестоящей организации.