Створення звіту за допомогою майстра

1) Скористатися відповідним ярликом на вкладці Отчеты вікна БД або у діалоговому вікні Новый отчет вибрати елемент Мастер отчетов. Тут же можна вибрати джерело даних, проте, як і при роботі з майстром форм, це можна буде зробити на першому кроці майстра;

2) Вибрати усі поля, дані яких повинні відображатися у звіті;

3) (Мал. 4.) Якщо у звіті братимуть участь поля зв’язаних таблиць, то програма автоматично групує дані відповідно від встановлених зв’язків. Якщо ж потрібно додати рівні групування або змінити їх, то на другому кроці майстра можна ці зміни внести. Вибраний майстром спосіб групування можна змінити, якщо додати або знищити якесь поле або змінивши порядок групування даних за допомогою кнопок Уровень. Кнопка Группировка відкриває діалогове вікно Интервалы группировки, у якому можна змінити інтервали групування відповідних полів. Для числових полів можна задати групування по десятках, сотнях, тисячах та інше. Для текстових – групування може здійснюватися по введеній першій букві або декількох буквах (мал. 5). При виборі стандартного значення Обычный в одну групу об’єднуються записи, у яких у заданому полі є однакові значення.

4) (Мал. 6.) Програма автоматично сортує дані в тих полях, де здійснюється групування. Якщо потрібно відсортувати дані і у інших полях, тоді на наступному кроці майстра слід вказати назви цих полів та порядок сортування. Якщо у сортуванні беруть участь числові поля, то у цьому діалоговому вікні буде знаходитися кнопка Итоги, яка дозволяє відкрити інше діалогове вікно (мал. 7), де можна задати спосіб обчислення підсумкових значень для числових полів, де відобразяться всі числові поля, що беруть участь у звіті. При обчисленні можна використати такі групові операції як сумування, знаходження мінімального або максимального значення, обчислення середнього арифметичного. У звіті можуть відображатися дані з підсумками або лише підсумкові значення, а також передбачена можливість обчислення відсотків.

 

Мал. 4.

 

5) (Мал. 8.) Вибрати спосіб подання даних у звіті:

- ступенчатый – дані розміщуються відповідно до рівнів групування, утворюючи “східці”;

- блок – дані розміщуються блоками;

- структура 1 та структура 2 – ступінчасте розміщення даних з перекриттям;

- по левому краю1 та по левому краю 2 – вирівнювання даних усіх рівнів по лівому краю.

Мал.6.

Мал. 7.

Тут же можна задати орієнтацію сторінки та задати оптимальну ширину полів, щоб дані розмістилися на одній сторінці.

6) (Мал. 9.) Підібрати стиль оформлення звіту.

7) Присвоїти звіту ім’я та вибрати один із способів продовження роботи після завершення роботи майстра: перегляд звіту або зміна макету звіту у режимі конструктора.

 

Мал. 8.

Мал. 9.