Документальное оформление и бухгалтерский учет начисления заработной платы. Учет оплаты труда за неотработанное время.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной пла­ты используют унифицированные формы первичных учетных доку­ментов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (фор­ма № Т-1) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику (работникам) под распис­ку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о при­еме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открыва­ется лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об оконча­нии учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в нало­говом органе и других документов, предусмотренных законодатель­ством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утвержда­ется приказом (распоряжением) руководителя организации или упол­номоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работни­ку (ф. № Т-6) применяется для оформления и учета от­пусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными акта­ми организации, трудовым договором (контрактом). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и произ­водится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (ф. № Т-7) предназначен для отражения сведе­ний о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков ра­ботникам всех структурных подразделений организации на ка­лендарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-8) применяется для оформ­ления и учета увольнения работника (работников). Заполняются ра­ботником кадровой службы, подписываются руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (ра­ботникам) под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лице­вом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудово­го договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о поощрении работника при­меняется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая за­пись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабоче­го времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначе­на для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а ф. № Т-13 - только для учета использования рабочего вре­мени. При использовании ф. № Т-13 оплату труда начисляют в лице­вом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждо­му из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверх­урочной работы.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работ­ников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений за­работной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разно­го рода оплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к вы­даче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содер­жатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежа­щих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.

На каждого работника открывают лице­вые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходи­мые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.