Ревизия сохранности основных средств
Прежде всего при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:
1) качество осуществления инвентаризаций;
2) своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов;
3) достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии;
4) наличие основных средств.
При проверке качества осуществления инвентаризаций проводится документальный контроль:
- соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;
- порядка подведения итогов инвентаризаций;
- решении по урегулированию выявленных расхождений;
- правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.
При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.
В первом случае происходит проверка:
- приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц;
- договоров о материальной ответственности.
Во втором случае происходит проверка:
- наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;
- наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;
- работы охранных систем.
При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документальный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств, при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Главной книги, данные первичных документов и технической документации - с данными инвентарных карточек.
При проверке наличия основных средств осуществляется фактический контроль и составляются:
- опись имеющихся в наличии основных средств;
опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспортах средств;
- опись имеющихся в наличии арендованных средств;
- опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;
- сличительные ведомости.
По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответствующие выводы, в зависимости от которых даются необходимые рекомендации.
Выборочная проверка документального оформления учета основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение правил ведения картотеки или инвентарных книг. В ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.
Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полученную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.
Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных инвентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) устанавливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:
- проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;
- сменились материально ответственные лица;
- установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- произошло стихийное бедствие.
При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю за изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на правильность организации, проведения инвентаризации, полноту, достоверность и точность данных о фактических остатках основных средств правильность указания отличительных признаков основных средств а также правильность оформления результатов инвентаризации, наложенных взысканий и изменений (корректировок), внесенных в учетные формы и регистры.
Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвентаризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
До начала инвентаризации оформляется приказ, в котором указываются сроки ее проведения, определяется состав инвентаризационной комиссии, назначается ее председатель.
Во время инвентаризации основных средств члены ревизионной комиссии (ревизор) заполняют опись формы № ИНВ-1, где проставляют инвентарный номер, наименование объекта основных средств. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, модернизации, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то его вносят в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
В инвентарной описи проставляются фактические данные о наличии объектов основных средств и учетные данные. Фактические данные проставляются непосредственно при инвентаризации, учетные данные выводятся на день инвентаризации на базе данных на 1-е число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации.
На машины, оборудование и транспортные средства ведется отдельная опись, куда заносятся следующие данные: заводской инвентарный номер, организация-изготовитель, год выпуска, мощность. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и прочие объекты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности этих объектов.
Отдельные описи составляются на арендованные основные средства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. В последнем случае дается ссылка на документы, подтверждающие принятие объектов на ответственное хранение. Описи должны быть подписаны ревизионной комиссией (ревизором) и материально ответственным лицом.
Основные средства могут быть в наличии, а эксплуатация может не осуществляться или быть затруднена в результате их плохого технического состояния или некомплектности. Поэтому одновременно с проверкой наличия основных средств необходимо проверить их техническое состояние. Такую работу выполняют обычно члены ревизионной комиссии — инженер-механик и специалист по учету.
В ходе инвентаризации нужно выяснять, на всех ли объектах основных средств имеются инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Особое внимание следует обращать на хранение бездействующих и находящихся в резерве машин и механизмов. Такие объекты основных средств нередко остаются без присмотра под открытым небом, ржавеют, разукомплектовываются.
Важно определить, все ли основные средства закреплены за материально ответственными лицами. Так, в строительных организациях строительные машины и механизмы часто перемещаются с одной строительной площадки на другую, от одного объекта строительства к другому. В этих случаях перемещаемые основные средства переходят от одного материально ответственного лица к другому. Необходимо убедиться в своевременном документальном оформлении материальной ответственности.
Комиссия проверяет также наличие документов, подтверждающих нахождение зданий, сооружений, другой недвижимости, земельных участков, водоемов и иных объектов природных ресурсов в собственности организации. Ревизор должен помнить, что капитальные вложения в многолетние насаждения, коренное улучшение земель включаются в состав основных средств ежегодно в сумме затрат, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ.
44. Оформление результатов инвентаризации основных средств.
Важной задачей ревизии основных средств является проверка сохранности основных средств и правильности их отражения в бухгалтерском учете. В процессе ревизии проверяют документальное оформление и своевременность отражения в учетных регистрах поступления, перемещения и выбытия основных средств, достоверность отражения операций по реализации ненужного и излишнего оборудования.
При инвентаризации основных средств проверке подлежит следующее:
1. Техническое состояние основных средств и их пригодность к дальнейшей эксплуатации.
2. Правомерность отнесения имущества к основным средствам и их использование по назначению.
3. Правильность формирования инвентарного объекта основных средств. Инвентарным объектом признается:
- объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
- отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций;
- обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющий собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.
Например, по группе основных средств "Здание" инвентарным объектом являются отдельное здание, наружные постройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, склады, гаражи и т.п.; по группе основных средств "Вычислительная техника и оргтехника" - машина, укомплектованная всеми приспособлениями и принадлежностями, необходимыми для выполнения возложенных на нее функций, и не являющаяся составной частью другой машины; по группе основных средств "Транспортные средства" - отдельный объект со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему.
4. Наличие актов (накладных) приемки-передачи и правильность их оформления. Акт оформляется комиссией при поступлении основных средств на каждый объект в одном экземпляре. При передаче основных средств в аренду акт составляется в двух экземплярах. Общий акт может быть составлен, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственное хранение одного и того же лица. Акт утверждается руководителем организации. На основании акта и приложенной к нему технической документации (паспорт, чертежи) делается запись в инвентарной карточке.
5. Наличие инвентарных номеров и карточек по установленной форме и правильность их заполнения. Инвентарные карточки составляются по каждому инвентарному номеру в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатации в одном календарном месяце. В инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту, в том числе результаты переоценки. Данные инвентарных карточек сопоставляются с учетными данными.
По арендованным основным средствам проверяется наличие копий инвентарных карточек, переданных арендодателем, или инвентарных карточек, открытых арендатором.
6. Наличие подтверждающей документации на основные средства - свидетельство о государственной регистрации на объекты недвижимости, договоры аренды, разрешение собственника имущества на субаренду, передаточный акт и др. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение (восстановление).
По завершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную ведомость формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений вносят во все экземпляры описей.
При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией (ревизором) объектов, не поставленных на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета нет данных или указаны неправильные данные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
При выявлении отклонения данных о фактическом наличии основных средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы № ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии и их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объектов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами. На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные), составляются отдельные сличительные ведомости.
По каждому факту выявления несоответствия между фактическими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.
Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности основных средств. В нем на основании составленных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию излишков и т.д.
Выявленные недостачи основных средств подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих основных средств ревизионная комиссия (ревизор) тщательно проверяет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего порядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих основных средств, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.
Задача №22
Организация передала инкассаторам банка денежную выручку в размере 300 000 руб. На следующий день на расчетный счет банка поступило 290 000 руб. Бухгалтер сделал следующие записи:
Д 76-1 - К 50 -300 000 руб.;
Д 51 - К 76-1 - 290 000 руб.
Попытки бухгалтера добиться зачисления на расчетный счет недостающей суммы не привели к достижению результата. Бухгалтер написал служебную записку на имя руководителя организации и сделал запись:
Д 91-К 76-1-10 000 руб.
На служебной записке руководитель организации поставил резолюцию: «Юристу организации принять меры к возвращению денежных средств». Претензионная работа, проведенная юристом, дала результаты: денежные средства поступили на расчетный счет через 90 дней.
Бухгалтер сделал запись:
Д 51-К 91-10 000 руб.
Ревизор, изучив договор на инкассаторское обслуживание, обнаружил, что в разделе «Ответственность» нет обязанности банка уплатить организации процент за каждый день просрочки перечисления денежных средств. В акте ревизор оценил ущерб, причиненный организации, следующим образом:
10 000 руб. х 24% (учетная ставка Банка России): 100% : 365 дн. х 90 дн. = 592 руб.
Кроме того, в акте было обращено внимание на неправильное использование счетов бухгалтерского учета.
1. Напишите правильные бухгалтерские проводки.
2. Какими нормативными документами пользовался ревизор для оценки ущерба? Оцените правильность применения данного расчета и его правомерность.
3. Какими первичными документами оформляется передача денег в банк через инкассатора?
Решение:
1. Должны быть сделаны следующие проводки:
Д 57 «Переводы в пути» - К 50
- 300 000 руб.- передача кассиром денежной выручке инкассаторам банка.
Д 51 – К 57 «Переводы в пути»
- 290 000 руб.- поступление денежных средств на расчетный счет:
Д 94 – К 57 «Переводы в пути»
- 10 000 руб. – служебная записка подписана руководителем предприятия.
Д 51 – К 94
- 10 000 руб. – денежные средства возвращены банком.
2. Порядок урегулирования претензий по выявленным недостачам, излишкам или уплате за просрочку перечисления денежных средств определяется договором, заключенным с банком на расчетно-кассовое обслуживание (Положение ЦБР от 9 октября 2002 г. N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации").
Но все равно в данном случае организация может потребовать через суд, чтобы банк возместил ей ущерб за неправомерное пользование чужими денежными средствами на основании ст. 395 ГК РФ.
Статья 395. Ответственность за неисполнение денежного обязательства
1. За пользование чужими денежными средствами вследствие их неправомерного удержания, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате либо неосновательного получения или сбережения за счет другого лица подлежат уплате проценты на сумму этих средств. Размер процентов определяется существующей в месте жительства кредитора, а если кредитором является юридическое лицо, в месте его нахождения учетной ставкой банковского процента на день исполнения денежного обязательства или его соответствующей части. При взыскании долга в судебном порядке суд может удовлетворить требование кредитора, исходя из учетной ставки банковского процента на день предъявления иска или на день вынесения решения. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.
Но формула для расчета использовалась не совсем верная. Следует использовать следующую формулу:
10 000 руб. х 24% (учетная ставка Банка России): 100% : 360 дн. х 90 дн. = 600 руб.
3. Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка - инкассаторов.
При передаче денежных средств через инкассаторов с банком заключается соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их.
При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:
- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).
Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка:
Д 57 «Переводы в пути» - К 50 - денежные средства из кассы сданы инкассатору.
Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:
Д 51 - К 57 «Переводы в пути» - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.
То есть используются следующие документы:
- расходный кассовый ордер;
- квитанция банка о приеме наличных денег;
- копия сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассаторам.