Информационные потоки в электронном офисе

 

Как известно, информация гораздо лучше усваивается, если вос­принимать ее сразу несколькими органами чувств. По данным науч­ных исследований, человек запоминает:

• около 20 % услышанного;

• около 30 % увиденного;

• более 50 % того, что видит и слышит одновременно.

В электронном офисе разнообразные технические средства обес­печивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных и изображений (в статике и динамике).

Следовательно, че­ловек может максимально использовать свои чувства восприятия (слух, зрение), а также тактильные и механические воздействия (ко­гда идет работа в виртуальном киберпространстве-компьютерная философия, второй мир).

Развитые информационные потоки обеспечивают возможность организации не только электронных диалогов, но и полилога, т.е. широкого обмена информацией с несколькими источниками или парт­нерами.

Интертекст ~ взаимодействие между текстами - приводит к возникновению новых идей и образов, поскольку сопоставление уси­ливает информационную выразительность текста, выявляет приобре­тения и обнажает противоречия.

Компьютер (как компонент инфор­мационных сетей) становится важнейшей составной частью глобаль­ного полилога, нового динамизированного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профес­сионального стиля работы.

Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко со­кратить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения за­дачи в процессе взаимодействия с компьютером. Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы.

И это еще один результат построения электронного офиса, дающий до сих пор невозможный эффект: групповое взаимодейст­вие, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Потоки речевых сообщений и бумажных документов

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного инфор­мационного насыщения рабочих мест в офисе.

Усложнение и усиле­ние динамики функционирования хозяйственных объектов экономи­ки вызывают необходимость получения и обработки множества по­токов информации из множества различных источников.

 

 

Оказалось, что особенности формальных и неформальных отно­шений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокра­щению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов. Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятии) -- потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цепь, которая ставится при построении информаци­онной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На рис. 1.3 показаны те информационные потоки (речь, изобра­жение, текст, данные), которые должны интегрироваться на автома­тизированном рабочем месте (АРМ) в офисе.

 

Рис. 1.3. Интеграция информации на АРМ в офисе

Речевые сообщения. Речевые сообщения возникают при вер­бальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне, через телефонную сеть.

Телефон как важнейшее средство вербальной коммуникации со­вершенствуется. Его функции значительно расширились с момента начала эксплуатации в 1878 г.

В настоящее время телефонная систе­ма связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение, а также осуществляет коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами.

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны. Помимо основной функции телефон выступает в роли:

• автоответчика;

• определителя номера звонящего абонента (в том числе с сооб­щением о номере голосом);

• средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородних сетях;

• блока защиты номера телефона от его определения внешним абонентом;

• устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов.

В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, ча­сов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и т.д.

Телефоны используются в сетях с цифровыми (дискретными) или аналоговыми автоматическими телефонными станциями (АТС). Цифровые АТС, как правило, обеспечивают лучшее качество и есте­ственность речевых сообщений. В телефон может быть встроена возможность радиоприема сигналов, что позволяет подключать и ис­пользовать его без проводов, а также перемещать внутри офиса.

Наконец, портативный телефон приобрел подлинную мобиль­ность, поскольку он позволяет говорить с абонентом из автомобиля, с корабля или самолета. Для этих целей используется сотовая связь. Слабый сигнал радиотелефона сотовый приемопередатчик принима­ет, усиливает и передает другому приемопередатчику. Создается об­щее электромагнитное поле в районе действия сотовой связи, которое активизирует телефон абонента, если абонент находится в допусти­мой зоне близости. Дополнительные возможности для преодоления неудобства, связанного с занятостью и перегруженностью линий, обеспечивает услуга коротких речевых сообщений (SMS - Shot Messages Service), которая в последнее время дополнилась возможностью обмена не только текстовыми сообщениями, но и изображениями (EMS - Enhanced Messages Service, сервис расширенных сообщений). В последнее время стала активно развиваться новая услуга - бес­проводной Интернет. Подключение к сети Интернет через портатив­ные компьютеры теперь стало возможным с совместным использова­нием мобильных телефонов благодаря внедрению протокола WAP (Wireless Application Protocol).

Бумажные документы. Они поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений.

Нормативная ценность бумажных докумен­тов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли сле­дует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумаж­ными. Реально используются все возможные каналы передачи бу­мажных сообщений и их комбинации.

Развитием фототелеграфа стала факсимильная связь. Термин "факс" (лат. fax simile - сделай подобное) означает точное воспроиз­ведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи).

Факсимильный аппарат передает и принимает документальные фак­симильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из эле­ментов, значение которых связано с передаваемым сообщением. Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках, а также последовательно строки сообщения и "сворачивает" их в изображение на бумаге.

Факсимильные аппараты по мере совершенствования приобрета­ют возможность передачи в цветном изображении высококачествен­ных графических изображений (а также подлинных подписей доку­ментов со всеми их особенностями).

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Сканирование посредством специального устройства сканера (англ, scan - поле зрения) позволяет преобразовать документ в циф­ровую форму и передать в память компьютера.

При этом нельзя "от­делить" текст документа от носителя и манипулировать элементами текста (буквами, словами): весь текст рассматривается как единица хранения информации со всеми атрибутами документа (графическое изображение, оттиски штампов и печатей, подписи). Чтобы "отде­лить" текст (изображение) от бумажного носителя, используются так называемые читающие устройства (автоматы). Они распознают и считывают печатные и рукописные тексты, однако имеются ограни­чения по надежности и точности распознания.

Копирование документов в офисах с помощью так называемых ксероксов (лат. xerox — сухой, антипод мокрых процессов копирова­ния в фотографии) приобрело массовый характер. При этом обеспе­чиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования; изменение масштаба (уменьшение, увеличение) изо­бражений; компоновка изображения электронным образом из не­скольких исходных фрагментов с их увеличением или уменьшением.

Электронные информационные потоки

Из разнообразных источников в электронный офис поступает масса сообщений. Сотрудники офиса порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения, поэтому в офисе имеются развитые средства приема-передачи электронных информа­ционных потоков.

Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, ко­торые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом в офисе могут быть введены в компьютер после сканирования бу­мажные документы. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого пре­образователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, ко­торое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку (рис. 1.4).

 

 

Электр.обработка док-в Проектирование док-в Редактирование и печать Базы данных и знаний Электронная почта архив

Копии Док-в

Наборно-печатное и брошюровочное оборуд-е

Книги и брошюры

телефон

Бумаж. Док-ты

речь

 

 

Рис. 1.4. Электронные потоки информации в офисе

Функции обработки определяются параметрами компьютера и могут быть очень насыщенными. Компьютеры в процессе развития преобразуются в аудио- и видеокомпьютеры, которые обладают спо­собностью работать с мультимедийными средами, т.е. с информаци­ей комплексного вида (от текста и речи до статических и динамиче­ских изображений).

Для завершения работы с документами в офисе может быть уста­новлено компактное наборное и печатающее оборудование с воз­можностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию - высококачест­венные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т.п.

Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Ее возможности обеспечивают возмож­ность передачи как коротких алфавитно-цифровых сообщений, так и деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотогра­фий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Отправитель сообщения использует специальную программу элек­тронной почты и создает специальным образом отформатированный файл своего сообщения. Это сообщение можно видоизменять, пользу­ясь специальным редактором электронной почты. В процессе подго­товки сообщения в него включается один (или несколько) адрес полу­чателя сообщения. Поскольку получатель может отсутствовать или он может заниматься важной работой и не хочет отвлекаться, то сообще­ние направляется в специальный электронный почтовый ящик, созда­ваемый на основе компьютера - почтового сервера. Получив сообще­ние, сервер помещает в почтовые ящики адресатов метки о том, что в их адреса получено сообщение. Потенциальный адресат, приступив к работе на своем компьютере, просматривает свой "электронный поч­товый ящик". Если сообщения поступили, то он запускает свою про­грамму электронной почты и переписывает полученные сообщения на жесткий диск своего компьютера.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу без­бумажных почтовых отношений и фактически является системой подго­товки, сбора и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.

Особенности электронной почты:

• массовая услуга пересылки документальных сообщений на безбумажной основе;

• очень быстрая, практически мгновенная передача сообщения на любые расстояния;

• защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты;

• независимость от времени, ибо не требуется присутствие на месте получателя, как это, например, необходимо при передаче телефонных сообщений;

• возможность отправления сообщения одновременно нескольким адресатам, что существенно облегчает подготовку исходной информации, особенно снижая затраты на ее "упаковку".

Электронная почта, поглощая все возможности почты и телеграфа, отчасти факсимильной связи, предоставляет благодаря своему быстродействию совершенно новые информационные услуги, в том числе услуги по проведению коллективных телеконференций.

Электронные конференции организуются по различным темам на основе создания коллективных файлов общего доступа. В эти файлы участники телеконференции вносят информацию, с их точки зрения представляющую интерес для других пользователей (некоторого неформального коллектива), или пользователи считывают информа­цию, введенную другими пользователями. Таким образом, осуществляется распределенное во времени информационное общение между членами этого коллектива, а в рамках этого общения обсуждаются различные проблемы. Электронные конференции пригодны не только для научно-технических коммуникаций, но и для деловых, органи­зационных совещаний.

Важной особенностью телеконференций является их асинхронность, совершенно свободный и добровольный характер взаимодей­ствия участников. При этом следует подчеркнуть, что телеконференции по электронной почте - это общение через написанные тексты. Формальный вербальный язык и фиксация всех сообщений в системе телеконференций обеспечивают и строгую документальную основу общения, и учет интересов общающихся людей.

Система информационного обмена "телекс". Эта информаци­онная система позволяет подготавливать и автоматически пересылать огромные потоки информации различным абонентам. В данной системе подготовки текстов с помощью терминалов, оборудованных высококачественными дисплеями, массив передаваемой информации запоминается в памяти системы. Затем через специальную аппаратуру передачи данных подготовленный массив пересылается абоненту или принимается от него.

3. Телевизионные системы и видеоконференции

Телевидение вошло в повседневную жизнь как "видение на рас­стоянии" и стало массовым явлением. Идеи построения телевизора путем преобразования элементов изображения в последовательность электрических сигналов (анализ изображения) с последующей пере дачей их по каналам связи в пункт приема, где осуществляется об­ратное преобразование (синтез изображения) из "точек" в движущуюся картину, были выдвинуты в конце XIX в. португальским уче­ным А. Ди Пайва и российским ученым П.Н. Бахметьевым. Разработ­ка практических решений и начало использования телевидения связаны с именами В.К. Зворыкина и Ф. Франсуорта (США). Регу­лярное телевещание в нашей стране началось в 1939 г.

Телевидение широко используется в качестве системы массовой информации и поставляет своим многочисленным пользователям политическую, культурную, познавательную, учебную и экономическую информацию. Даже обычное эфирное вещание и раскрытие картины жизни стран мира представляют большую ценность для де­ловой жизни стран планеты и открывают перед ними колоссальные возможности. Сообщения о катастрофах и землетрясениях, войнах и эпидемиях, политических переворотах и болезнях лидеров мгновенно отзываются на фондовых биржах, переговорах, сделках. Но к этой информации можно еще добавить массу подробностей и фактов, провести анализ и дать прогноз последствий, раскрыть статистику влия­ния различных факторов на деловую жизнь и многое другое.

Телевидение все шире входит в экономику и предпринимательство и используется для различных производственных целей, например охранного слежения и идентификации. Оно обладает большими возможностями и огромным потенциалом развития. Следующий этап развития - интерактивное телевидение на основе цифровых телеви­зионных технологий.

В человеческом обществе объединение людей в некоторый коллектив при решении сложных задач всегда ведет к синергическим эффектам, поэтому для общения и его развития создаются все более совершенные системы. Конечно, технические системы не заменят неформального человеческого общения, однако они позволяют соз­дать эффект присутствия и активизации творческой деятельности.

Несомненно, телефон как средство общения был и остается замечательным средством. Видеофон или видеотелефон - следующий этап, когда добавляются возможности не только речевого, но и визуального, невербального общения. Появление компьютеров и средств телеобработки информации создало условия общения через совместный труд по обработке информации при совместном проектировании и моделировании. Пересылая друг другу персональные сообщения и модифицируя общие массивы данных, участники, например, совместного проекта целенаправленно и эффективно общаются между собой. Несомненно, что электронная почта и факсимильная связь также вносят свой вклад в развитие средств общения.

Сочетание уже известных и новых методов общения в современных технических системах позволяет по-новому поставить вопрос общения, создавая атмосферу, близкую к реальности.

Видеоконференции представляют собой одну из новейших информационных технологий организации дистанционного визуально­го группового общения, проведения совещаний, обучения. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя не толь­ко видеть, слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, слайды, движущиеся видео­изображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. При этом могут быть организованы специальные видеопередачи участникам конференций из мест, где происходят информационно насыщенные действия: экономические форумы и симпозиумы, обсуждения проектных решений и многое другое.

Удобство нахождения и плотная информационная насыщенность происходящего, возможность в любой момент вмешаться в ход происходящего или высказаться по мотивам голосования, несомненно, активизируют творческую деятельность участников, давая эффект, близкий к эффекту участия в реальной конференции.

Видеоконференции на основе телеконференц-связи должны обеспечить иллюзию присутствия в неком "виртуальном дискуссионном пространстве" для множества лиц, участвующих в обсуждении. Для этого необходимо объединить в интегральный комплекс телевизионные видеокамеры, видеомагнитофоны, передающие видеокамеры на месте событий, аппаратуру передачи данных, модемы, компьютеры, графические и аналого-цифровые дисплеи, акустическую аппаратуру, а также много свежей и крайне интересной информации. Именно интересная, актуальная, с большим последействием информация "привяжет" участников конференции к теме и создаст настрой эффекта присутствия.

Таким образом, можно отметить следующие возможности видеоконференций:

• оперативное оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к работе;

• коллективное использование как основа для экономической целесообразности данного направления информационного общения;

• отсутствие жестких ограничений на число присутствующих: всегда есть возможность подключить громадное число участников в ранге "однонаправленного участия", т.е. имеющих возможность участвовать без права говорить и что-то демонстрировать самим;

• перспектива создания в будущем объемных голографических "дискуссионных пространств" и "виртуальной реальности" для всех участников видеоконференций.

В целом следует отметить интеграционный характер информационных средств видеоконференции. Они, по существу, представляют собой комплексный набор информационных услуг, обеспечивающий направленное переключение (коммутацию) участников с одновременной передачей и обработкой для них интегральных потоков речевой, текстовой, графической и видеоинформации.

Технологии видеоконференций развиваются по пути использования существующих частных и общедоступных информацион­но-вычислительных сетей и сетей передачи данных. Для передачи по таким сетям аудио- и видеоинформации применяются специальные методы кодирования и декодирования, сжатия и расширения инфор­мации, которые при современных скоростях передачи информации обеспечивают высокое качество передачи и воспроизведения аудио-и видеоинформации в реальном масштабе времени. Цифровой характер представления всех видов информации и возможность их мультиплексирования для передачи в одном тракте позволяют интегрировать в единое целое и использовать при проведении деловых совещаний и дистанционном обучении многие новейшие технологии представления и обработки информации.

Информационная интеграция позволяет объединить технологии видеоконференций с технологиями мультимедиа, что дает практически необозримые возможности. Технологии мультимедиа и видеоконференций многое сближает: сочетание аудио- и видеосигналов, машинной графики, текста и других .медиа-средств. В этом смысле видеоконференции можно рассматривать как одно из направлений мультимедиа. Вместе с тем технология мультимедиа, используемая в компьютерных сетях, становится основой для видеоконференций другого типа - мультимедиа-конференций (Multimedia Conferencing). Активно ведутся работы по созданию "пространств информационной среды взаимодействия" (Media Spaces) для группового видеовзаимодействия по каналам связи специалистов, размещенных на удалении в различных зданиях и даже странах.

Виртуальное пространство информационной среды взаимодействия образуется за счет комплексного объединения и использования пространственно-временных и объемных эффектов видео-, аудио- и компьютерного оборудования. Поскольку работа или деловое общение есть социальный процесс, то условия совместной деятельности очень важны. Следует разумно объединять людей, "расширяя" границы кабинетов и залов и вводя иных участников общего дела в совместную работу. Виртуальное пространство среды информационного взаимодействия обеспечивает непрерывное диалоговое рабочее общение специалистов в процессе совместно решаемой задачи, а также дружеское социальное общение и взаимодействие в период сотрудничества.

Иллюзия эффекта присутствия в данном случае помогает уточнить неявно стоящие задачи, облегчить формализацию "смутных идей" и обеспечить теплоту человеческих отношений при виртуальном общении. Влияние видеоконференций на международный бизнес и предпринимательство в условиях открытой экономики повышается по мере развития средств этой технологии.