Принципы создания документации СМК и управления ею.

Комплект документации СМК представляет собой пирамиду, в вершине которой расположены документы 1 уровня (миссия, видение, стратегический план разви­тия организации, политика и цели в области качества, руководство по качеству и др.), а ниже располагаются документы 2, 3 и других уровней. Причем все эти документы должны быть взаимосвязаны.

План создания основных документов СМК на первом этапе их разработки мо­жет предложить отдел управления качеством организации. Для каждого докумен­та должен быть назначен ответственный за его разработку и указан срок разработ­ки. Ответственный собирает команду исполнителей. Чем выше уровень документа, тем более многофункциональной должна быть команда. В нее входят представите­ли различных служб организации. Команда создает план разработки документа, который утверждает­ся представителем руководства организации, ответственным за СМК.

После разработки первоначального плана создания документации СМК специальная команда или команды, ответственные за разработку документов, включенных в этот план, определяют состав документов, необходимых длх успешного функцио­нирования документов, включенных в первоначальный план. При этом может быть использован метод структурного анализа и техники проектирования (SADT).

Этот метод с некоторыми изменениями можно использовать при проекти­ровании массива документации системы качества, требуемой ISO 9000. Мо­дифицированный метод назван «Анализ необходимой документации» (АНД). Это формализованный метод опреде­ления структуры необходимой документации и подготовки кадров для любо­го вида деятельности. АНД испазьзуется при созцании модели вида деятель­ности.

При разработке документов СМК полезно придерживаться следующих пра­вил:

· ясно обозначьте цель документа;

·выясните потребности пользователей документа;

·сосредоточьтесь на удовлетворении потребностей пользователей;

·определите границы деятельности;

·стремитесь сделать документ простым, насколько это возможно. Помните, что рисунок стоит тысячи слов;

·поймите возможности пользователей;

·воспользуйтесь существующими документами, не изобретайте новых;

·используйте диаграмму потока (алгоритм) работы над документам;

·нарисуйте этот алгоритм однажды, а затем делайте ссылки на другие суще­ствующие документы;

· если возможно, используйте одну структуру и форму всех документов. Документ должен охватывать максимум функций (не надо мельчить);

· установите сроки разработки каждого документа.

 

При создании новой СМК разработка документации и системы ее использо­вания является весьма важным и сложным этапом. Анализ несоответствий, выявленных в ходе сертификационных и наблюдательных аудитов по стандарту ISO 9001:2000, показал, что наибольшее число несоответствий в СМК имеет место по разделу 4.2 «Требования к документации». Доля несоответствий по это­му разделу в общем объеме несоответствий составила около 30 %. Это почти в 2 раза превышает число несоответствий по разделу 7.5 «Производство и сервисное обслуживание» в 3-7 раз превышает число несоответствий по другим разделам МС ISO 9001:2000.