Этап. Распределение решений по уровням.

Распределение решений по уровням управления в рамках матрично-штабной структуры см. на с.120-121

3 этап. Расчет загрузки уровня управления.

Это собственно процесс проектирования того или иного варианта структуры управления для организации. Решается вопрос о целесообразности присутствия в структуре функционального, тематического или координирующего уровней.

1) Схема матрично-штабной структуры управления

Под целесообразностью понимается степень загрузки руководителя, принимающего решения.

Загрузка – это общая (суммарная) трудоемкость управленческих решений, принимаемых руководителями данного уровня в течении исследуемого периода.

Суммарная трудоемкость определяется по формуле:

Qp = E Прi*Тi*Kiy ,

i=1

где Qp - суммарная трудоемкость, час;

Тi – трудоемкость i-го управленческого решения на y-м уровне;

Kiy – число повторений i-го решения на y-м уровне;

E Пр – количество процедур.

i=1

Количество руководителей, необходимых для принятия управленческих решений заданной трудоемкости:

Cp=Qp/Tд ,

где Cp – расчетное количество руководителей;

Qp – трудоемкость принятия управленческих решений, час;

Tд – действительный фонд времени одного сотрудника, час.

Полученное число руководителей сравнивается с допустимым

значением. При этом возможны два случая:

1) если число руководителей >= допустимого значения, то загрузка каждого

руководителя находится в заданных пределах или завышена. В этом случае решается о формировании дополнительного подразделения на данном уровне;

2) если число руководителей < допустимого значения, то степень загрузки

чрезвычайно мала. В этом случае решается вопрос об исключении данного уровня, передаче полномочий руководителю другого уровня или же об объединении полномочий.

Результаты исследования позволяют обосновать вариант структуры управления.

Выбор варианта структуры в зависимости от загрузки линейного руководителя

Основой для формирования любого варианта структуры управления является модель матрично-штабной структуры.

Матрично-штабная структура управления предусматривает (наряду с линейным и функциональным уровнями, присущими также и другим структурам) наличие тематического и координирующего уровней. Следовательно, вопрос о формировании матрично-штабной структуры будет зависеть от целесообразности присутствия в ней этих двух уровней.

Расчет загрузки начинается с линейного уровня, т. к. он присущ любой структуре управления.

Величина загрузки линейного уровня может быть меньше установленного предела (3р < К1) , находится в заданных границах предела (К1 > 3p < K2) и выходить за эти границы (3р > K2), где 3р – расчетная величина загрузки,

К1 – нижняя допустимая загрузка руководителя (К1 = 0,9);

К2 – верхняя допустимая загрузка руководителя (К2 = 2,2);

Рассмотрим, как происходит выбор варианта структуры в зависимости от загрузки линейного уровня управления (см. выше).

1 случай.

Если загрузка линейного руководителя меньше установленного предела (3р < К1) , то процесс его дозагрузки начинается с координирующего уровня (с целью исключения именно этого уровня) и включения его в загрузку линейного руководителя. Если загрузка не достигается, то добавляется тематический уровень, а затем при необходимости и функциональный.

1) тематический уровень – уровень руководителей проекта;

2) координирующий уровень – уровень специально созданных штабов-

координаторов на среднем уровне управления (например, уровень заместителей директора).

Если загрузка линейного руководителя складывается из объединения загрузки руководителей координирующего уровня, тематического и функционального уровней, то возможно проектирование только линейной структуры управления.

Если загрузка линейного руководителя складывается из объединения загрузки линейного и координирующего уровней, то возможно проектирование только линейно-функциональнойструктуры управления.

Если загрузка линейного руководителя складывается из объединения загрузки линейного, координирующего и тематического уровней, то возможно проектирование матричной структуры управления.

2 случай.

Если загрузка линейного руководителя является вполне достаточной (К1 > 3p< K2), то выбор структуры управления будет зависеть только от соотношения загрузки последующих уровней. Структура управления может быть линейно-функциональной или матричной.

3 случай.

Если загрузка линейного руководителя больше установленного предела (3р > K2), т.е. она избыточна, то можно ввести координирующий уровень с тем, чтобы суммарная величина загрузки достигала ближайшего целого числа. При этом необходимо каждый раз проверять норму управляемости, которая, как правило, определяется на основании опытных данных.

Если норма управляемости соблюдается, то возможно проектирование линейно-функциональной или матричной (матрично-штабной) структуры управления.

4 этап. Выбор окончательного варианта структуры управления.

Анализ организационных уровней управления, проведенный на 3 этапе, позволяет оценить возможность формирования координационного, тематического или функционального уровней. Линейный руководитель присутствует всегда. На основании этого выбирается окончательный вариант структуры управления: линейно-функциональная, матричная или матрично-штабная.

Все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры.

5 этап. Формирование подразделений на уровнях в пределах выбранной структуры.

Определяется состав и численность руководителей и специалистов, необходимых для подготовки и принятия управленческих решений. Критерием создания любого подразделения (отдела или службы) является норма управляемости.

Формирование структурных подразделений происходит на основе исходных данных:

- номенклатура руководителей и исполнителей (составляется на основании штатного расписания);

- сведения о трудоемкости принятия и подготовки управленческих решений (на основе экспертного опроса);

- список решений, закрепленных за:

линейным уровнем управления;

функциональным уровнем управления;

тематическим уровнем;

координационным уровнем;

- эффективный фонд времени руководителей и исполнителей.

Расчетное число исполнителей определяется по формуле:

Сисп.=Qисп./Tд ,

где Сисп. – число исполнителей, обеспечивающих подготовку

управленческих решений;

Qисп. – трудоемкость подготовки решений, час;

Tд – действительный фонд времени одного исполнителя, час.

После расчета количества руководителей и исполнителей на каждом уровне, решается вопрос о создании структурных подразделений. Полученная численность работников корректируется путем округления расчетного числа. Проверяется норма управляемости.

Если полученное соотношение значительно превышает норму управляемости, решается вопрос о создании дополнительного органа управления. И, наоборот, при сниженной норме управляемости два органа управления, выполняющие смежные функции, могут быть объединены в один.

Так определяется состав подразделений на каждом организационном уровне управления.