Использование данных финансового учета для управления предприятием.

Финансовый учет и отчетность предназначены для собственников имущества предприятия и внешних пользователей бухгалтерской отчетности. Однако многие его показатели должны использоваться руководителями предприятия для внутреннего управления и контроля.

Потребителями данных финансового учета в этом случае являются менеджеры предприятия. К тому же показатели финансового учета и отчетности становятся составной частью управленческого учета и входят в его систему.

В первую очередь руководителя предприятия интересует информация о наличии денежных средств, их использовании, о состоянии платежеспособности предприятия, поскольку деньги являются главным финансовым инструментом для решения основных задач управления.

У эффективно работающего предприятия всегда имеются деньги. У плохо работающего предприятия их может быть мало, либо вообще не быть. При этом перед руководителем предприятия стоят задачи: как найти и получить деньги именно в определенный момент времени, как приумножить денежные средства и как бы не потерять их из-за неумелого хозяйствования.

Найти деньги особенно трудно в момент создания предприятия, а также в начальный период его деятельности. Основными источниками их поступления на этой стадии являются взносы в уставный капитал, средства, вырученные от продажи собственных акций, а также кредиты и займы.

Очень важно на начальной стадии деятельности предприятия иметь основательный и убедительный бизнес-план. Именно он на этом этапе создает положительный имидж будущего предприятия, позволяющий доверить ему денежные средства.

Не менее важной задачей для уже действующего предприятия является преумножение денег. Этого можно достигнуть, если предприятие работает рентабельно. Не потерять деньги — это, прежде всего, искусство управления. Особенно существенны потери денежных средств при сокращении объемов продаж и убыточной деятельности.

Платежеспособность и ликвидность.

Важными элементами оценки финансового состояния предприятия является ее платежеспособность и ликвидность. Платежеспособность характеризует способность предприятия погасить задолженность при наступлении ее срока. Ликвидность — это способность своевременно погашать краткосрочные обязательства.

Чтобы обеспечить постоянную и устойчивую платежеспособность, бухгалтерия предприятия должна систематически изучать и анализировать дебетовые и кредитовые обороты и остатки по счетам денежных средств. При этом необходимо проверять не только проведенные по выпискам банка суммы, но и предстоящие списания по оформленным расходным платежным документам.

Существенную роль в управлении денежными потоками играет календарь предстоящих платежных поступлений и выплат. В нем на основе договоров определяют ожидаемые в данном периоде поступления и платежи.

Учет и контроль движения денежных средств позволяет предприятию всегда иметь достаточную сумму денежных средств для очередного платежа, а также следить за тем, чтобы остатки денег на счетах в банках и кассе были небольшими. Деньги должны работать, т. е. приносить дополнительную прибыль. Свободные денежные средства необходимо вкладывать в активы, способные приносить доход. Это могут быть банковские депозиты, ценные бумаги, товары для перепродажи, пользующиеся спросом.

Устойчивую платежеспособность предприятия обеспечивают:

– превышение притока денежных средств над их оттоком;

– получение кредита;

– наличие высоколиквидных ценных бумаг надежных эмитентов.

Бухгалтерия предприятия должна постоянно следить за сбалансированностью притоков и оттоков денежных средств, не допуская значительного накопления долгов.

В некоторых случаях предприятию можно пойти на риск уплаты штрафных санкций за просрочку платежа, если связанные с этим потери для бюджета предприятия будут меньше дополнительно полученной прибыли. Однако это существенно снижает деловой имидж руководителя предприятия.

В бухгалтерии существует принцип сбалансированности. Никогда нельзя рассчитывать долго на односторонние преимущества и выгоды. Этому принципу соответствует необходимость равновесия между дебиторской и кредиторской задолженностью. Это не означает равенство между ними, поскольку долги кредитора включают в себя налоговые платежи, задолженность по ссудам банка. Поэтому у большинства предприятий сумма кредиторской задолженности обычно превышает долги дебиторов.

Поддержание принципа равновесия с сумм, уплачиваемых дебиторами в выплачиваемых кредиторам в пределах анализируемого периода отслеживается по данным текущего бухгалтерского учета.

Выбирая поставщиков и покупателей следует учитывать их надежность как деловых партнеров и платежеспособность для покупателей. Нельзя допускать, чтобы предприятие все время зависело от одного или двух партнеров, которые в любой момент могут обратиться к конкурирующему предприятию или стать банкротами. Нежелательно также иметь дело с одним видом продукции, поскольку отсутствие спроса на данную продукцию может принести предприятию убытки.

В определенные периоды времени на банковских счетах предприятия могут накапливаться денежные средства сверх необходимой потребности в платежах. Самый лучший способ эффективного использования излишка денежных средств — это помещение его в высоколиквидные активы других предприятий.

Главный бухгалтер предприятия должен быть всегда готов порекомендовать руководителю поместить деньги на депозит в устойчивый банк, купить акции надежных и перспективных предприятий, вложить деньги в уставные капиталы других предприятий или же приобрести конвертируемую валюту.

Конвертация свободных денежных средств в устойчивую валюту обычно оправдана при ожидании в ближайшее время больших платежей по международным договорам.

Управление долгами и обязательствами.

Для обеспечения платежеспособности предприятия важно уметь управлять его долгами.

Дебиторская и кредиторская задолженность есть всегда и у каждой организации. Она является следствием системы расчетов, при которых возникают разрывы во времени между моментом предъявления платежных документов к оплате и поступлениям денежных средств на расчетные счета поставщиков.

Практически любое предприятие может испытывать временный недостаток денежных средств. Тем не менее, поставщики могут отпустить данному предприятию товар в долг, подождать его оплаты.

Особое значение имеет управление дебиторской и кредиторской задолженностью, а особенно дебиторской, поскольку она идет к прямому отвлечению денежных средств из оборота и резко ухудшает платежеспособность предприятия. Можно иметь хорошие финансовые результаты от продажи продукции, но многое потерять при существенном росте дебиторской задолженности.

Управлять долгами дебиторов — это, прежде всего, не допускать их роста, а наоборот, добиваться снижения.

Существует ряд способов предотвращения роста дебиторской задолженности. Для этого необходимо:

1) избегать дебиторов с высоким риском возможной неоплаты (например, покупателей, постоянно испытывающих финансовые трудности, или находящихся в странах с неустойчивыми политическим режимами). В таких случаях нормальной является предварительная оплата поставки или же поручительство известной организации или солидного банка;

2) периодически пересматривать предельную сумму товаров, предоставляемых в кредит, исходя из финансового положения покупателя, поскольку условия финансовой деятельности постоянно изменяются, что влияет на возможность отпуска товаров в долг;

3) при предоставлении займа в денежной форме требовать от получателя залог на сумму не ниже размера дебиторской задолженности по предстоящему платежу. Это страхует от невозврата займа.

Управлять дебиторской задолженностью и добиваться ее снижения можно путем стимулирования покупателя за досрочную оплату выставленных ему счетов за продукцию. В договорах поставки в этом случае оговаривают период, на который представляется отсрочка платежа и размер скидки за досрочную оплату. Если, например, срок оплаты составляет 30 дней, то при оплате в течение 10 дней покупатель получает скидку 2 % от уплачиваемой сумму.

Ценовые скидки.

Эффект деятельности предприятия может быть достигнут за счет деятельности ценовых скидок. Рост товарооборота более выгоден, даже если товар продают по более низким ценам, чем хранение товара на складах, но при поддержании определенной цены.

Скидки на продукцию могут предоставляться за оплату наличными (здесь необходимо иметь ввиду налоговые ограничения в сумме расчетов наличными деньгами между предприятиями).

Виды скидок:

1) бонусные скидки, предоставляемые крупным оптовым покупателям, а также постоянным клиентам, но не за каждую отдельную сделку, а за достижение определенной величины продаж в год. Такого рода скидки могут достигать 7-8 % торгового оборота;

2) дилерские скидки, предоставляемые посредникам в реализации продукции для покрытия их расходов на продажу и получение прибыли. Этот вид скидок применяется тогда, когда предприятие-изготовитель само устанавливает розничную цену продаж на свою продукцию. Величина дилерской скидки зависит от вида товара, объема продаж, условий работы дилера и достигает 30 % от величины товарооборота;

3) количественные скидки устанавливают в зависимости от величины затрат. Такая скидка может достигать 15 % торгового оборота или от цены за единицу. Выигрыш покупателя состоит в том, что единица товара обходится ему дешевле, а поставщик получает большую сумму денежных средств сразу, используя эти средства в обороте, и в полном объеме покрывает свои потери от предоставленных скидок. Кроме того, у него экономятся расходы на хранение товаров и уменьшается риск затоваривания.

;

Управление активами.

Одним из видов активов являются основные средства. Для руководителя при принятии решений важны сведения о возрасте и состоянии каждой категории основных средств, восстановительной или рыночной стоимости объектов основных средств и ее соотношение с балансовой стоимостью, а также о наличии излишних, бездействующих или неэффективных объектов основных средств.

Для управления предприятием ценна информация, предоставляемая именно в количественном выражении о приходе, отпуске на сторону и внутреннем перемещении активов. Особую значимость для управления имеет информация о производственных запасах. Таких запасов не должно быть слишком много, но и не слишком мало. Излишние запасы вызывают дополнительные расходы на хранение, а их недостаток может привести к остановке производства и потере покупателей. Факторам риска в этом случае является систематический существенный рост запасов, их увеличение по отношению к стоимости незавершенного производства и готовой продукции, а также наличие сырья и материалов с сильно колеблющимися ценами.

С особой тщательностью необходимо анализировать остатки нереализованной готовой продукции в местах ее хранения и продажи. Дело менеджеров по производству и продаже — выяснить, почему отдельные товары и места их сбыта недостаточно эффективны и принять соответствующие меры.

Если темпы увеличения объема продаж значительно превышают темпы роста запасов, то можно утверждать о хорошем качестве управления предприятием. В то же время высокий показатель оборачиваемости запасов может свидетельствовать об их недостаточности, что может негативно сказаться в последствии.

Оборачиваемость запасов следует анализировать по каждому их виду. В целом оборачиваемость рассчитывается как себестоимость реализованной продукции, деленная на средние материальные товарные запасы.

Для ускорения оборачиваемости запасов излишняя их часть должна быть продана. Наибольшая степень риска таких продаж связана со скоропортящейся продукцией, на которую часто меняются цены. Ниже риск у товаров первой необходимости и постоянного спроса. Сырье и материалы имеют меньший риск продаж, чем готовая сельскохозяйственная продукция, поскольку они более универсальны в употреблении.

Как использовать баланс для управления.

Вся информация о деятельности предприятия в обобщенном виде представлена в бухгалтерском балансе. Каждый руководитель должен уметь читать баланс, не прибегая при этом к каким-то сложным расчетам определенных показателей. Для этого необходим экспресс-анализ баланса.

В балансе есть графы на начало отчетного года и на конец отчетного года. Их сопоставление (горизонтальный анализ) позволяет выявить приращение или уменьшение стоимости активов, капитала, резервов и обязательств, а также определить темпы их роста или снижения.

Например, обнаружив, что существенно изменилась величина основных средств, необходимо выявить причины этих изменений. Если это произошло за счет списания устаревших активов, а также приобретения новых машин и оборудования, то это для предприятия нормально. Это хорошо для снижения платы налога на имущество и улучшения показателя фондоотдачи.

Особое внимание при горизонтальном анализе уделяется незавершенному строительству, а также оборудованию в запасе или другим инвестициям. От инвестиций зависит будущее предприятия. Поэтому ввод объекта строительства в эксплуатацию, монтажа оборудования и одновременное наращивание остатка незавершенных инвестиций

Для производственных запасов одинаково опасны как значительный рост, так и резкое снижение. Искусство управления запасами состоит в том, чтобы не допустить риск замораживания средств в запасах и не допустить потери прибыли в случае недостаточности запасов.

С особой тщательностью должны анализироваться причины существенного роста дебиторской задолженности, чтобы оценить возможность ее снижения, а также ограничить ее дальнейший рост. При анализе дебиторской задолженности целесообразно темпы ее увеличения или снижения сопоставлять с темпами увеличения (снижения) кредиторской задолженности. Это позволяет оценивать перспективы как финансового положения предприятия, так и его платежеспособность

При изучении статей пассива бухгалтерского баланса следует обратить внимание на краткосрочную и среднесрочную кредиторскую задолженность, в т. ч. по налоговым платежам. Необходимо также проанализировать задолженность по кредитам и займам.

Резервный капитал — это часть начисленной прибыль предприятия, зарезервированной для возмещений возможных убытков от хозяйственной деятельности. Он представляет своего рода гарантию бесперебойной работы предприятия. Он выступает дополнительным источником финансирования производственной деятельности предприятия и может расходоваться при наступлении какого-либо страхового случая.

Для руководителя предприятия всегда представляет интерес наличие и размеры нераспределенной прибыли и возможности ее использования.

При анализе баланса необходимо иметь в виду, что использовать можно только то, чем располагаешь, т. е. полученную прибыль или нераспределенную прибыль прошлых лет.

За счет прибыли, полученной в текущем году, можно лишь уплатить налоги, но только в следующем за отчетным годом. На основании решения акционеров можно расходовать полученную прибыль на выплату дивидендов, а также на создание резервов предприятия.

Одним из важнейших показателей, характеризующих капитал предприятия, является величина его чистых активов. Она равна разнице между активами и величиной обязательств.

Показатель чистых активов важен как для самого предприятия, так и для его партнеров, контрагентов и т. д., поскольку характеризует величину реальной гарантии соблюдения интересов кредиторов.

Важное значение для оценки финансового состояния предприятия имеет вертикальный анализ баланса, т. е. изучение структуры и соотношения частей актива и пассива баланса. На основании такого анализа можно оценить финансовую устойчивость предприятия, соотношение заемного и собственного капитала и т д.

При использовании финансовой отчетности для управления предприятием нельзя не учитываться особенности несоответствия показателей отчетности. В частности:

– прибыль есть, а денег нет; и наоборот, активы растут, а прибыли нет;

– прибыль увеличивается или уменьшается, а имущество остается без изменений;

– в действительности предприятие убыточно, а в бухгалтерской отчетности значится прибыль;

– на самом деле предприятие прибыльно, а по отчету убыточно.

В первом случае на предприятии, скорее всего, увеличена дебиторская задолженность, деньги от покупателей не поступили. Кроме того, не полностью списаны расходы на издержки производства и выпуск продукции. В результате произошел рост остатков незавершенного производства и готовой продукции.

При втором варианте предприятие часть продукции могло продать ниже себестоимости, существенно увеличились резервные списания издержек, возросла сумма начисленной амортизации. Тем не менее, положительным моментом в данной ситуации является уменьшение налога на прибыль. Отрицательной стороной является падение курса акций, невозможность выплачивать дивиденды, а также снижение рентабельности.

В третьем случае это возможно, если полученные предприятием МПЗ к моменту составления отчетности не оплачены, а также, если увеличивается кредиторская задолженность, произошла переоценка имущества, получено целевое финансирование, растут цены на продукцию.

В четвертом случае, скорее всего, нецелесообразна политика использования полученной прибыли.

В двух последних случаях дело не только в сознательных искажениях данных учета и отчетности. Чаще всего здесь проявляется непродуманность учетной и налоговой политики, и отсутствие взаимосвязи между ними. Это может быть, когда для начисления амортизации по основным средства и нематериальным активам в бухгалтерском и налоговом учете используются разные методы, а также когда в течение отчетного периода изменяется вариант оценки производственных запасов при их списании на издержки производства, а также когда не соблюдается учетная политика.