Контроль исполнения бюджета.
Бюджетирование всегда связано с предварительным, текущим и последующим контролем.
Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по осуществлению намеченных целей предприятия. Его задача — установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджета, т. е. когда предполагаемые результаты могут быть далеки от требуемых, а также когда рассматриваются различные варианты действий предприятия.
В ходе предварительного контроля делают оценку ожидаемых продаж, выпуска продукции, рассматривают необходимые для этого материальные, трудовые и финансовые ресурсы.
Предварительный контроль затрат материальных ресурсов осуществляется при определении требований приобретаемого сырья по качеству и цене, а также при выборе поставщиков, обеспечивающих эти условия.
К методам предварительного контроля МПЗ относят также расчет необходимых запасов сырья для бесперебойной работы предприятия, а также не допускать большого количества излишков материалов и сырья на складе.
В итоге формируется оптимальный бюджет закупок и расходования МПЗ с минимальными издержками по заготовлению и складированию запасов.
Предварительный контроль затрат трудовых ресурсов обеспечивается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных качеств и навыков работы, которые необходимы для выполнения определенных им должностных обязанностей.
Такой контроль включает проверку рациональности размещения личного состава по рабочим местам внутри предприятия, соотношение между постоянными и временными работниками, расчет оптимальной численности персонала исходя из производственной программы и загрузки мощностей, а также контроль оценки стоимости рабочей силы для включения данного показателя в бюджет затрат.
Задача предварительного контроля финансовых средств заключается в обеспечении платежеспособности предприятия, а также проведении эффективной политики по привлечению заемных средств.
Особую сложность представляет предварительный контроль предполагаемых инвестиций. Это связано со следующими причинами:
1) инвестиционные решения являются решениями стратегического характера, т. е. на перспективу. При их принятии необходимо учитывать такие факторы, как требования гражданского и налогового законодательства;
2) оценка рациональности предполагает обязательное использование специального инструментария, связанного с анализом рисков;
3) производственные инвестиции требуют значительного отвлечения финансовых средств, что может негативно отразиться на финансовом положении предприятия.
В ходе предварительного контроля предполагаемых инвестиций сопоставляют и анализируют различные инвестиционные решения. Их выбор осуществляется на основе использования общей комплексной информации, позволяющей объективно оценить достоинства и недостатки каждого инвестиционного проекта. Только после этого они включаются в бюджет инвестиций.
Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении корректирующих действий.
Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета. Он позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации. Обратная связь в системе текущего бюджетного контроля осуществляется в виде отчетов, периодичность подготовки которых зависит от уровня менеджмента, для которого они предназначены, а также от вида центров ответственности и потребностей управления.
Например, менеджеры по производству и коммерческой деятельности нуждаются в ежедневной информации. Чем дальше находится руководитель от производства, тем больше может быть временной интервал между отчетами.
Если возникают проблемы по исполнению бюджета и выявляются негативные тенденции, в таком случае подготавливаются специальные отчеты, в которых приводится подробная информация об отдельных видах продукции, секторах рынков сбыта, выявляются и анализируются отклонения и даются рекомендации. При возникновении неожиданных обстоятельств составляются чрезвычайные отчеты.
Весьма важно для текущего контроля в бюджетировании определить состав показателей, которые поддаются корректировке. Здесь полезными могут быть методы стандарт-кост, директ-кост и нормативный метод учета затрат.
Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдений и на основе документальной первичной информации (способы контроля).
Контроля через наблюдение за исполнением бюджета осуществляется путем общения между менеджерами или контролерами с работниками предприятия. Этот вид контроля позволяет выявить отклонения, не поддающиеся учету, анализировать их и выявлять виновников.
Документально-информационный способ контроля позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, обеспечить оценку, согласованную с данными финансового учета.
Заключительный бюджетный контроля осуществляется по завершении деятельности предприятия в отчетном периоде, для которой определяется бюджет. Контроль осуществляется путем сопоставления фактических результатов и бюджетных показателей. Формой отражения результата заключительного контроля являются отчеты по исполнению бюджета, в которых отражается информация в разрезе трех видов:
1) о фактических результатах;
2) о планируемых показателях;
3) данные об отклонениях между фактическими и бюджетными показателями, сопровождающиеся пояснениями.
Кроме основной информации в отчетах необходимо выделять показатели, подконтрольные менеджеру данного центра ответственности, а также приводить для сравнения данные предыдущих периодов и аналогичных подразделений.
Данные в отчетах обычно выражаются не только в стоимостных, но и в натуральных измерителях.
Отчетность играет роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией об исполнении бюджета, поэтому она должна быть понятной.
Для наглядности в отчетах желательно использовать графическое представление информации, выделять информацию, где фактические показатели значительно отличаются от бюджета.