Административный этикет

Психологами установлено, что большинство конфликтных ситуаций в производственном коллективе возникают через незнание административного этикета.

Чаще всего об административном этикете забывают и при составлении деловых писем. Разве не вызывает раздражения такое обращение: «Убедительно прошу Вашего распоряжения об отправлении мне в письменном виде разъяснения на ниже рассмотренный вопрос...»?

Иногда ожидаемый результат не предусматривает другие варианты: «Направляем Вам откорректирован вариант проекта нового положения... просим рассмотреть и утверждать». Нарушение административного этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель не учитывает вариант, при котором положение может быть и не утверждено.

Явно неуместен элемент сомнения имеет место в таком предложении из письма: «Институт просит послать методические указания, что, очевидно, будут полезны в работе...».

Отдельные ошибки обусловлены тем, что составители документов стремятся достичь научного стиля изложения в простых документах, например: «Через полученную рабочую травму Фоминим остаточную работоспособность использовать для изучения правил техники безопасности...».

Важен документ – характеристика. Она представляется в разные учреждения. Однако, нет государственного стандарта производственной характеристики. А такой стандарт нужен. И вполне очевидно, что характеристика, выданная научному работнику, должна отличаться за составом от характеристики, выданной техническому работнику, а характеристика, которая направляется во ВНЗ, – от характеристики, которая адресуется в суд.

«Не выкладывайте в листе того, что вы не сказали бы устно», – советуют Е. Крижан и Ю. Орлик, авторы книги, «Как вести» себя, выданной в Братиславе русским языком.

Следует отметить, что содержательный и корректный устный деловой язык может быть образцом для официального письменного языка. К сожалению, устное вещание редко записывают и еще реже анализируют как образец простои, всегда понятной собеседнику деловой информации, что, как правило, приводит к взаимопониманию и лишению избыточной научности и канцеляризмов.

В языке официального переписывания существуют закономерности, знание которых облегчает процесс составления делового письма. Это, например, стандартизация выражений и целых фраз, модели предложений, и так далее

Ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документации можно избежать, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. При этом главное в деловой переписке – писать просто и понятно.