Тема 3.Системный подход в изучении менеджмента

 

Понятие системы относится к фундаментальным научным категориям. В различных определениях общим является выделение свойства целостности системы .т.е. система это совокупность взаимодействующих элементов , составляющих целостное образование с новым свойством , которым не обладает в отдельности ни один из ее элементов. Это свойство иногда называют энердментностью ( от английского – появление нового ).В последнее время в теории управления для характеристики свойств целостности используют термин синергизм , означающий , что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его частей.

Система управления – это совокупность элементов ( подсистем ) , объединенных информационными связями и процессами , направленными на достижение некоторых целей. А это позволяет считать , что система создается для достижения целей , которые направлены на решение проблем. Проблемы служат фактором , инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления. Система управления организацией , как правило . характеризуется сложностью , вероятностным появлением параметров состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений. Субъект и объект управления исследуется для установления оптимального их взаимодействия в достижении целей. Главные характеристики любых систем – состав , структура и функции элементов и самой системы. Для организационно- экономических систем характерна способность элементов воспринимать , хранить , перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выработанными целями.

Задачи выявления элементов или частей системы , их структуры .т.е. организации связей и отношений между элементами ,моделей функционирования элементов – это задача анализа , а определение модели и оптимальных параметров функционирования системы – задачи синтеза. Задачи анализа состоит , например , в установлении производственных функций .т.е. зависимости между результатом производства и затратами ресурсов. Задачи синтеза – формирование экономико –математической модели , решение которой позволит составить производственную программу ( очередность процессов , затраты ресурсов и другие. ).

Вопросы обоснования принятия решений рассматриваются в научных дисциплинах кибернетического направления : исследование операций , теории оптимального управления , теории принятия решений , системотехника , системный анализ и другие. Понятия «системный подход» и «системный анализ» наиболее часто используются в научной литературе , применительно к исследованию сложных систем и управлению. Системный подход представляет собой одну из форм методологии исследования ,проектирования и конструирования объектов как систем. По своей природе системный подход является междисциплинарным , общенаучным и в своем современном виде позволяет органически соединить задачи анализа и синтеза. Главное значение в системном подходе имеют разработки и использование представлений о целостности систем. Познать целое – значить раскрыть :

сущность и специфику , т.е. присущие этому целому системные качества;

состав .количественные и качественные характеристики элементов , их координацию , противоречивость, являющиеся важным источником движения и развития целого ;

структуру .т.е. внутреннюю организацию, взаимосвязь элементов , установив при этом причины их определенного сочетания и взаимодействия ,отличающиеся от других систем ;

функции элементов и их влияние на функции целого;

интеграционные ( целостные ) факторы , обеспечивающие целостность системы , ее совершенствование и развитие , взаимодействие с внешней средой и с более общим целым , частью которого она является ;

историю данного целого , начало и источник возникновения , становления , тенденции и перспективы развития , превращение его в новую целостную систему.

Системный анализ включает формулировку цели функционирования системы и определение границ ее , состава входящих в нее элементов , структурный анализ ( декомпозицию) системы , разработку математической модели системы и ее элементов , решение моделей , сравнение альтернатив , выбор оптимального решения ,определение чувствительности решения к различным факторам ,т.е. определение допустимых пределов изменения состояния системы , при которых ее функционирование будет оставаться оптимальным. Последняя задача тесно связана с определением управляемости объекта или системы. Основа системного анализа – построение моделей , постановка задач оптимизации и решения их.

В зависимости от уровня управления требуются различные математические модели. Наиболее простые представляют собой аналитические зависимости между результатами деятельности объекта и затратами ресурсов. Они получили название производственные функции ,описывающих систему как целое без детализации и расчленения ее на подсистемы. Такие модели находятся .как правило , корреляционными методами и используются для общей оценки улучшения тех или иных показателей в зависимости от различных факторов , влияющих на них. Управление в этом случае заключается в поддержании факторов на том уровне , который обеспечивает улучшение производственных показателей.

Следующие по сложности – балансовые модели , связывающие количественно ресурсы и продукцию ,производственные мощности предприятия и общую их загрузку. Балансовые модели используются для оценки загрузки мощностей , вариантов организационно –технических мероприятий, подбора производственных мощностей и главное ,оценки выполнения программы всеми подразделениями , входящими в данную модель. Введение некоторого критерия и условий (ограничений ) превращает балансовую модель в линейную , которую оптимизируют методами линейного программирования. Задачи последнего сложнее балансовых .так как включают модели ограничений также различной сложности. Для сложных нелинейных задач большой размерности разработаны методы динамического программирования , методы теории игр и другие.

Однако математический аппарат бессилен в выявлении проблем .формулировании целей и не дает ощутимых результатов в решении слобоструктурированных проблем. Выявление проблемных ситуаций , постановка и решения задач в той или иной ситуации невозможны без осознанного или интуитивного использования общенаучных методологических приемов. При этом целесообразно выделять типовые ситуации и соответственно основываться на выработанных универсальных методах решения задач .Вместе с тем часто возникают нетипичные ситуации и должен реализовываться ситуационный подход , т.е. необходимо исходить из конкретного состояния объекта управления.

В экономике организация является хозяйствующим субъектом , реализующим собственные интересы посредством производства ( путем соединения факторов производства и управления ими ) и реализации товаров ( услуг ) на рынке. Поскольку каждая организация имеет , как правило , несколько целей , для достижения которых требуются достижения промежуточных целей , то в организации можно выделить множество систем.

Любая система характеризуется по крайней мере тремя элементами :

Входом в систему ( поступающие ресурсы );

Процессом преобразования ресурсов в продукт ( услугу ) ;

Выходом из системы ( продукт ).

Соединение этих элементов определенными материально –вещественными и информационными связями , порядком их взаимодействия образуют структуру и целостность системы. Последняя характеризуется определенными для данной системы ресурсами и продуктом , свойства которого как уже с казано выше не сводятся к сумме свойств составляющих элементов. Удаление любого из элементов или изменение их свойств разрушает данную систему или преобразует ее в другую. В системе управления обязательно присутствует субъект (орган ) управления , соединенный с элементами объекта управления информационными ( прямыми и обратными ) связями .Особая роль отводится

информационной модели системы управления организацией.

Практически любые системы управления являются сложными и их характеризуют следующие свойства :

большое число элементов ;

между элементами циркулирует не только вещество и энергия . но и сигналы ( информация ) ;

наличие нескольких , в том числе противоречивых целей ;

несколько уровней и способов достижения ;

несовпадение интересов групп субъектов ;

наличие элементов , функционирующих в условиях неопределенности ;

невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.

Сложность объектов управления и среды ,воздействующей на них .обуславливает вероятностный характер систем управления. Причем бесконечно малые начальные изменения некоторых элементов объекта управления могут привести к существенным изменениям системы в целом. Взаимосвязь с внешней средой и зависимость от нее – важнейшие свойства организации. Они определяют открытость организации как системы.

Для исследования сложных систем применяют декомпозицию – разделение системы на части ( подсистемы ) , которые рассматривают как самостоятельные объекты. Декомпозиция – это анализ систем по различным целям , функциям , способам достижения целей и другим факторам. В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга , собственного производства , НИОКР , финансов , менеджмента ( управление персоналом).Каждую из этих подсистем можно рассматривать как систему управления.

В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства , основного и вспомогательного производства , материально –технического снабжения , контроля качества и другие. В системе управления можно выделить целевые подсистемы : управление ресурсами , управление качеством , управление охраны окружающей среды , управление развитием производства ( инновациями ) . управление развитием комплекса и некоторые другие. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей .Например , в управлении развитием коллектива или человеческими ресурсами целями являются отбор кадров , оценка их профессиональных качеств , обучение и повышение квалификации, материальное и моральное стимулирование и т.д.

Функциональные подсистемы включают сущность и содержание управленческой деятельности , состав решаемых задач управления и как правило , соответствуют организационной структуре управления.

Типичные функциональные подсистемы – маркетинг . финансы , бухгалтерский учет , которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы , как правило , не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления , однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями. При программно-целевом управлении создаются специальные органы ,обеспечивающие достижение главных целей координацией всех функций во всех подразделениях организации ,имеющих отношение к достижению целей.

Важнейшие характеристики систем управления – ее структура .Поскольку процесс управления информационный . то объект управления представлен в системе управления информационными связями с органом управления и окружающей средой. Можно предложить следующее определение : организационная структура системы управления – это целостная совокупность соединенных между собой информационными связями элементов объекта и органа управления. Организационная структура управления отражает строение системы управления , содержанием которой являются функции управления.

Оргструктура управления базируется в первую очередь на структуре производства. Средством построения и рационализации организационных структур служат моделирование информационных процессов и построение рациональных информационных структур управления. Понятия организационной и информационной структур управления тесно взаимосвязаны , поскольку управление – информационный процесс между объектом и органом управления , образующими организационную структуру. Организационная структура в большой степени имеет отношение к разделению труда в сфере управления , проявляющемуся в обособлении отдельных звеньев или подразделениями органа управления и устойчивости связей как между собой , так и объектами управления. Информационная структура управления призвана отражать развитие производства и возникающие в связи с этим новые функции и задачи управления , которые уже в силу сложившихся связей , закрепленных соответствующими нормами могут вступать в противоречие с действующей организационной структурой. Информационная структура управления .таким образом , характеризует внутреннее строение и взаимосвязь функций и задач управления с производственными процессами. Количественная формализация этих взаимосвязей определяет в значительной степени управляемость производственных процессов. Совершенствование оргструктур осуществляется посредством совершенствования информационных структур управления .

Исследование взаимосвязи структур производства и управления в организации Информационный характер управленческой деятельности придает актуальность значению и роли совершенствования информационных процессов для эффективного управления. Это связано с использованием информационных технологий , выводящих организацию на новый уровень управления . что обеспечивается устранением промежуточных звеньев обработки информации ,доступом к огромному количеству разнообразной информации вообще и практически мгновенным доступом к необходимой информации внутри фирмы.

Работа организации опирается на три функциональные области управления : планирование деятельности организации , техническое проектирование и производственные планирование и контроль. Сама организация выполняет четвертую функцию : физическое производство. Эти четыре функции перекрываются и обеспечение их интеграции путем адекватного обмена информационным продуктом может рассматриваться как пятая функция.

Современные информационные технологии для управления организацией позволяют автоматизировать важнейшие управленческие процессы в организации – от финансов . производства и сбыта продукцией до управления персоналом и объединить их в единую сеть .При этом система управления способна четко реагировать на изменение внутренней и внешней среды организации.

Логическая структура организации , интегрированная на базе информационных технологий.

Остановимся кратко на внутренней и внешней среде организации. Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают четкое разделение внутренней и внешней среды , зависимость организации от внешних факторов , взаимодействие внутренней и внешней среды , различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими. Внутреннюю среду организации представляют все рассмотренные выше ее составляющие элементы , связи и отношения между ними по поводу производства продукции ( услуг ) и управления.

Поскольку организации создаются людьми , то все его элементы и связи в той или иной мере имеют переменный характер. К переменным внутренней среды организации относятся структуры ( производства , управления ) , цели и задачи управления , технологии , люди. Структуры организации определяются логическим и количественным соотношением элементов системы и уровней управления. Управляемость организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных , числом людей которые подчиняются одному руководителю , а также взаимоотношением времени принятия решений с временем перехода объектов управления в различные состояния , в том числе и прогнозируемые.

Управляемость кроме того зависит и от технологии. Технология есть любое средство ( регламент ,алгоритм ,механизм ) . с помощью которого входящие в производство или орган управления элементы преобразуются в выходящие.

Цели , относя к переменным факторам внутренней среды , характеризуют конкретные конечные состояния организации. Доведение до исполнителей целей , средств их достижения и причин , затрудняющих достижение. Представляют собой важное средство координации работ и элементов организации. Это тоже элемент управленческого принципа повышения информированности работников и привлечение их к управлению.

Важнейшая часть и внутренней и внешней среды организации ,инфраструктура .т.е. комплекс элементов и связей , обеспечивающих условия жизнедеятельности коллектива организации и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре можно отнести коммуникации и организационную культуру , в составе которых огромная роль отводится людям , их знаниям , способностям и искусству взаимодействия.

Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления являются необходимым условием самого управления. Коммуникации – это и пути сообщения ( воздушный , водный ) и формы передачи сообщений ( устные . письменные ) и каналы связи ( телефон .радио и другие ).Но главное в коммуникационном процессе не просто обмен информацией между двумя и более людьми , а обмен смыслом , содержанием информации. Препятствий и помех для правильной передачи смысла сообщений достаточно много и в каналах и в среде. Даже при личном общении существуют барьеры для ясной коммуникации ( различие в восприятии . внимании и другие факторы ).Поэтому очень значительна роль человека в коммуникационных процессах управления .Качество коммуникационных процессов и в целом производственных и управленческих процессов сво многом зависит от организационной культуры организации.

Организационная культура представляет собой систему норм и ценностей . которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности ( характер . взгляды , способности ,образованиеи другие ) и от установок и ценностей в организации , зависящих также от многих факторов . включая в первую очередь руководителей организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации( рис.4.4.)

Важный элемент культуры – это ценности . то есть общие убеждения по поводу того .что хорошо , что плохо или безразлично в жизни. Ценности приобретаются при воспитании ,образовании , социальных контактах. и т.п.

Факторы ,влияющие на индивидуальное поведение и успешность деятельности.

Организационная культура помогает решать задачи :

Координации , осуществляемой с помощью установленных процедур и правил поведения ;

Мотивации, реализуемой путем разъяснения сотрудникам смысла выполняемой работы ;

Профилирования . позволяющего обрести характерное отличие организации от других организаций;

Привлечение кадров путем пропаганды в среде претендентов на рабочие вакансии преимуществ своей организации.

Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами , в том числе и в организационной культуре. Слабые стороны необходимо преодолевать , используя имеющиеся сильные стороны. В любом случае нужны коллективные мероприятия культурной направленности в ходе которых с определенной осторожностью выясняется соответствие основных рычагов принятия решений собственной культуре , осуществляется их взаимная притирка и критически решается вопрос о стратегической адекватности внутрифирменной культуры.

Успех организации в значительной степени зависит от учета внешних факторов .Как было отмечено выше . объектом и предметом исследования маркетинга и как функции управления и как части органа управления служат факторы внешней рыночной среды. С возникновением и развитием маркетинга руководители постоянно расширяют спектр требующих учета воздействия внешней среды. На рис.2.5.приведены элементы среды прямого и косвенного воздействия. В среде прямого воздействия главное – это рынок и законы его регулирующие. Важно учитывать .что организация и рынок представляют собой две различные по своей природе формы координации экономической деятельности. Внутри организации отсутствуют рыночные отношения .их можно лишь имитировать для повышения эффективности производства.

Элементы среды прямого и косвенного воздействия.

При рассмотрении внешней среды и ее влияния на организацию и экономику в целом в последнее время все больше учитывают влияние внеэкономических факторов ( социокультурные факторы и другие ) на экономические процессы.

Таким образом :

1.Системы управления являются сложными, характеризуются вероятностным проявлением состояния управляемых обхектов и неопределенностью принятия решений.

2.Для исследования систем управления применяются системный и ситуационные подходы , для разработки оптимальных условий функционирования – теория принятия решений.

3.Организация как система управления включает комплекс взаимосвязанных целевых и функциональных подсистем , реализующих средства достижения целей , стоящих перед организацией.

4.Организация – открытая система ,успешное существование которой зависит от эффективного взаимодействия с внешней средой.

5.Внутренняя среда организации обеспечивает достижение поставленных целей и охватывает производство продукта ( услуг ) и управление им.

6.Внешняя среда прямого действия включает рынки . представляющие интерес для предприятия , государственные законы , регулирующие рыночные отношения и профсоюзы.

7.Внешняя среда косвенного воздействия включает политические , социально-экономические факторы .развитие технологии и науки , учитываемые организацией при разработке стратегии развития.