Тема 6.6. Конструирование отчетов.

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, которые выводятся на экран, файл, на принтер. Отчет может создаваться на основании каких-либо таблиц и/или запросов и в свободной форме. Перед созданием отчета необходимо определить:

цель отчета;

информацию, которая будет включена в отчет и из какой таблицы-источника;

форму отчета (табличная, свободная, почтовые наклейки);

какие вычислительные поля присутствуют в отчете;

необходимо также спроектировать отчет на бумаге перед компьютерным проектированием.

Отчеты можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), отчет с группировкой данных и подведением итогов и почтовые наклейки. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

Варианты объекта «Отчеты»:

отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;

многоколонный отчет - создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок;

табличный отчет - данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

отчет с группировкой данных и подведением итогов – создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

перекрестный отчет – создается на основе перекрестного запроса;

составной отчет – содержит главный отчет и один или несколько подчиненных отчетов;

отчет, полученный путем слияния с документом Word (составной документ);

почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов на почтовых конвертах.

Отчет может содержать следующие основные разделы:

заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

область данных – печатается каждая запись из источника данных;

примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.