Документальное оформление операций по движению нематериальных активов

Единицей бухгалтерского учета нематериальных активов является инвентарный объект.

Инвентарным объектом нематериальных активов признается совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации либо в ином установленном законом порядке, предназначенных для выполнения определенных самостоятельных функций. В качестве инвентарного объекта нематериальных активов также может признаваться сложный объект, включающий несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности (кинофильм, иное аудиовизуальное произведение, театрально-зрелищное представление, мультимедийный продукт, единая технология).

Объектами учета и объектами различных сделок могут быть только исключительные имущественные права.

Документами, подтверждающими права организации- правообладателя и отражающими сущность сделок и хозяйственных операций с интеллектуальной собственностью, являются:

- охранные документы;

-прилагаемые к договорам оригиналы или копии выданных общественными организациями документов о регистрации авторских и смежных прав;

-договоры об уступке прав;

- лицензионные договоры;

- договоры о ноу – хау;

-договоры о создании объекта интеллектуальной собственности;

- учредительные документы ( в комплексе с договорами об уступке прав, лицензионными договорами или договорами о ноу-хау).

Охранный документ- это документ, выдаваемый правообладателю по его просьбе (заявлению, ходатайству, заявке и т.д.) уполномоченным государственным органом и подтверждающий исключительные права правообладателя на объект интеллектуальной собственности. Охрана прав предусматривает выдачу правообладателю такого документа при соблюдении оговоренных действующим законодательством условий.

Договор об уступке прав – это договор, выражающий содержание соглашения сторон, в соответствии с которым одна из сторон на определенных соглашением условиях уступает свои исключительные права другой стороне, при этом другая сторона принимает на себя исключительные права, являющиеся предметом соглашения, и будучи правопреемником первой стороны, становится правообладателем.

Лицензионный договор — это договор, выражающий содержание соглашения сторон, в соответствии с которым одна из сторон (лицензиар) на определенных соглашением условиях дает свое разрешение (лицензию) и предоставляет другой стороне (лицензиату) право на использование объекта своей интеллектуальной собственности, а другая сторона принимает на себя право на использование объекта и обязуется использовать этот объект.

Договор о ноу-хау — это договор, выражающий содержание соглашения сторон, в соответствии с которым одна из сторон на определенных соглашением условиях раскрывает другой стороне сущность своего ноу-хау, разрешает его использовать и предоставляет другой стороне право использовать ноу-хау, являющееся предметом соглашения, при этом другая сторона обязуется использовать и не разглашать ноу-хау.

Договор о создании объекта интеллектуальной собственности — это договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, результатом которых является создание определенного объекта интеллектуальных работ, все права на который принадлежат организации-заказчику.

К учредительным документамотносятся уставы и учредительные договора, составленные и подписанные учредителями, зарегистрированные в соответствующих органах государственной регистрации согласно действующему законодательству.

Интеллектуальная собственность может поступить в нематериальные активы создаваемого или уже созданного юридического лица путем внесения в счет вклада одного или нескольких учредителей в состав имущественного комплекса коммерческой организации. Причем передача права пользования данным объектом производится по лицензионному договору или договору об уступке прав.

Интеллектуальная собственность не передается по договору дарения, договору купли-продажи и договору мены, поэтому эти виды договоров не являются основаниями для учета интеллектуальной собственности в нематериальных активах организации.

Помимо документа, подтверждающего существование самого актива (патент, свидетельство, лицензионный или авторский договор, договор уступки прав ...) в бухгалтерском учете на каждый инвентарный объект нематериальных активов должна оформляться соответствующая первичная документация. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Приказом или распоряжением по организации необходимо определить круг лиц, на которых возлагается ответственность за сохранность документов, удостоверяющих право организации на нематериальные активы, и определить должностных лиц, которым предоставлено право подписи документов на приобретение, перемещение и списание нематериальных активов. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, установленным письмом Министерства финансов РФ от 30 декабря 1993 г. № 160, по мере создания или поступления нематериальных активов в организацию и окончания работ по доведению их до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, нематериальные активы зачисляются на основании акта приемки в состав нематериальных активов.

К акту приемки-передачи должны прилагаться все относящиеся к объекту нематериальных активов первичные документы:

- подтверждающие права предприятия на этот объект;

- описывающие его технико-экономические особенности и порядок их использования;

- подтверждающие затраты, входящие в инвентарную стоимость объекта (затраты по приобретению, затраты на работы по доведению нематериальных активов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, и др.). В ряде случаев, определенных законодательством, требуется подтверждение стоимости поступающего объекта нематериальных активов независимым оценщиком, т. е. наличие акта оценки.

Акт подписывается руководителем организации и главным бухгалтером с указанием должности и расшифровки подписи, даты подписания и заверяется печатью.

Акт приемки (вместе с актом оценки) является основанием для открытия в бухгалтерии предприятия карточки учета нематериального актива В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а при постановке на учет нематериальных активов используется лишь одна унифицированная форма первичной учетной документации — карточка учета нематериальных активов (форма № НМА-1). В данной карточке указываются все основные показатели и характеристики принимаемого на учет объекта нематериальных активов.

Карточка ведется в бухгалтерии на каждый инвентарный объект, заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и подтверждающей документации.

Другие утверждённые формы первичной учетной документации учету движения нематериальных активов (например, акт на списание материальных активов, аналогичный акту на списание основных средств) пока не предусмотрены. В связи с этим организация может самостоятельно разработать такие формы документов для учета движения нематериальных активов и отразить их в учетной политике организации.

Документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и утверждаемые организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствий с установленными требованиями.

Учет нематериальных активов ведется аналогично учету основных средств, поэтому документация по нематериальным активам может соответствовать формам по учету основных средств.

Так, при выбытии нематериальных активов целесообразно составлять акт выбытия.

При списании объекта нематериальных активов следует (по аналогии с учетом основных средств) заполнять Акт списания.

Если предприятие предоставляет другому предприятию право пользования каким-либо объектом нематериальных активов, то целесообразно отражать эти данные в:

- ведомости учета предоставления лицензии (на основании лицензионных договоров);

- ведомости учета предоставления ноу-хау (на основании договоров о ноу-хау).

Форма ведомостей разрабатывается предприятием самостоятельно, в ней обязательно должны содержаться соответствующие графы, в которых указывают номер и дату заключения договора и его регистрации государственным органом, наименование лицензиата и краткую характеристику договора.

Ведомости закрываются после выбытия и списания объекта учета активов организации.

На основании вышеназванных документов в бухгалтерии информация разносится по счетам.

Синтетический учет нематериальных активов осуществляется на счетах 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация нематериальных активов», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Счет 04 активный, предназначен для получения информации о наличии и движении нематериальных активов, принадлежащих организации на правах собственности. Учет нематериальных активов осуществляют в первоначальной оценке. Амортизация нематериальных активов учитываемся на счете 05 «Амортизация нематериальных активов», кроме объектов, по которым начисленные суммы амортизационных отчислений списываются непосредственно в кредит счета 04 «Нематериальные активы». Данный порядок списания износа (без использования счета 05 «Амортизация нематериальных активов») должен быть отражен в приказе по учетной политике предприятия.

Принятие к учету нематериальных активов, приобретенных за плату у других организаций и лиц, внесенных учредителями в счет вкладов в уставный капитал организации, а также полученных безвозмездно от других организаций и лиц либо в качестве государственной помощи, отражается следующей записью:

Дт 04 «Нематериальные активы»; Кт 08 «Вложения во внеоборотные активы».

На счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» предварительно собираются все фактические затраты на приобретение объекта нематериальных активов и определяется его первоначальная стоимость, причем записи делаются по дебету этого счета в корреспонденции со счетами 60, 75, 98.

Сальдо начальное показывает первоначальную стоимость находящихся в распоряжении предприятия нематериальных активов. Оборот по дебету — поступления нематериальных активов по первоначальной стоимости. Порядок отражения операций зависит от канала поступления нематериальных активов.

Выбытие нематериальных активов отражается по счету 91 «Прочие доходы и расходы».

Синтетический учет ведется в журналах-ордерах 10, 13.

Аналитический учетнематериальных активов ведется в бухгалтерии на карточках аналитического учета (ф. № НМА-1) по видам и отдельным объектам. В частности, к счету 04 «Нематериальные активы» могут быть открыты субсчета «Права на объекты промышленной собственности», «Организационные расходы», «Права пользования земельными участками и природными ресурсами». Организация самостоятельно разрабатывает перечень субсчетов и аналитических счетов исходя из специфики деятельности.

Наличие нематериальных активов в организации должно подтверждаться материалами инвентаризации, содержащимися в инвентаризационной описи нематериальных активов (ф. № ИНВ-1). Она оформляется в двух экземплярах, один из которых находится в бухгалтерии, а второй остается у материально ответственного лица.