Основные инструменты, которые предоставляются каждому ЭТП для успешной работы.

Каждый ЭТП ООО «Объединенные кондитеры» получает мобильное устройство – коммуникатор с установленным программным обеспечением «Оптимум», с помощью которого ЭТП формирует заказы, снимает остатки продукции и дистрибьюцию в торговых точках. Также ЭТП при помощи АСУМТ «Оптимум» может выполнять поставленные специальные задачи: мониторинг цен, фотоотчет посещения торговых точек и т.п. Все данные с КПК передаются в on-line режиме, что позволяет оперативно формировать товарно-транспортную накладную и в течение 24 часов осуществлять доставку продукции в торговую точку. Инструктаж по работе с КПК с вами проведет супервайзер.

Перед визитом в торговую точку вы можете оперативно получить актуальную информацию по складским остаткам продукции и справочникам, что позволяет минимизировать вероятность ошибок при формировании ваших заказов.

Вся информация о деятельности ЭТП из баз данных АСУМТ «Оптимум» со всех дистрибьюторов ежедневно передается на центральный сервер, в единую базу центрального офиса ООО «Объединенные кондитеры». Таким образом, информация об анализе и контроле работы каждого ЭТП доступна в любой момент времени сотрудникам ООО «Объединенные кондитеры».

Также система позволяет существенно снизить количество ошибок при создании документов за счет отсутствия ручного ввода и реализации в системе автоматического контроля ограничений для конкретной торговой точки (скидки, лимиты, задолженности по оплате и т.д.).

Данная система позволит вам выйти на более качественный уровень работы с торговыми точками, что в свою очередь позволит увеличить объем продаж продукции компании.

 

Подготовка необходимой документации.

 

Для торгового представителя основным источником информации о текущем положении дел в торговой точке является документальная форма «Карта Клиента». Это документ заполняется торговым представителем самостоятельно на каждую торговую точку, включенную в Планы Маршрутов. В Карту Клиента во время первого посещения определенной торговой точки мы вносим учетную информацию о ней: адрес, юридическое название, фамилии, имена и отчества лиц, принимающих решения и других сотрудников торговой точки, номера телефонов, активность компаний-конкурентов, и другую подобную информацию. По завершении посещения мы записываем в Карту Клиента содержание достигнутых с клиентом договоренностей, а также цель на следующее посещение данной торговой точки.

В ходе последующих визитов мы обновляем учетную информацию в случае, если она изменилась, а также получаем и записываем актуальную на текущий момент информацию относительно продукции нашей компании.

Для всех торговых точек мы оформляем отдельные Карты Клиента, и в ходе работы на маршруте заполняем каждую из них. Таким образом, наличие набора из полностью заполненных и сложенных в порядке следования по маршруту Карт Клиента является неотъемлемым условием работы ЭТП.

Также, вместе с Картами Клиента, мы заполняем документальную форму «Ежедневный отчет». В Ежедневном Отчете мы отражаем данные о бизнес-показателях, достигнутых нами в ходе рабочего дня.

Ежедневные отчеты заполняются торговыми представителями и передаются супервайзеру. Таким образом, наличие Ежедневного отчета является неотъемлемым условием обеспечения требуемого уровня подготовки.

В случае обнаружения на вверенной территории новой торговой точки, осуществляющей продажу кондитерских изделий, мы оформляем Карту Клиента этой точки и передаем ее супервайзеру. После этого заполненный бланк Карты Клиента передается офисным сотрудникам для внесения в корпоративную базу данных. Таким образом, у ЭТП всегда должны быть чистые бланки Карты клиента.

 

Указанные документальные формы для каждого маршрута хранятся в отдельной папке – Папке Маршрута.

 

Порядок формирования Папок Маршрута:

 

• Карта территории с нанесенной территорией ответственности ЭТП и разделенная на 5 маршрутов;

• Карта территории со схемой каждого маршрута ЭТП;

• Бланк Ежедневного отчета на текущий рабочий день;

• Файл со всеми Картами Клиента, сложенными и заполненными в соответствии с требованиями Регламента работы эксклюзивного торгового представителя розничного отдела департамента продаж;

• Финансовая мотивация текущего месяца, подписана ЭТП и СВ

• Файл для хранения маркетинговой отчетности по проведению акций, установленному оборудованию;

• Реестр;

• Категоризация;

• Рекомендованная матрица;

• Чистые формы бланков Карта Клиента и Ежедневный отчет - на случай возникновения непредвиденных обстоятельств;

• Должностная инструкция (от дистрибутора ЭТП);

• Актуальные инструкции УК и дистрибутора, распоряжения для выполнения работы ЭТП, подписаны ЭТП

• Запасной пластиковый файл.

 

Хранение в Папках Маршрутов оригиналов либо копий заполненных во время предыдущих посещений Ежедневных отчетов не допускается. Порядок хранения Папок Маршрутов торгового представителя следующий:

 

• все Папки Маршрутов, за исключением Папки, необходимой торговому представителю для работы в текущий день, хранится в офисе;

• Папки Маршрутов региональных ЭТП (не имеющих офиса) хранятся в автомобиле ЭТП.

• каждая Папка снабжена ярлыком с указанием фамилии, имени, отчества сотрудника.

 

Для осуществления продаж эксклюзивный торговый представитель имеет в достаточном количестве бланки договоров, прайс-листы, заверенные доверенности, сертификаты, и др. формы бухгалтерского учета. Более подробную информацию о формах, методах и ситуациях заполнения этих форм вы получите в ходе вводного инструктажа в начале работы.