ПРАВИЛО 4
Документ еще не утвержден, а уже пора думать о его актуализации. Поэтому создаваемый документ должен быть максимально гибким и адаптируемым.
Чтобы данное правило работало, необходимо:
1 Постараться изначально сделать документ правильным, чтобы избежать последующих существенных переделок и изменений. Для этого существует ряд секретов.
В частности, очень многие корпоративные стандарты (как, например, рассмотренная выше «Операционная карта менеджера отдела сбыта») содержат описания бизнес-процессов или их фрагментов. Соответственно, чтобы данный документ получился правильным, он должен содержать правильное описание бизнес-процесса. Что на самом деле не так уж трудно — достаточно
в документе точно отразить все реквизиты бизнес-процесса:
· входы и выходы процесса;
· поставщиков и клиентов процесса;
· перечень этапов процесса и содержание выполняемых в рамках каждого этапа действий;
· участников процесса, в том числе его владельца.
2 Оптимально распределить информацию между «телом» документа и приложениями к нему. Это значит, что в самом документе отражаются общие положения, а вся конкретика выносится в приложения.
Причем применение данной рекомендации уместно по двум причинам.
Во-первых, как показывает практика, скомпонованный таким образом документ становится более удобным для пользователей.
Во-вторых, его легче актуализировать: как правило, общие вещи (которые представлены в «теле» документа) остаются неизменными, а изменения касаются именно конкретики (которая описывается в приложениях). А вносить изменения в приложения гораздо легче.
Рассмотрим, например, «Положение о планировании/бюджетировании». В данном документе, в частности, непременно придется описать перечень используемых в компании планов/бюджетов и, что гораздо сложнее, отразить все информационные взаимосвязи между ними. В каком виде лучше представить данную информацию и где ее уместнее поместить? Конечно, лучше это сделать в виде схемы, где квадраты будут отражать отдельные виды планов/бюджетов, а связывающие их стрелки — информационные потоки. И поместить данную схему в приложение. Если же попытаться все это описать в виде текста, то вряд ли такое описание сможет осилить кто-то из пользователей.
3 Необходимо обеспечить бережное применение терминов.
Любое некорректное определение может потянуть за собой шлейф методологических проблем. Поэтому, подбирая определение тому или иному понятию, следует помнить о тех методологических последствиях, которые данное определение вызывает, то есть при рассмотрении различных вариантов определений следует анализировать последствия применения каждого из них.