Организация работы оптовой ярмарки
Характерными чертами оптовой ярмарочной торговли являются оптовая реализация-закупка товаров по представленным образцам; периодичность проведения оптовых ярмарок; предварительное установление сроков и места продажи товаров; единовременное и массовое участие оптовых продавцов и покупателей товаров.
Основной метод организации оптовой реализации товаров на ярмарках – выставки-продажи товаров по представленным образцам. Образцы товаров доставляются на ярмарку предприятиями-поставщиками за свой счет. Руководство оптовой ярмаркой осуществляет постоянно действующий ярмарочный комитет, в состав которого включаются ответственные представители органов государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий – изготовителей товаров, коммерческих структур – покупателей и др. Решения ярмарочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для участников ярмарки.
Ярмарочный комитет выполняет следующие функции:
– определяет сроки и место проведения ярмарки;
– создает рабочие органы ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу (бюро) по учету договоров и другие органы, необходимые для выполнения стоящих перед ярмаркой задач), утверждает их руководителей и состав;
– определяет графики встреч поставщиков и покупателей;
– утверждает смету доходов и расходов ярмарки, размер средств на ее проведение и источники их получения;
– порядок, режим работы ярмарки;
– разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров, в том числе при согласовании, изменении и уточнении спецификаций к договорам, либо поручает разрешение таких споров арбитражу ярмарочного комитета и в этих случаях утверждает решения арбитража после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы на его решения.
Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем.
Дирекция ярмарки:
– осуществляет руководство группой (бюро) по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением ярмарки (аренда помещений и торговых площадей, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, оснащение оргтехникой и АСУ, определение регламента работы и т. д.);
– обеспечивает прием и хранение представленных, на ярмарку образцов и моделей товаров, оказывает техническое содействие участникам ярмарки в заключении договоров, ведет необходимую отчетность.
Группа (бюро) по учету договоров:
– ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на ярмарке;
– анализирует ход заключения договоров и согласования спецификаций, готовит по поручению ярмарочного комитета или дирекции ярмарки соответствующие аналитические справки, записки, предложения.
Арбитраж ярмарочного комитета:
– обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;
– консультирует участников ярмарки по правовым вопросам;
– рассматривает возникающие на ярмарке преддоговорные споры.
При организации ярмарочной (выставочной) торговли принято выделять три основных этапа ее проведения: предварительный, организационный и заключительный.
Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой ярмарки или выставки-продажи. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая группа, которые разрабатывают положение о проведении ярмарки и рассылают письма потенциальным участникам с полной информацией об условиях участия в ярмарке. Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы об организации и проведении ярмарки – объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т. д. Издается рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в ярмарке, т е. стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т. д.
За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и др. Основным источником доходов от проведения ярмарки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, транспорта, аренду складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно-коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.
Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Данный этап включает также оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведению аукционных торгов, презентаций и других мероприятий.
Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрицательных моментов в ее работе Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмарки, предложения по производству товаров и т. д. представляются заинтересованным организациям и органам управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.
Характерными чертами оптовой ярмарочной торговли являются:
1) оптовая реализация-закупка товаров по представленным образцам;
2) периодичность проведения оптовых ярмарок;
3) предварительное установление сроков и место продажи товаров;
4) единственное и массовое участие оптовых продавцов и покупателей товаров.
Например, Федеральная оптовая ярмарка товаров и оборудования легкой и текстильной промышленности (2000 г.) привлекла более 1000 производителей и поставщиков из всех регионов России, СНГ, Балтии, а также ряд зарубежных предприятий. В ней также участвовало около 40 тыс. специалистов промышленности, оптовых и розничных торговцев.
Основным методом организации оптовой реализации товаров на ярмарках является организация торговли в форме выставок-продаж товаров, представленных в образцах товаров. Поэтому часто в средствах массовой информации оптовые ярмарки именуют оптовыми выставками-продажами. Основная цель ярмарочных торгов – оптовая продажа и закупка товаров, заключение прямых договоров или контрактов между продавцами и покупателями.
Кроме основной деятельности по заключению сделок по купле- продажи товаров на относительно большой срок предметом деятельности ярмарки является оказание комплекса услуг участникам по заключению торговых сделок, налаживание деловых контактов, упорядочение процесса оптовой торговли, анализ и подготовка конъюнктурной информации, организация рекламы.