IV. Висновок

Роль систем автоматизації паперового діловодства та документообігу в умовах консервативного стилю роботи з документами, який обумовлений особливостями російського законодавства, що вимагає чіткого документального підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток ІКТ поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За консервативними оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а електронних - на 20%. Ця тенденція загострює необхідність врахування не лише паперових документів, але й електронних, завдяки чому САДД плавно переорієнтувалися на роботу з електронними документами, ставши системами електронного документообігу і діловодства. Дійсно, хоча при традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо-або відеозаписом).

У свою чергу, накопичені паперові архіви, за допомогою систем потокового введення паперових документів, можуть бути переведені в електронні архіви. У результаті вивільняється простір, спрощується керованість архіву, підвищується доступність інформації, що зберігається для всіх зацікавлених користувачів, знижується ризик у внаслідок пожежі або інших форс-мажорних обставин. Зрозуміло, повністю позбавитися від паперу в цьому випадку не вдається, оскільки юридично значимої формою документа, як і раніше вважається паперова. Але відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий, а переклад їх в електронну форму як мінімум багаторазово прискорить їх пошук і підвищить доступність в тих випадках, коли електронної копії для роботи достатньо. Сьогодні відсутність веб-клієнта у СЕУД вже нонсенс. Більш того, багато виробників ПЗ поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІС тільки з веб-клієнтом. Такий підхід на перший погляд обіцяє безліч переваг перед настільними клієнтами: веб-клієнт надає універсальний інтерфейс для всіх категорій користувачів, незалежно від їхньої ролі та географічного розташування, що спрощує налаштування системи та технічну підтримку користувачів. Однак без настільних інтеграційних компонентів, що встановлюються на робочих місцях, не може бути й мови про організацію єдиного сховища документів і підвищення ефективності роботи користувачів. Тому портальні технології СЕУД повинні використовуватися швидше тільки для залучення до бізнес-процесів зовнішніх користувачів, яких неможливо або недоцільно включати в корпоративну мережу.

Необхідність традиційного документа чи акта уповноваженого органу для визнання процедури перетворення пояснюється тим, що в іншому випадку можливий порочне логічне коло, коли питання визнання чи невизнання юридичної сили електронного документа будуть вирішуватися на підставі іншого електронного документа, з якого теж можна оскаржити.