РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными лицами являются работники организации, кото­рым выдаются денежные средства из кассы для покрытия предсто­ящих расходов.

При определении порядка выдачи под отчет работникам органи­зации денежных средств следует руководствоваться правилами, уста­новленными Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается руководителем организации. В соответствующем документе (прика­зе, положении, распоряжении) должно быть установлено следующее:

• перечень лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

• сроки, на которые выдаются денежные средства;

• целевое назначение выдаваемых под отчет денежных средств;

• размер выдаваемых денежных средств.

Наличные деньги могут выдаваться под отчет на следующие виды расходов:

• на хозяйственно-операционные расходы (в том числе на приоб­ретение ГСМ и представительские расходы);

• на командировочные расходы;

• на расходы экспедиций, геологоразведочных партий;

• на расходы уполномоченных предприятий и организаций;

• на расходы отдельных подразделений хозяйственных организа­ций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Как правило, выдача наличных денег под отчет производится из касс организаций.

При этом при расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

1) деньги под отчет на хозяйственные расходы выдаются, как правило, только лицам, список которых утвержден приказом руководителя организации. При этом следует иметь в виду, что работников, получающих денежные средства на командировочные расходы, в дан­ном приказе упоминать не следует. В подобной ситуации принимается в расчет приказ о направлении их в служебную командировку.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;

2) подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Ос­нованием для выдачи денежных средств может являться приказ (рас­поряжение) руководителя организации, заявление работника (с визой руководителя), утвержденная смета командировочных расходов, ко­мандировочное удостоверение или другие аналогичные документы. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денеж­ных средств, по строке «Основание» должно быть указано целевое назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается;

3) средства должны выдаваться в определенном размере, например, сумма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы, не должна превышать указанной в приказе максимальной величины.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со слу­жебными командировками, производится в пределах сумм, причита­ющихся командированным лицам на эти цели;

4) отчет об израсходованных подотчетных суммах должен сда­ваться своевременно.

В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подот­четные средства по различным видам операций. Указание срока необ­ходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчетно­го лица определенное время, т.к. согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на кото­рый они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъя­вить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (сче­та, чеки, накладные и др.), подтверждающие факт целевого исполь­зования денежных средств.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (п. 4.4 Порядка ведения кас­совых операций).

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержден­ном руководителем организации, бухгалтерия погашает аванс (списы­вает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными средствами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возвра­ту в кассу организации.

Выдача наличных денег под отчет или в порядке возмещения пе­рерасхода по авансовому отчету из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лицами, на это уполномоченными (п. 2.2 Порядка ведения кассовых операций).

Наличие технических ошибок в первичных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств, или оформление этих документов в нарушением действующего законода­тельства не свидетельствует о получении работником дохода, облага­емого НДФЛ, и не изменяет основания выдачи таких сумм (см. на­пример, определение ВАС РФ от 05.10.2010 № ВАС-13027/10, поста­новления ФАС Уральского округа от 20.05.2010 № Ф09-3619/I0-C2 по делу № А07-13814/2009, ФАС Волго-Вятского округа от 15.06.2010 по делу № А17-7346/2008 и др.).

Но налоговые органы на практике категорически против такого подхода и обычно нещадно наказывают организации за любые недо­четы в первичных учетных документах, которыми оформлены по­дотчетные расходы. Поэтому мы рекомендуем внимательно отнес­тись к этой проблеме. И многое тут зависит от добросовестности не только бухгалтера, но и подотчетных лиц, которые должны следить за тем, какие документы они получают в обмен на деньги организа­ции. Для того чтобы подотчетное лицо осознавало свою ответствен­ность за документы, рекомендуем сделать для них своеобразные па­мятки, в которых привести перечень документов по всем основным видам расходов и требования к их оформлению. Основой для такой памятки может стать утвержденное руководителем Положение о по­рядке получения и расходования подотчетных сумм.

3.1. Хозяйственные расходы

Как уже было сказано, наличные денежные средства могут выдаваться под отчет на хозяйственные нужды организации — для приобретения материальных ценностей и оплаты других расходов, связанных с осуществлением текущей деятельности организации, в том числе для закупок товарно-материальных ценностей у других юридических лиц и у индивидуальных предпринимателей, у населения на рынках.

Приказ по организации о выдаче денег под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм в конкретной орга­низации устанавливается приказом руководителя. В таком приказе должно быть установлено следующее:

♦ круг лиц, которым могут выдаваться под отчет денежные средства;

♦ сроки, на которые выдаются денежные средства;

♦ целевое назначение выдаваемых под отчет денежных средств;

♦ размер выдаваемых денежных средств.

Обращаем ваше внимание, что в действующем законодательства не содержится ограничений размеров выдаваемых сумм. В принци­пе, организация может выдать под отчет любую сумму (в пределах установленного приказом максимального размера).

Однако следует иметь в виду, что законодательством установлено ограничение на размер расчетов наличными деньгами между юриди­ческими лицами, между индивидуальными предпринимателями, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринима­телем. В настоящее время согласно указанию Банка России от 20.06.2001 № 1843-У сумма предельного размера расчета наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.

Таким образом, когда подотчетное лицо совершает, например, за­купку товаров у сторонней организации или у индивидуального пред­принимателя, действуя при этом от имени своего работодателя, раз­мер совокупного платежа наличными по каждому договору (сделке) не должен превышать установленного предела 100 000 руб.

Когда возникает необходимость приобрести какие-либо материальные ценности или оплатить какие-либо расходы через представи­телей организации, соответствующее подотчетное лицо пишет заяв­ление на выдачу денег для определенных целей (см. п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций).

Утвержденной типовой формы заявления на выдачу денег нет. Заявление может быть написано в свободной форме или по форме, которую организация может разработать самостоятельно. Один из возможных вариантов такого заявления приведен ниже.

Правила заполнения кассовых ордеров подробно описаны ранее. Поэтому в данном разделе мы обратим ваше внимание на заполнение только некоторых реквизитов расходного кассового ордера при выдаче денег на хозяйственные расходы:

♦ по строке «Основание» может указываться, например, следующее:

- на хозяйственные расходы;

- на приобретение материалов;

- на приобретение специальной литературы;

— на приобретение канцелярских товаров;

— на оплату счетов за электроэнергию.

♦ по строке «Приложение» может быть указано:

- заявление на выдачу денег от ______ ;

— служебная записка от _______ ;

— приказ (распоряжение) № __ от ________ .

При выдаче наличных средств под отчет на хозяйственные расхо­ды подотчетные лица должны быть проинструктированы о том, что каждый отдельный платеж, произведенный подотчетным лицом сто­ронней организации, не должен превышать установленного предель­ного размера расчетов наличными денежными средствами. Это тре­бование относится как к тому случаю, если физическое лицо имеет на руках доверенность, выданную организацией на право осуществ­ления отдельных операций, так и к тому случаю, если доверенность отсутствует, так как подотчетное лицо действует от лица работодате­ля, который впоследствии одобрит действия работника, утвердив авансовый отчет.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача наличных денежных средств из кассы отражается на сче­тах бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет счета 71 Кредит счета 50 - выданы из кассы уполномоченным подотчетным лицам денежные средства на хозяйственные расходы.

« Сдача» полученного

Как правило, материалы, закупленные подотчетными лицами opганизации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магази­нов, квитанция к приходному кассовому ордеру — при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Авансовый отчет

Денежные средства выдаются под отчет на определенный срок

Не позднее трех дней по истечении этого срока подотчетные лица обязаны сдать в бухгалтерию организации авансовый отчет об израс­ходованных суммах и приложить к нему все оправдательные доку­менты, подтверждающие произведенные затраты (и. 4.4 Порядка ве­дения кассовых операций).

Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата та России от 01.08.2001 № 55 (форма № АО-1).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Этот документ может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает пере­чень документов, подтверждающих произведенные расходы (кви­танции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки, а» на закупку товарно-материальных ценностей и другие оправдате ные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подот­четным лицом в порядке их записи в отчете.

В свою очередь бухгалтер заполняет расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами (она распо­ложена в нижней части лицевой стороны отчета. После заполнения расписка отрывается по линии отреза и передается по­дотчетному лицу. В бухгалтерии проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расхо­ды, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборот­ной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток не­использованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу органи­зации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В соответствии с требования­ми действующих нормативных актов возмещение сотруднику произ­веденных им расходов (или утверждение отчета об израсходованных подотчетных суммах) считается обоснованным только при одновре­менном выполнении двух условий:

- наличие документов, подтверждающих факт приобретения ма­териальных ценностей (получения работ или услуг) и размер опла­ченной суммы;

- оприходование приобретенных материальных ценностей на склад (использование полученных и оплаченных подотчетным лицом ра­бот или услуг для нужд организации).

Поэтому при приобретении товарно-материальных ценностей по­дотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтвер­ждающих факт приобретения и размер израсходованных сумм, специалисты рекомендуют прикладывать копии документов, под­тверждающие оприходование товарно-материальных ценностей на склад (например, приходный ордер, приходная накладная), или же на полях авансового отчета дать ссылки на эти документы. Ука­зание в авансовом отчете ссылок на документы об оприходовании материальных ценностей (или приложение к авансовому отчету ко­пий соответствующих документов) не является обязательным требованием, однако, по мнению авторов, выполнение таких действий желательно, поскольку это облегчает бухгалтеру контроль за расхо

дованием подотчетных сумм и обоснованностью их выплаты подотчетным лицам.

Если материалы были переданы непосредственно в подразделения организации или сразу израсходованы для нужд организации без оп­риходования их на склад (например, канцтовары в небольшом коли­честве, приобретавшиеся и использовавшиеся работником в месте дли­тельной служебной командировки), то к авансовому отчету должны прилагаться копии требований с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход, или же указываются ссылки на такие документы.

Также хочется обратить внимание бухгалтеров еще на один мо­мент: бывает, что работник приносит товарный чек, в котором не расписаны приобретенные товары (например, указано «канцтова­ры» или «деловая литература» без перечисления приобретенного).

В этом случае бухгалтер будет вынужден просить подотчетное лицо либо сам составлять акт, где указать, какие предметы приобретены и что сколько стоит - дабы избежать лишних вопросов инспектора при проверке.

Чтобы исключить подобные ситуации, рекомендуем вам заранее проинструктировать подотчетных лиц о необходимости следить за тем, чтобы продавец сам указывал перечень купленных товаров в товар­ном чеке.

Утвержденные руководителем (или иным уполномоченным ли­цом) расходы принимаются к учету в зависимости от вида приобре­тенных ценностей; они приходуются на счета учета соответствующих активов, а при отнесении расходов подотчетных лиц на производ­ство эти расходы отражаются на соответствующих счетах производ­ственных затрат.

На счетах бухгалтерского учета эта операция отражается следую­щим образом:

Дебет счета 10 (20, 23, 26, 29, 44 и т.п.) Кредит счета 71 - спи­саны расходы подотчетных лиц.

Основным первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, показания спидометра, остаток горючего при вы­езде и возвращении. Указанные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные ма­териалы по конкретному автомобилю.

Таким образом, для признания расходов на горюче-смазочные ма­териалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, под­тверждающих фактический расход бензина на производственные цели. Наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтвер­ждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов.

Документами, подтверждающими материальные затраты подот­четного лица, могут также служить чеки АЗС, товарные чеки, на­кладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приход­ным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услу­ги) и т.п.

Правда, налоговые органы против взаимозаменяемости перечис­ленных документов. Но суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщика.