Классификация бухгалтерских документов

 

Чтобы облегчить изучение документов, их необходимо классифицировать. Классификация документов строится по следующим признакам: по назначению, по порядку составления, по способу охвата, по месту составления (см. табл.31).

1. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными являются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Так заработную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска, получить деньги с расчетного счета можно только при наличии письменного указания работников, распоряжающихся в данной организации денежными средствами – директора и главного бухгалтера.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, чеки, платежные поручения, ордера, требования, доверенности и т.п.

В качестве оправдательных(исполнительных) рассматриваются документы, оформляющие уже произведенные операции, составляются в момент совершения операций и представляющие собой первый этап их учетной регистрации. Примером таких документов могут служить: накладные, акты сдачи-приемки ценностей, квитанции, платежные ведомости, требования, отчеты и т.п.

Документами бухгалтерского оформления называют такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Сюда относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т.п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Примером комбинированного документа может служить авансовый отчет, кассовые приходные и расходные ордера и т.д.

		Таблица 31
Классификация документов
Признаки класси­фикации	Вид документов	Краткая характеристика
1. По наз­начению	Распорядитель­ные	Содержат распоряжение о выполнении опе­раций (доверенность, расходный ордер.)
	Оправдательные исполнительные)	Оформляют уже произведенные операции (накладные, квитанции, требования, акты приемки-сдачи...)
	Бухгалтерского оформления	Документы, составляемые работниками бух­галтерии для облегчения записи операций по счетам (калькуляция, распре­делительные ведомости. Ошибки...)
	Комбинированные	Сочетают несколько видов документов (распорядительно-оправдательные)
2. По порядку составления	Первичные (простые)	Оформляющие операцию в момент ее свершения (кассовые ордера, счета, требования...)
	Сводные	Сводка данных нескольких первичных документов
3. По способу охвата	Разовые	Оформляемые в один рабочий прием и сразу же после составления могущие служить основанием для бухгалтерских записей
	Накопительные	Оформляются за несколько рабочих приемов в течение определенного времени
	Группировочные	Отражают хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат, по расходу материалов со складов и т.д.)
4. По месту составления	Внешние	Поступают от других организаций (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения дебиторов)
	Внутренние	Составляются внутри организации (требования, ведомости по зарплате, кассовые ордера...)

 

2. По порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичные документы впервые отражают совершившиеся хозяйственные операции. К ним относятся кассовые ордера, чеки, счета, требования, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции и т.д.

Сводные представляют собой сводку данных нескольких первичных документов. К их числу относятся авансовые отчеты подотчетных лиц, отчеты кассира, всякого рода реестры и т.д. Сводные документы получили широкое распространение в современной практике бухгалтерского учета и имеют большое значение в деле его усовершенствования. Они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

3. По способу охвата (составления) документы делятся на разовые, накопительные и группировочные.

Разовыми называются документы на одну или несколько операций, составляемые и оформляемые сразу, в один рабочий прием, и сразу же после составления могут служить основанием для бухгалтерских записей. К разовым документам относится большинство как первичных, так и сводных документов.

Накопительными называются документы, в которых регистрируется ряд однородных операций по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, в течение определенного периода (декады, месяца).

По истечении срока накопительный документ окончательно оформляется (подытоживается, подписывается) и передается в бухгалтерию, где служит основанием для бухгалтерских записей по его итогам. К накопительным документам относятся, например, лимитно-заборные карты, табель учета рабочего времени и т.д.

Группировочные документы отражают однородные хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат на производство, по передаче материалов со склада в производство).

4. По месту составления различают внешние и внутренние документы.

Внешние - составляются за пределами данной организации.

Внутренние - составляются внутри данной организации.