Учет движения товаров в аптеке. Учет поступления товаров.»

 

 

В соответствии со ст. 129 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) товаром могут быть любые вещи, за исключением изъятых из оборота или ограниченных в обороте. Для целей налогообложения согласно ст. 38 Налогового кодекса РФ (НК РФ) товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. К товару можно отнести все, что может удовлетворить нужду или потребность и предлагается рынку с целью привлечения внимания, приобретения, использования или потребления. Это могут быть физические объекты, услуги, лица, места, организации и идеи.

В силу п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01 (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н; далее - ПБУ 5/01) и п. 2 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н; далее - Методические указания) товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных либо полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Учет товаров ведется в натурально-стоимостном выражении, т.е. по наименованиям товаров с их отличительными признаками (марка, артикул, сорт и др.). Основными методами учета товаров являются сортовой и партионный.

Сортовой метод учета товаров заключается в следующем: аналитический учет (количественный и суммовой) осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения, других мест хранения, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера), групп, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета. С использованием оборотных ведомостей применяются два варианта учета:

) бухгалтерии открываются карточки количественно-суммового учета на каждое наименование товара (присваивается номенклатурный номер). В карточках отражается движение товаров (приход, расход) на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями;

) карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц отдельно по приходу и расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

В бухгалтерии организации не осуществляется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) товаров в разрезе их номенклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов. Учет движения товаров ведется в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, на основании учетных цен.

Оборотный и сальдовый методы применяются в организациях обычно в том случае, если бухгалтерский учет ведется вручную.

Причем в организации могут использоваться оба метода одновременно, когда по одним складам и подразделениям применяется оборотный метод, а по другим - сальдовый, это решается на предприятии исходя из экономической целесообразности.

Партионный метод учета товаров осуществляется таким образом:

аналитический учет товаров ведется на специальных карточках (партионных картах), на которых учитываются поступление и расход товаров данной партии;

партионные карты (карточки) регистрируются с присвоением номера конкретной партии товаров;

каждая партия товара на складе размещается обособленно от товаров других партий;

в первичных расходных документах делаются отметки об отпуске товаров из данной партии (указывается номер партионной карты);

оборотные ведомости по товарам каждой партии составляются отдельно от других товаров;

после полного выбытия со склада партии товаров или при наличии незначительных остатков производится инвентаризация. Выявленные в процессе инвентаризации излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются на соответствующие счета бухгалтерского учета.

Наряду с названными основными методами в организациях могут применяться партионно-сортовой учет товаров (каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно; при этом внутри партии товары разбираются по наименованиям и сортам и также размещаются отдельно) и учет по наименованиям (товары одного наименования хранятся отдельно от товаров других наименований).

 

Учет движения товара в аптеке

 

Операции по движению товаров в аптечных учреждениях делятся на операции по поступлению и выбытию

Операции по поступлению ТМЦОперации по выбытию ТМЦ Поступление с аптечных складов(опговых фирм)Реализация товаров в розницу, в т. ч. по амбулаторной рецептуре; Поступление от предприятий-производителей лекарств по безрецептурному отпуску; через мелкорозничную сеть(аптечные пункты и киоски) Получение товара из других аптек Закупка у населения аптечной посуды, лекарственною растительного сырьяРеализация товаров по безналичному расчет)', в т.ч. но стационарной рецептуре; по безрецептурному оптовому отпуску Перевод тары, вспомогательных материалов, малоценного инвентаря и других ценностей в группу товаровДругие виды документированного выбытия товаров: хозяйственные нужды; предоставление первой доврачебной помощи(ПДП); проведение экспертизы лекарств; списание стоимости товаров (уценка); расходы от порчи товара

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ И БУХГАЛТЕРСКИХ СЧЕТАХ

 

Важнейшим обязательным документом для осуществления снабжения аптеки фармацевтическими товарами является договор (или контракт), представляющий собой соглашение между продавцом и покупателем. Договор определяет права и обязанности сторон.

Перечень медикаментов, которые поставляются, количество и цены, как правило, отмечаются в спецификации к договору.

Лекарственные средства поступают в аптеки от поставщиков (непосредственно заводов-производителей, фармацевтических оптовых фирм, аптечных складов и других), которые обязательно должны иметь лицензию на право оптовой реализации. Копии лицензий прилагаются к договорам и хранятся в аптеках. В процессе поставки фармацевтических товаров поставщик выписывает сопроводительные документы: счет, товарно-транспортную накладную (ТТН) и налоговую накладную, а также предоставляет сертификаты качества на все ЛС. На основании этих документов в аптеке материально ответственные работники принимают товар по количеству и качеству.

В случае сомнений относительно качества товара (например, повреждение упаковки или др.) материально-ответственные лица осуществляют контрольные проверки, по результатам которых не позже 10 дней составляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара, и товар берут на ответственное хранение. Далее согласно договору (контракта) приглашается представитель поставщика, при его участии создается комиссия для приема товара. Если в результате приема выявлен сбой, недостача или повреждение, комиссия составляет акт а трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для предъявления претензии письмом, второй - посылается в вышестоящую организацию для получения разрешения на списание выявленных расхождений, третий - остается в аптеке.

В случае если товар поступает в аптеку без сопроводительных документов, также составляется акт о приеме товара, товар берется на ответственное хранение, хранится этот товар отдельно.

Обязательным документом, подтверждающим получение товаров, является правильно оформленная покупателем доверенность.

Доверенность на получение ТМЦ оформляется на бланках типовой формы, которые являются документом строгого учета. Срок действия доверенности - 10 дней. Для ведения учета доверенностей используется Журнал регистрации доверенностей.

При оформлении доверенности на лицевой стороне указываются реквизиты документа, согласно которому отпущен товар (договор, спецификация, счет и др.). Если в документе не приведены наименования и количество отпускаемых медикаментов, на обратной стороне доверенности отмечаются наименование и количество отпущенных медикаментов, или отмечается сумма, на которую осуществляется отпуск товаров.

Доверенность выписывается одноразово при частичном отпуске ЛС согласно отдельным накладных, в которых отмечается номер доверенности и дата ее выдачи, на весь 10-дневной срок ее действия. При этом доверенность остается на складе поставщика, а по окончании срока действия передается в бухгалтерию.

При отпуске ТМЦ поставщик выписывает сопроводительные документы (счет или накладную), которые являются основанием для оприходования этих ценностей в аптеке или на складе фирмы.

В процессе приема товара от поставщика специалист аптеки сначала проверяет его количество согласно выписанной накладной, затем проверяет сроки годности, регистрацию, а также соответствие серий на упаковке ЛС в накладной и сертификатах качества. По завершению работник аптеки подписывает накладную, подтверждая факт получения товара.

Важнейшими документами при отпуске товара поставщиком являются товарно-транспортные накладные. Накладные оформляются, как правило, в двух экземплярах. При отпуске медикаментов, которые находятся на предметно-количественном учете (ядовитые, наркотические лекарственные средства, спирт и др.), на один экземпляр больше - для материально ответственного лица.

При оформлении ТТН необходимо выполнять требования к отражению цены реализации с указанием оптовой цены и торговой наценки поставщиков. Как правило, для отечественных препаратов целесообразно отмечать оптовую цену производителя (фармацевтического завода), а для импортных - таможенную стоимость.

В целом особенное значение в процессе оприходования товаров в аптеке должно уделяться проверке цен материально ответственными лицами, т.к. цены на медикаменты подлежат государственному регулированию. В бухгалтерском учете необходимо придерживаться эквивалента цен, по которым оприходован товар и его списания с материально ответственных лиц.

 

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЙ И ОТПУСКА ИЗ АПТЕК ЯДОВИТЫХ, НАРКОТИЧЕСКИХ и ПСИХОТРОПНЫХ ЛС, А ТАКЖЕ ЭТИЛОВОГО СПИРТА

сальдовый бухгалтерский учет аптека

Из аптечных учреждений ядовитые ЛС отпускаются, как правило, на основании письменных требований, которые должным образом оформлены (подписаны руководителем аптечного учреждения или его заместителем и заверены печатью). Обязательным условием является отпуск ядовитых лекарственных препаратов в опечатанном виде: на каждую упаковку (кроме сигнатуры, где указаны, состав, номер анализа, способ применения) наклеивается дополнительно этикетка с надписью „Яд" с соответствующим знаковым изображением.

Отпуск наркотических и психотропных ЛС, а также прекурсоров согласно действующего законодательства осуществляют государственные или коммунальные аптечные учреждения, которые имеют специальную лицензию.

В аптечные учреждения наркотические и психотропные ЛП и прекурсоры поступают на основании письменных заявок, которые составляются в двух экземплярах. Прием этих ЛС осуществляет специально созданная (приказом по аптеке) постоянно действующая комиссия, которая обязана тщательным образом проверить соответствие всех наименований наркотических и психотропных ЛП, их количество и качество, согласно сопроводительных документов поставщика.

По результатам проверки в обязательном порядке и, независимо от наличия или отсутствия расхождений, составляется акт, который подписывается всеми членами комиссии и в дальнейшем хранится вместе с сопроводительными документами. Если устанавливается расхождение в количестве наркотических и психотропных JIС и прекурсоров, аптека должна уведомить об этом поставщика в день поступления товара или на следующий день, как это предусмотрено договором (по телефону, факсу, телеграммой, письмом и др.).

Снабжение аптечных и других учреждений здравоохранения спиртом этиловым осуществляют аптечные склады (базы) согласно специальных нормативных документов (постановлений КМУ и приказов МЗУ), так как это связано с льготными ставками акцизного налога на спирт, используемый для изготовления ЛС и для медицинского назначения. Для получения спирта этилового все учреждения здравоохранения делают плановые расчеты потребности на следующий год поквартально, которые подаются в аптечные склады (базы) в установленные сроки. Последние, в свою очередь, подают общий плановый расчет потребности спирта этилового на год поквартально в МЗУ, по утвержденной форме, как правило, за месяц до начала следующего года.

 

ОТРАЖЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ НА БУХГАЛТЕРСКИХ СЧЕТАХ

 

При поступлении товаров аптечного ассортимента необходимо определить их первоначальную стоимость (фактическую себестоимость). Согласно к П(С)БУ 9 „Запасы" к первоначальной стоимости товаров относятся следующие расходы:

суммы, оплаченные поставщику товаров в соответствии с договором (контрактом);

суммы ввозной пошлины на импортные товары;

суммы непрямых налогов, которые не возмещаются предприятию;

расходы на заготовку, транспортировку товаров, грузо-разгрузочные работы, в т.ч. расходы на страхование и проценты за коммерческий кредит поставщиков;

другие расходы, которые непосредственно связаны с приобретением товаров.

Для учета товаров, которые поступили в аптеку, в соответствии с Планом счетов, используется счет 28 „Товары", который имеет такие субсчета:

активный субсчет 282 „Товары в торговле" (по дебету которого показываются суммы поступления товаров, по кредиту - их выбытие);

пассивный субсчет 285 „Торговая наценка" (по кредиту которого отражается увеличение суммы, по дебету - уменьшение суммы).

 

УЧЕТ РЕАЛИЗАЦИИ И ПРОЧЕГО РАСХОДА ТОВАРА В АПТЕКАХ

 

Основным видом расхода товаров в аптеках является реализация ЛС.

В Правилах торговли лекарственными средствами (Пост. КМУ №1570) в аптечных учреждениях приведены определение оптовой и розничной торговли.

Оптовая торговля ЛС - это деятельность по приобретению ЛС у производителей или других субъектов хозяйствования, хранению и продаже ЛС из аптечных складов (баз) другим субъектам оптовой и розничной торговли ЛС, которые имеют соответствующие лицензии, и непосредственно ЛПУ и производителям ЛС.

Розничная торговля ЛС - это деятельность по приобретению, хранению и продаже ГЛС через аптеку и ее структурные подразделения (в т.ч. лекарств, изготовленных в условиях аптеки) непосредственно гражданам для их личного потребления, учреждениям здравоохранения (кроме аптечных учреждений), а также предприятиям, учреждениям и организациям без права их последующей перепродажи.

Аптеки имеют право реализации только зарегистрированных ЛП при наличии сертификата их качества, выданного производителем. Не подлежат регистрации ЛС, которые изготовляются в аптеках по рецептам врачей по магистральным прописям и по заказам ЛПУ по официальным прописям при условии наличия разрешения к применению действующих и вспомогательных веществ.

Учет розничного товарооборота предусматривает отражение стоимости амбулаторной рецептуры, объема реализации ЛП по безрецептурному отпуску и других товаров аптечного ассортимента аптекой и ее структурными подразделениями.

В процессе учета реализации ЛП по амбулаторным рецептам определяется их количество и стоимость в разрезе экстемпоральных и готовых лекарств согласно оплаты населением, а также количество и стоимость ЛП, отпущенных бесплатно и по льготным рецептам. Стоимость лекарств по амбулаторной рецептуре определяется по чекам в кассе после оплаты. Экстемпоратьные лекарства, которые изготовляются в аптеке по рецептам, учитываются по количеству и стоимости и отражаются в соответствующих документах

По способу изготовления лекарств рецептуру разделяют на экстемпоральную (индивидуальное изготовление) и ГЛС (промышленного и внутриаптечного изготовления).

Правильная организация учета и отчетности по рецептуре имеет большое значение, т.к. по количеству рецептов определяют объем работы аптеки, устанавливают численность некоторых штатных должностей, затраты на вспомогательные материалы. По сумме реализации экстемпоральных ЛС рассчитывают суммы естественной убыли лекарственных веществ.

Аптеки, имеющие лицензию на право изготовления лекарств, ведут учет принятых амбулаторных экстемпоральных рецептов в соответствующих документах, а именно: в рецептурном журнале, журнале учета рецептуры, регистрации розничных оборотов как составной части „Отчета о финансово-хозяйственной деятельности аптеки". Провизор, принимая рецепты, таксирует их и регистрирует в квитанции на заказанное лекарство. Квитанция на заказанное лекарство разделена на три части: первая - корешок, который является основанием для учета ЛС, изготовленных индивидуально, в нем ЛС присваивается номер, записывается фамилия, имя, отчество больного, стоимость ЛС и посуды, воды очищенной, тариф и приводится сумма вместе; вторая часть является наиболее информативной, поскольку предназначается для больного и выдается ему на руки. Она содержит следующие данные: номер рецепта, фамилию, имя, отчество больного, стоимость ЛС, вид лекарственной формы и время получения изготовленного ЛС. Третья часть с указанием номера рецепта и времени изготовления прилагается к рецепту. Номер аптеки, где заказаны лекарства, указывается на всех частях. Номер в квитанционной книжке (рецептурном журнале) является порядковым от начала месяца. В конце смены подсчитывается количество и стоимость принятых рецептов на ЛС индивидуального изготовления и переносится в журнал учета рецептуры. Данные за день из журнала учета рецептуры отражаются в регистрации розничных оборотов. Сумма реализованных тарифов и воды очищенной отображается отдельно в квитанции на заказанные лекарства, так как относится к операциям, увеличивающим сумму товарных запасов и должна быть оприходована в приходной части товарного отчета.

Провизор, принимая льготные рецепты, дополнительно проводит регистрацию (кроме квитанции на заказанные лекарства) в журнале учета льготных и бесплатных рецептов, куда вносит порядковый номер рецепта, название ЛПУ, где выписан рецепт, стоимость отпущенных ЛС. На основании данных журнала учета льготных и бесплатных рецептов заполняется сводный реестр. Реестр заполняется в двух экземплярах и отражает информацию о количестве и стоимости отпущенных ЛС, а также сумму, оплаченную больными (50%) и сумму, подлежащую оплате ЛПУ. Сводный реестр составляется отдельно для каждого ЛПУ. На основании реестра выписывается счет, который передается в ЛПУ для оплаты лекарств, отпущенных льготным категориям больных. Второй экземпляр остается с рецептами в аптеке. Выписанный для ЛПУ счет регистрируется в реестре выписанных счетов.

Важную роль в аптеках играет показатель количества амбулаторной и стационарной рецептуры. Количество экстемпоральных (индивидуального изготовления) амбулаторных рецептов определяют путем подсчета по квитанционной книжке. Итоговые данные ежедневно регистрируются в Журнале учета рецептуры.

Учёт количества и стоимости амбулаторных рецептов (экстемпоральных и готовых) ведется в накопительном документе - регистрации розничных оборотов, где выводится средняя стоимость одного рецепта за месяц. Это необходимо, поскольку средняя стоимость одного экстемпорального и одного готового ЛС по стационарному отпуску приравнивается к средней стоимости одного экстемпорального и одного ГЛС по амбулаторному отпуску, потому что регистрируя отпуск лекарств ЛПУ, во всех документах отражают только сумму.

Общее количество экстемпорально изготовленных аптекой ЛС составит сумму амбулаторных экстемпоральных и стационарных экстемпоральных рецептов.

Стоимость безрецептурных ЛП и других товаров аптечного ассортимента подчитывается в конце смены по чекам и сверяется с данными кассы.

Розничный товарооборот мелкорозничной аптечной сети определяется по фактической выручке, которая ежедневно (или периодически) сдается в кассу аптеки и оприходуется по приходным кассовым ордерам (ПКО).

Учет оптового товарооборота предусматривает определение стоимости отпуска ЛС аптекой ЛПУ и другим организациям.

Оптовая реализация ЛС аптекой ЛПУ и другим организациям осуществляется по розничным ценам согласно счетов или накладных требований, оформленных должным образом и подписанных руководителем, главным бухгалтером и скреплены печатью организации. Количество экземпляров накладных (требований), как правило, составляет 3-5, определяется исходя из принятого в аптеке первичного документооборота.

Следует обратить внимание на особенности оформления накладных (требований): на латинском языке - названия ядовитых, наркотических и психотропных ЛС, этилового спирта; на русском - другие ЛП и фармацевтические товары. Накладные (требования), которые поступают от ЛПУ и других организаций, должны быть оформлены и согласованы; подписаны материально ответственными лицами; запрещается исправлять количество товара; при изменении дозирования и фасовки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества; дописывание медикаментов запрещается. Провизор или фармацевт согласно должностным обязанностям осуществляет коррекцию и оформление накладных (требований) по оптовому отпуску товаров аптечного ассортимента - проставляется количество отпущенного товара, торговая наценка, розничная цена и сумма, то есть осуществляется таксирование требований по каждому наименованию.

Для обобщения данных выписанных счетов и накладных (требований) в аптеках ведется специальная форма реестра выписанных покупателям накладных (требований), по которой определяется общий оптовый товарооборот (кроме суммы льготных и бесплатных рецептов). В реестре отражается одной строкой отпуск конкретному покупателю товара согласно товарным группам. Следующим документом по учету оптовой реализации является оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и других расчетов. Оборотная ведомость по счетам покупателей (ЛПУ и другие организаций) позволяет провести взаиморасчеты аптеки со всеми покупателями. По данным взаиморасчетов предыдущего периода, суммы отпущенного товара и пересчета денег от ЛПУ и других организаций в отчетном периоде рассчитывается дебиторская (в пользу аптеки) или кредиторская (за аптекой) задолженность аптеки, фармацевтической фирмы.

 

Реализация лекарственных средств бесплатно и на льготных условиях

 

Оплата полной стоимости или части стоимости ЛС осуществляется учреждениями здравоохранения или местными органами власти на основании сводных реестров. Такие реестры составляются, как правило, в 2-х экземплярах: первый предъявляется аптекой для оплаты, а второй с рецептами хранится в аптеке. Рецепты на ЛП, которые отпущены бесплатно или на льготных условиях, хранятся в аптеках на протяжении 3-х лет (не учитывая текущего года).

Стоимость ЛС, которые отпускаются бесплатно или на льготных условиях, компенсируется за счет ассигнований, которые предусматриваются соответствующими бюджетами на здравоохранение.

Таким образом, провизор (или фармацевт), осуществляя прием льготных рецептов, прежде всего, таксирует их по полной стоимости, а дальше отражает данные о них в следующих учетных документах:

журнале учета льготных рецептов;

сводном реестре рецептов отдельно для каждой категории больных и каждого ЛПУ в двух экземплярах (регистрируется номер рецепта, фамилия больного, полная стоимость медикаментов, а также сумма, оплаченная больным (50%) и сумма, которая подлежит оплате ЛПУ);

счет для оплаты, который вместе с одним экземпляром сводного реестра и льготными рецептами передается в ЛПУ или местные органы управления (второй экземпляр сводного реестра вместе с рецептами остается в аптеке);

регистрации розничных оборотов (раздел месячного отчета), отмечается сумма, оплаченная наличностью.

Для бухгалтерского учета реализации ЛС и других товаров аптечного ассортимента аптеками используется счет 28 „Товары"

 

УЧЕТ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ, УМЕНЬШАЮЩИХ ТОВАРНЫЙ ЗАПАС В АПТЕЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

 

Среди хозяйственных операций по выбытию товаров, кроме их реализации, в аптеке имеют место другие виды документируемого выбытия товаров:

на предоставление первой доврачебной помощи;

на хозяйственные нужды;

на проведение экспертизы ЛС и других товаров;

при недостаче за счет естественной убыли;

при потерях от списания;

при уценке ЛС и ИМН;

при окончании срока годности медикаментов;

при возврате товара поставщикам - оптовым фирмам и производителям.

Первая медицинская помощь согласно НПА предусматривает формирование набора ЛС и ИМН (атропина сульфат, сердечно-сосудистые препараты, спирт этиловый, дезинфицирующие средства, перевязочные материалы и др.), которые хранятся в специальном шкафу. Этот вид помощи предоставляется населению бесплатно, при этом стоимость использованных товаров относится на расходы аптеки или фирмы. Для этого целесообразно вести журнал их учета, а в конце месяца составлять справку, где отмечено наименование товаров и их стоимость.

Для поддержания санитарного режима и фармацевтического порядка некоторые товары используют на хозяйственные нужды аптечного учреждения (моющие средства, хлорамин, сода и др.). Их расход регистрируется в специальном журнале, записи которого в конце месяца отражаются в справке, где указывают наименования медикаментов и их стоимость в двух цепах (оптовых и розничных). Справка составляется в двух экземплярах и является основанием для списания использованного товара в аптечных учреждениях. Проведение экспертизы Госинспекцией по контролю качества ЛС предусматривает документальное оформление выбытия медикаментов: составляется акт в двух экземплярах. Этот акт подписан лицом, осуществившим отбор, и заведующим аптеки, является основанием для списания стоимости ЛС.

Все другие хозяйственные операции, уменьшающие товарный запас (остаток) оформляются на основании таких документов: расчет нормы естественной убыли за межинвентаризационный период, актов уценки или списания товара, накладных при возврате товара поставщику. Другие виды документальных расходов товара отражаются в расходной части товарного отчета (форма АП-25) и месячного отчета (как составной части формы АП-72).