Правила ведения телефонного разговора: звонит секретарь

Если звонит секретарь, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Следует тщательно подготовиться к телефонному разговору: определить цель звонка; собрать необходимые документы, материалы; уточнить факты, даты, имена, фамилии, адреса, номера телефонов, которые могут понадобиться; составить перечень вопросов, которые следует выяснить; записать основные положения предстоящего разговора, чтобы не упустить важные моменты в процессе разговора.

2. Надо определить оптимальное время для телефонного звонка. Оно должно быть удобным для собеседника и приемлемым для секретаря. Надо подумать и о том, когда проще дозвониться к абоненту. Считается, что лучшее время для деловых звонков – с 9 до 10 часов.

3. Добившись соединения по телефону с нужным абонентом, необходимо поздороваться и представиться (назвать фамилию, должность, место работы), выяснить наличие или отсутствие адресата. если трубку снял секретарь, то надо поздороваться, представиться, кратко изложить причину звонка.

4. Если при соединении произошла ошибка, необходимо извиниться, а не молча вешать трубку.

5. Если человека, которому осуществляется звонок, не оказалось на месте, необходимо попросить передать, что ему звонили, и сообщить, когда и по какому телефону ему можно связаться со звонившим в ближайшее время.

6. Если предстоит долгий разговор, нужно спросить у собеседника, располагает ли он достаточным временем, и если нет, перенести разговор на другой день или час, который устраивает обе стороны.

7. Делая повторный звонок по какому-либо вопросу, необходимо обязательно назвать себя и напомнить содержание предыдущего разговора.

8. Когда у абонента телефон непрерывно занят и до него не удается дозвониться сразу, а вопрос, который надо обсудить, не терпит отлагательства, то рекомендуется использовать самый простой способ – набирать нужный номер непрерывно, по возможности без пауз.

9. Считается не этичным звонить на квартиру после 22 часов и до 9 часов утра. Если чрезвычайные обстоятельства вынуждают это сделать, необходимо обязательно попросить извинения и назвать веские причины звонка.

10. Не принято звонить домой незнакомым людям. В случае необходимости такого звонка следует объяснить, откуда у звонящего номер телефона, по чьей рекомендации вы обращаетесь.