Документооборот в организации, на предприятии

Документооборот в организации является важной составляющей для эффективной деятельности предприятия, так как обеспечивает быстрый поиск необходимой информации и высокий уровень исполнительской дисциплины.
В стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в разделе 4 определены преимущества управления документами, а именно документы позволяют организациям:

осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
предоставлять информацию последовательно и объективно;
обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
повышать эффективность деятельности всей организации;
обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

Автоматизация работающей системы документооборота позволит организации, работающей в Москве или на территории другого региона, повысить собственную управляемость и производительность, сократить время на работу с документами.
В ГОСТ Р 51141-98 термин «документооборот» определяется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».
В документообороте организации различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение».
В качестве примеров можно привести следующие входящие документы:

документы от вышестоящих организаций (распоряжения, приказы);
документы государственных органов (решения суда, письма от налоговой инспекции, пенсионного фонда);
документы партнеров предприятия (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);
документы общественных организаций (обращения, запросы);
документы отдельных граждан (заявления, жалобы).
Входящие документы, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством, выработку резолюции, постановку на контроль и доставляются исполнителям.

Входящие документы, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством, выработку резолюции, постановку на контроль и доставляются исполнителям.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения».
В качестве примеров можно привести следующие исходящие документы:

документы, адресованные вышестоящим организациям (доклады об исполнении поручений, приказов);
документы, адресованные государственным органам (иски, кассации);
документы, адресованные партнерам предприятия (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);
документы, адресованные общественным организациям (ответы на обращения, запросы);
документы, адресованные отдельным гражданам (ответы на заявления, жалобы).

Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или со списком на рассылку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
До процедуры регистрации документ должен быть подготовлен, согласован и утвержден (подписан) внутри организации в соответствии с принятой инструкцией по ведению делопроизводства.
Ниже указана типовая схема движения исходящего документа:

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации».
Внутренние документы можно разделить на:

на организационно-правовые,
распорядительные,
информационно-справочные,
финансово-бухгалтерские документы;
документация по трудовым отношениям,
личные документы.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

Устав,
Учредительный договор,
Положение об организации,
Положение о структурном подразделении,
Штатное расписание,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Примеры:

Приказ,
Распоряжение,
Указание,
Решение,
Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Примеры:

Служебная записка,
Докладная записка,
Объяснительная записка,
Предложение,
Заявление,
Протокол,
Акт,
Справка,
Заключение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры:

главная книга,
годовые отчеты,
бухгалтерские балансы,
счета прибылей и убытков,
акты ревизий, инвентаризаций,
первичные документы,
кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры:

приказы по личному составу,
трудовые контракты,
личные дела,
личные карточки формы Т-2,
лицевые счета по заработной плате,
трудовые книжки,
графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Примеры:

резюме;
автобиографии;
расписки;
личные доверенности и некоторые другие документы.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. Жизненный цикл внутреннего документа обычно состоит из подготовки, согласования, принятия, регистрации и исполнения документа. В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться.
Ниже указана примерная схема движения внутреннего документа: