ВВЕДЕНИЕ
На звание древнейшей претендуют сразу несколько известных профессий, но, бесспорно, одно из «призовых мест» по праву принадлежит продавцу. Торговать люди стали еще на заре цивилизации, хотя тогда это был простой обмен (одна шкура на 2 копья). Затем в эти отношения вмешиваются деньги, а еще через тысячелетия – пластиковые карточки.
Несмотря на бездну лет, прошедших со времени зарождения торговли, суть ее кардинально не изменилась, а изменились лишь виды, формы и технология торговли.
Выполнить все требования современной организации и технологии торговли нелегко, но возможно, и здесь на помощь приходят системы управления предприятием. В наше время, чтобы сохранить свои позиции на рынке торговым предприятиям необходимо контролировать отношения с клиентами и поставщиками, определять конкурентоспособность продукции, максимально использовать оборотные средства и складские помещения, организовывать слаженную работу отделов продаж, закупок, складских служб, приемщиков, погрузчиков и т.п., при этом обеспечивать своим клиентам высокий уровень обслуживания [1].
Автоматизацию потребительских обществ, торговых предприятий следует начинать с определения задач, причем с самых трудоемких, имеющих большой объем работы. К таким можно отнести, в первую очередь, товарно-денежные отчеты совместно с кассовыми отчетами, а также выпиской банка.
Поэтому цель этой курсовой работы – это изучение вопросов организации автоматизированного рабочего места бухгалтера (АРМБ) по учету кассовых и расчетных операций. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, к которым относятся:
Рассмотрение основных аспектов построения бухгалтерской информационной системы (БУИС) в Даровском райпо;
Определение места исследуемого раздела учета в информационной системе предприятия;
Оценка состояния первичного учета;
Характеристика организации аналитического и синтетического учета;
Обоснование выбора бухгалтерской программы;
Описание основных моментов подготовки программы к эксплуатации;
Изучение технологии ведения первичного учета;
Знакомство с действиями по формированию регистров аналитического и синтетического учета;
Оценка экономической эффективности внедрения автоматизации учета.
Ответы на отмеченные выше задачи работы предоставляют учебно-справочная литература, различные периодические издания, учетная политика и другие внутренние документы предприятия.
При написании курсовой работы были использованы разнообразные методы, среди которых монографический, графический, дедуктивный и другие.
1. Результаты обследования бухгалтерской информационной системы (БУИС)
1.1. Построение БУИС на предприятии Даровской райпотребсоюз.
Организационно-правовая форма – потребительская кооперация. Полное наименование Даровское районное потребительское общество. Сокращенное наименование – Даровское райпо.
Даровское райпо – добровольное объединение гражнан, созданное по территориальному признаку на основе членства, путем объединения его членами имущественных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов-пайщиков. Даровское потребительское общество – юридическое лицо, являющейся некоммерческой организацией, имеющей самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках (рассматриваемая организация имеет расчетные и иные счета в Импекс-банке г.Кирова, в том числе вексельный счет, а также расчетный счет в Даровском отделении Сберегательного банка п. Даровской), печать и другие реквизиты.
Юридический адрес: 612140 Кировская область, поселок Даровской, улица Кооперативная, дом 17.
Райпо создано на неопределенный срок. Его учредителями являются пайщики – физические или юридические лица, добровольно желающие стать пайщиками. Пайщиками общества могут быть граждане, достигшие 16-летнего возраста. Пайщики имеют право участвовать в деятельности райпо и управлять им.
Даровское райпо занимается следующими видами деятельности:
торговая, в том числе оптовая и розничная торговля, осуществляемая путем создания торговых баз, магазинов, коммерческих центров, ларьков, киосков;
общественное питание;
промышленная, в том числе хлебопечение, производство безалкогольных напитков, засол рыбы;
заготовительная деятельность.
Но наибольший удельный вес в выручке занимает торговая деятельность, поэтому специализация Даровского райпо – торговое предприятие.
Таким образом, райпо занимается торговой деятельностью, обеспечивая жителей поселка и сельской местности необходимыми товарами, продукцией общественного питания, а также занимается производством товаров народного потребления, заготовкой сельхозпродукции и сырья.
Одним из положений учетной политики Даровского райпо утверждено: установить журнально-ордерную систему обработки учетной информации с применением компьютерной техники.
Прежде чем начать изучение основных аспектов построения бухгалтерской информационной системы на предприятии, необходимо рассмотреть такие понятия, как система и информационная система. Под системой, в широком смысле, понимается упорядоченная определенным образом совокупность взаимосвязанных элементов. Одним из свойств системы является наличие таких двух компонентов, как:
субъект управления;
объект управления, в зависимости от которого выделяют:
технические системы;
биологические системы;
информационные системы…
Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность технических и аппаратных средств, персонала и информационных технологий, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели, ради которой решаются следующие задачи:
1) обеспечение всех необходимых процессов;
2) создание и анализ информационных продуктов;
3) оказание необходимых информационных услуг.
Иначе говоря, ИС обеспечивает обработку, поиск, хранение и выдачу информации по запросам пользователей (рис.1).
Информационные потоки, циркулирующие на предприятии, характеризуются сложностью структуризации и формализацией информации. От объекта управления, который представляет собой предприятие, обеспечивающее выполнение задач и планов, поставленных перед ним, направляется на часть информации, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера, а от управленческого аппарата (субъект управления) в ИС передается та часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Информационная система перерабатывает определенную часть информационных потоков, участвующих в принятии решений. Для разных уровней управления эта цифра колеблется от 10 до 30 %. Оставшаяся часть информации может быть отнесена к частично формализуемой, обработка которой осуществляется при помощи экспертных систем, и не формализуемой (информация социального характера, оперативного характера, например, ответы на жалобы из поступившей служебной записки), автоматизированная обработка которой невозможна или экономически невыгодна из-за огромных финансовых затрат [ ].
Рис.1 Структура бухгалтерской ИС
Основным техническим средством современных информационных систем является персональный компьютер (ПК) с комплексом внешних устройств, к которым относятся: принтер, сканер, модем, объединенные в локальную сеть.
Разнообразие сфер экономической деятельности порождает появление большого количества информационных систем экономического характера таких, как, например, банковские, страховые, налоговые и другие. Но одно из важнейших мест в информационных системах промышленных предприятий занимает бухгалтерская информация, а потому особое внимание уделяется изучению бухгалтерской информационной системы (БУИС), которая является неотъемлемой частью ИС любой организации и тесно связана с информационными системами управления, планирования, контроля и анализа, которым она должна представлять всю необходимую для них информацию.
По сути БУИС – это информационная система, осуществляющая сбор, регистрацию, обработку, хранение и передачу информации о хозяйственной деятельности организации с целью ее анализа и принятия управленческих решений. Она предназначена для обеспечения руководства информацией, необходимой для принятия различных решений и выбора наиболее рационального из них при ограниченных материальных и финансовых ресурсах.
Как и любая информационная система БУИС включает 3 подсистемы:
функциональная;
обеспечивающая;
организационная.
Рассмотрим подробнее каждую из подсистем.
Функциональная подсистема – фактически это модель всех выделенных внутри организации подсистем с определением состава и содержания задач в них решаемых.
Для Даровского райпо функциональная подсистема на участке по учету кассовых и расчетных операций может быть представлена следующей схемой:
Рис. 2. Функциональная подсистема Даровского райпо.
Обратная связь – это движущийся в обратном направлении поток отчетной информации, который формируется объектом управления и содержат сведения о выполнении принятых решений и степени влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию [ ].
Итак, объектом управления в Даровском райпо являются денежные потоки, возникающие в результате операций в кассе и на расчетном счете, за который отвечает бухгалтер по кассовым и бухгалтер по расчетным операциям, а также кассир. На данном участке учета формируется первичная документация в виде:
приходных и расходных кассовых ордеров, выписываемых кассиром, которыми оформляются прием и выдача денежных средств из кассы предприятия на определенные цели, например, подотчет, частным лицам, сдающим сельхозпродукцию, принимается выручка в центральную кассу от магазинов;
выписок банка с расчетного счета в Даровском райпо, свидетельствующими об зачислении денежных средств на расчетный счет организации (например, сдача выручки, по объявлению на взнос наличными) и списании денежных средств со счета (например, на выдачу заработной платы) на основе платежных поручений, требований.
Сформированная первичная информация вводится в персональные компьютеры ответственным за эти действия работником. При этом могут быть использованы и внешние устройства, например, сканер. С помощью программных средств данная информация обрабатывается, а на ее базе формируется отчетность. Этим процессом управляет соответствующий работник – бухгалтер по кассовым операциям.
Операции по вводу, обработке информации и формированию отчетной документации осуществляется в информационной среде посредством аппаратных и программных средств, среди которых персональный компьютер, внешние устройства.
Сформированная отчетность передается управленческому аппарату, к которому можно отнести главного бухгалтера , его заместителя, а также руководителя , которым в Даровском райпо является Председатель райпо. Полученную в отчетности информацию по кассовым и расчетным операциям они используют для принятия управленческих решений, например:
при необходимости увеличение лимита кассы;
приостановление списания денежных средств с расчетного счета поставщикам;
выдача средств из кассы по судебным решениям, искам, на выплату алиментов;
осуществлять ли инвестиции и другие.
В свою очередь, управленческий персонал, проанализировав отчетность, осуществляет контроль за выполнением принятых на основе отчетной информации управленческих решений, намечает и следит за реализацией мероприятий по устранению и исправлению выявленных недочетов, ошибок – так осуществляется обратная связь.
Даровское райпо по основным признакам (численность работников 265 человек) относится к средним предприятиям, а потому для него характерна модель БУИС малого и среднего предприятия. Данная модель предполагает ведение финансового учета и наличие отдельных элементов управленческого учета. Она формирует все обязательные регистры аналитического и синтетического учета, также предусмотрены нерегламентированные формы отчета. Рассматриваемая модель строится на базе бухгалтерской программы «Интегрированная бухгалтерская система». Такие программные продукты строятся по модульному принципу. Каждый модуль позволяет организовать ведение аналитического учета по каждой из основных функциональных задач в отдельном программном модуле, обеспечивает формирование регистров аналитического и синтетического учета и осуществляет перенос информации в Главный модуль.
Так, на примере Даровского райпо, где работает системный продукт «1С: Предприятие», все операции по движению наличных денежных средств в кассе предприятия и на счетах в банках отражаются и обрабатываются в модуле «1С: Бухгалтерия 7.7.», который взаимодействует с модулями «1С: Торговый склад» и «1С: Заработная плата и кадры» (рис. 3).
 |
Рис. 3. Модульный принцип построения программы.
Программа «1С: Бухгалтерия 7.7.» позволяет организовать многомерный и многоуровневый аналитический учет. Это универсальная система для автоматизации бухгалтерского учета. Первичная информация по кассовым операциям и операциям на расчетном счете Даровского райпо поступает в модуль «1С: Бухгалтерия», куда она заносится бухгалтером по кассовым операциям. Поступившие первичные документы, к которым относятся приходные и расходные касовые ордера, выписки банка, платежные поручения, регистрируются в журналах документов, к которым по рассматриваемой задаче относятся:
журнал «Банк»;
журнал «Касса»;
журнал «Платежные документы».
Затем происходит обработка информации, что заключается в составлении на основе журнала документов журнала операций на участке учета кассовых и расчетных операций, на базе которого, в свою очередь, формируется журнал проводок по отраженным операциям. Следующим этапом становится формирование регистров синтетического и аналитического учета (подробнее пункт 1.4.). далее в главном модуле составляется отчетность, Главная книга и баланс.
Обеспечивающая часть БУИС характеризуется совокупностью методов, средств и мероприятий, необходимых для ее нормального функционирования, и включает:
1) информационное обеспечение – совокупность систем документации действующей организации, схем информационных потоков и методологии построения баз данных организации. Вся необходимая для пользователя информация содержится в справочниках, которые представляют собой одноуровневые или многоуровневые списки. Справочники предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а также для ввода различной информации в первичные документы [ ]. На предприятии для учета кассовых и расчетных операций используют следующие справочники: «Банковские счета», «Контрагенты» и другие (подробнее п. 2.1.).
2) аппаратное обеспечение представляет собой комплекс технических средств. В него входят компьютеры, оргтехника, средства связи и эксплуатационные материалы к ним. Оно немыслимо без использования вычислительных сетей и организации сетевой обработки данных на нескольких компьютеров, объединенных линиями связи в информационно-вычислительные сети [ ].
В Даровском райпо используются компьютеры следующих марок: Celeron/300Mhz/ 32Mb/10.2 Gb/ Win 98 с сетевой картой Compex RL2000 PCI Ethernet Adapter; Celeron /600Mhz/ 64 Mb/ 10.2 Gb/ Win 98 с аналогичной сетевой картой; InPaQ C733/ 56Mb/ 4.0 Gb/ Win 98 с принтером HP DeskJet 820C Series Printer; Pentium III/ 800Mhz/ 128 Mb/ 20.4 Gb/ Win 98 с сетевой картой 32-Bit 10 Mode PCI Ethernet Adapter и принтером HP Laser Jet 1200.
В организации применяется локальная вычислительная сеть «витая пара» с выделенным сервером под управлением Microsoft Windows Server 2000. В качестве сервера используется компьютер с процессором Pentium III/1000Mh.
3)технологическое обеспечение имеет основные особенности:
а) функциональная единица системы – вычислительная работа;
б) структурная – АРМ;
в) информационная – файл.
4) математическое и программное обеспечение – совокупность методов, правил, описаний, математических моделей решения финансовых задач, это операционные системы, сервисные программы. В Даровском райпо в качестве операционной системы используют Windows, а в качестве сервисных программ «1С: Предприятие».
Организационная подсистема подразумевается как персонал организации с выявленными в нем функциями и аппаратными структурами с классификацией управленческих работников. На участке по учету кассовых и расчетных операций в Даровском райпо организационная подсистема представлена в приложении.
Первичную информацию формируют:
кассир, который осуществляет прием и выдачу наличных денег из кассы предприятия, оформляя приходные и расходные кассовые ордера; сдает выручку в банк, применяя объявление на взнос наличными; следит за сохранностью замков, дверей, принятых им ценностей.
Бухгалтер по расчетам, который осуществляет расчеты с контрагентами через кассу и расчетные счета, готовит документы для перечисления платежей; ведет учет средств, выданных подотчет.
Ввод, обработку информации по кассовым и расчетным операциям, формирование отчетности производит бухгалтер по кассовым операциям, к обязанностям которого относят:
работу на компьютере по программе «1С: Бухгалтерия» и ведение суммового учета по счетам 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет»;
произведение выписок платежных документов;
формирование и печать отчетов;
участие в инвентаризации кассы предприятия.
Главным получателем и пользователем информации является главный бухгалтер, который руководит бухгалтерией райпо, контролирует сдачу торговой выручки каждым торговым предприятием, осуществляет проверку кассовых и иных расчетов.
Подводя итоги по разделу, посвященному построению БУИС можно заключить, что она является неотъемлемой частью информационной системы любой организации и тесно взаимосвязана с информационными системами управления, для которой представляет информацию для разработки мероприятий по регулированию и устранению выявленных нарушений. Для планирования передаются сведения о структуре и объемах производимой продукции ассортименте проданных товаров, о затратах на производство и реализацию, коммерческих расходах, о потребностях в финансовых ресурсах и другие. В целях контроля из БУИС поставляются данные об отклонениях от плановых нормативов. Для анализа предоставляется информация, необходимая для установления факторов, повлиявших на отклонение от плана.
1.2. Место участка учета кассовых и расчетных операций в БУИС и связь его с другими разделами БУИС
Связь исследуемого участка учета кассовых и расчетных операций с другими разделами БУИС схематично представлена в приложении .
Взаимосвязь раздела БУИС по учету кассовых операций и операций на расчетном счете с такими разделами, как учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами, с бюджетом, с персоналом по оплате труда, подотчетным суммам, учет торговой выручки и т.п. выражается в движении денежных потоков, учитываемых на счетах по учету кассовых и расчетных операций. Так, торговая выручка ежедневно сдается в кассу райпо, а затем зачисляется на расчетный счет в банке. Списание за поставленные товары осуществляется с расчетного счета райпо. Суммы, выдаваемые подотчет, на оплату труда работникам организации, выплачиваются из кассы Даровского райпо. При расчетах с бюджетом денежные средства списываются с расчетного счета организации, а при операциях с дебиторами они могут быть выданы из кассы и перечислены на расчетный счет. Также при расчетах с покупателями за реализованные им товары, продукцию деньги либо сразу уплачиваются в кассу предприятия, либо перечисляются на расчетный счет. По аналогии можно рассмотреть взаимосвязь исследуемого раздела БУИС по учету кассовых и расчетных операций с другими разделами БУИС, поскольку едиными для всех этих разделов являются денежные потоки, возникающие в результате осуществления организацией своей деятельности и являющиеся основанием ведения и продолжения в будущем этой деятельности, которую они непрерывно сопровождают вплоть до ликвидации организации.
1.3. Состояние первичного учета
Денежные средства играют огромную роль в процессе хозяйственной деятельности. Денежные средства хранятся на расчетных счетах в учреждениях банка. При этом организация самостоятельно выбирает обслуживающий банк. Расчетные счета могут быть открыты сразу в нескольких банках. При открытии расчетного счета организации присваивается номер расчетного счета, а отношения оформляются договором на банковское обслуживание. В банке для учета движения денежных средств данной организации на нее открывается лицевой счет. На расчетном счете аккумулируются свободные денежные средства и различные поступления, а производятся с расчетного счета все денежные платежи: поставщикам ТМЦ, налоги и взносы, выдача наличных для выплаты заработной платы, материальной помощи.
Прием и выдача наличных денег или безналичные перечисления оформляются документами специальной формы. К первичным банковским документам относятся:
Объявление на взнос наличными, выписываемое кассиром при взносе денег на расчетный счет, состоящее из 3-х частей: объявления, талона и квитанции. Объявление и талон остаются в банке, квитанция передается кассиру. На каждой из 3-х частей проставляются дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса, номер расчетного счета, сумма цифрами и прописью.
Денежный чек – это приказ организации банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем денежной суммы наличными, на обороте чека указывается цель расходования.
Платежное поручение (приложение ) – поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с его расчетного счета на расчетный счет получателя, действующее в 10-дневный срок.
Выписка с расчетного счета (приложение ) – перечень произведенных банком операций на расчетном счете, к которому прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых зачислены или списаны средства.
Выписка с расчетного счета – это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого банком. К выпискам могут прилагаться и Приложения к выписке (приложение ).
Указанные виды документов используются в Даровском райпо. Кроме них к первичным расчетным документам относят платежное требование, платежное требование-поручение, заявление на аккредитив, инкассовое поручение.
Особое место в операциях торгового предприятия занимают кассовые операции, т.е. связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для этих целей имеется касса. Порядок организации кассы и учета наличных денег регламентирован Инструкцией ЦБ РФ от 4.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Каждая организация должна вести кассовую книгу по установленной форме. Наличные деньги могут поступать в кассу организации из обслуживающего банка, от покупателей и прочим основаниям. Прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Выдача наличных денег подотчет производится из кассы организации на хозяйственные расходы в размерах и на срок, определенных руководителем. Лицо, получившее деньги подотчет, обязано не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, к которым относятся:
Приходный кассовый ордер, по нему производится прием наличных денег в кассу райпо, подписывается главным бухгалтером. К нему выдается квитанция о приеме денег, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира и печатью.
Расходный кассовый ордер, им оформляется выдача наличных денег из кассы Даровского райпо на определенные цели, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Выдачу денег кассир осуществляет только лицу, указанному в ордере.
На основе приходного и расходного ордеров составляется кассовая книга. Она должна быть только одна, должна быть сброшюрована и пронумерована, а количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации и опечатывается печатью. Записи в ней ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира. В кассовой книге учитываются все поступления и выдачи наличных денег. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет (отрывные листы кассовой книги) [ ].
Затем формируются регистры синтетического и аналитического учета.
1.4. Организация синтетического и аналитического учета
После формирования и регистрации первичных документов, операций и проводок бухгалтер-оператор по кассовым операциям и операциям на расчетном счете приступает к получению результативной информации в форме регистров синтетического и аналитического учета.
В Даровском райпо кассовые операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, учитываются на синтетическом счете 50 «Касса». А информация о наличии и движении денежных средств на расчетных счетах райпо, открытых в банках, отражаются на синтетическом счете 51 «Расчетные счета». К регистрам синтетического учета можно отнести:
1)оборотно-сальдовую ведомость, содержащую для каждого счета информацию об остатках на начало и конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период;
2)сводные проводки – отчет, содержащий обороты между счетами за некоторый период времени;
3)шахматку – отчет, содержащий таблицу оборотов между счетами за некоторый выбранный период;
4)обороты счета – обязательный регистр, содержащий расшифровку корреспонденции по дебету и кредиту счетов 50 и 51;
5)журнал-ордер и ведомость по счетам – отчет по движению на счетах.
Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере №1 и ведомости к нему, а по счету 51 синтетический учет поступления средств на расчетный счет ведется в ведомости, а списание – в журнале-ордере.
Аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется в разрезе всех торговых предприятий: магазинов, киосков. Выделяют и центральную кассу. Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется в разрезе банков, где организация имеет расчетные счета. Так, в Даровском райпо счет 51 имеет 2 аналитических счета, т.к. расчетные счета открыты в двух банках: Импексбанк (51/1) и ОКБ «Сберегательный банк» п.Даровской (51/2).
3.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА
В конце 80-х и начале 90-х первые и единственные компьютеры в сельских районах имела потребкооперация, которая тогда, в своем роде, являлась проводником новых технологий. В настоящее время также есть потребительские общества, располагающие десятью и более компьютерами, организованными в локальную сеть и работающими в бухгалтерии, на складе, в плановом отделе и кадрах [ ].
Их основное предназначение сводится к помощи бухгалтеру, чтобы облегчить или упростить его труд, повысить производительность труда. Поэтому целесообразно определять экономическую эффективность внедрения автоматизации учета.
Существуют различные определения экономической эффективности. Наиболее распространенное понятие определяет экономическую эффективность как отношение результата к затратам на его достижение. В информатике используется следующее трактование экономической эффективности, под которой понимается экономически целесообразное применение технических средств, аппаратного и программного обеспечения.
Экономическую эффективность принято подразделять на :
1)прямую – это экономия материальных, транспортных и денежных затрат на получение информационных продуктов. Она проявляется по следующим направлениям:
сокращение численности управленческого персонала;
экономия фонда заработной платы;
снижение трудоемкости информационных процессов;
уменьшение расходов основных и вспомогательных материалов;
сокращение транспортных расходов.
Данный вид эффективности можно определить по ряду формул, но в Даровском райпо прямая экономическая эффективность внедрения автоматизации учета не определяется, а потому особое внимание уделяется другому виду экономической эффективности – косвенной.
2)косвенная экономическая эффективность – это качественный показатель. Она не исчисляется в виде натуральных и стоимостных показателей, а проявляется в следующих формах:
достижение или нет целей, поставленных перед информационной системой;
ускорение документооборота, сокращение бумажного документооборота;
сокращение срока составления отчетности;
повышение аналитичности и качества информационных продуктов;
повышение качества управления.
Но оба эффекта взаимосвязаны и ярко проявляются при внедрении автоматизации учетов Даровского райпо. Это выражается и в повышении производительности труда, и в сокращении затрат, и в ускорении документооборота, сокращении срока составления отчетности. Хотя косвенный эффект является целью построения АИС и значительно превосходит прямой эффект.
2. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера
2.1. Обоснование выбора бухгалтерской программы для автоматизации бухгалтерского учета.
В настоящее время много внимания уделяется автоматизации розничной торговли, в том числе супермаркетам, функционирующим по принципу самообслуживания. Но параллельно с ними существует большой пласт магазинов и магазинчиков, работающих по системе так называемой прилавочной торговли. Данная форма обслуживания каждому известна не понаслышке: прилавок или витрина, кассовый аппарат и продавец, зачастую являющиеся к тому же консультантом и кассиром.
Все «торговые предприятия» можно отнести традиционно к классам малых, средних и больших предприятий с точки зрения объемов бизнеса, торговых операций или услуг, их ассортимента, документооборота, номенклатурного перечня товаров, структуры и масштабов организации и т.п.
В отношении специфики и необходимого уровня автоматизации предприятия, занимающиеся торговой деятельностью, можно условно разделить на следующие группы:
небольшие магазины;
аптеки;
предприятия общественного питания;
супермаркеты и гипермаркеты;
сети супермаркетов;
оптовые организации;
крупные оптовые организации с разветвленной структурой складов и управляющих центров;
предприятия смешанного типа (оптово-розничные)[ ].
Торговые предприятия Даровского райпо, специализация которого – розничная торговля, относятся к классу средних магазинов, характеризующихся следующими параметрами:
наличием до 5 кассовых параметров;
номенклатурой до 3000 активных позиций;
объемом обслуживания до 300 человек в день по каждому кассовому аппарату;
наличие одного принтера, этикеток;
наличием от 3-5 персональных компьютеров [ ].
Для этого класса характерны:
А) потребность автоматизации прежде всего оперативного учета;
Б) ведение операций для одного юридического лица;
В) необходимость гибкой системы возврата товара поставщику;
Г) ведение взаиморасчетов с поставщиками в разрезе партий товара;
Д) использование для обслуживания клиентов недорогих кассовых аппаратов.
Автоматизированный учет ведется в таких торговых предприятиях по следующим направлениям:
учет наличия и движения товаров на складах в торговом зале;
учет партий товаров по одному из методов: среднему значению, Fifo, Lifo;
раздельный учет собственных товаров и товаров, принятых на реализацию по договору комиссии;
учет авансов (предоплаты) с возможностью закрытия партий товаров по видам;
возможность возврата товара от покупателя внутри отчетного периода (через кассовый аппарат) с последующей его поставкой в продажу или на склад;
1) «1С: Торговый склад»;
2) «1С: Заработная плата и кадры».
Весь комплекс перечисленных модулей дает в совокупности «1С: Предприятие». Программа разделяет во времени 2 процесса:
1)настройка программы, которая ведется в отдельном программном модуле «Конфигуратор»;
2)работа в программе, которой осуществляется непосредственно в модуле "1С: Бухгалтерия».
2.2 Подготовка программы к эксплуатации
Подготовка программы к эксплуатации заключается в заполнении справочников, вводе сведений об организации и вводе начальных остатков.
Прежде чем вести бухгалтерский учет с помощью программы «1С Бухгалтерия», необходимо настроить конфигурацию на ведение учета конкретного предприятия и ввести начальные остатки счетов.
«1C: Бухгалтерия» 7.7 реализует определенную концепцию ведения бухгалтерского учета на хозрасчетном предприятии. План счетов, набор констант, структуры справочников и документов, а также алгоритмы построения отчетов представляют собой хорошо проработанную в бухгалтерском отношении систему. Эта система отличается, с одной стороны, целостностью, а с другой — универсальностью, что позволяет использовать ее после некоторой настройки практически на любом предприятии.
Главной составляющей данной конфигурации является план счетов. Прежде, чем начинать настройку программы, необходимо ознакомиться с планом счетов. Состав счетов, субсчетов, возможность ведения аналитического учета, учет в количественном и валютном измерении — все это определено в плане счетов. В рамках данной конфигурации пользователь не может удалить уже имеющиеся счета или поменять их свойства (например, установить или отменить признаки ведения валютного или количественного учета, ввести или удалить вид субконто и т. д.), поскольку эти счета используются в документах, отчетах и справочниках. При этом пользователь может добавить в план счетов новые счета или субсчета к уже имеющимся счетам, если в этом появится необходимость.
Чтобы настроить типовую конфигурацию для работы с бухгалтерией, достаточно ввести константы и заполнить справочники. При первом запуске программы автоматически открывается диалог для ввода группы констант — сведений об организации. Для ввода этих констант можно также воспользоваться меню «Настройка» главного меню программы.
Для ввода ставок налогов, сборов и взносов нужно выбрать из меню «Справочники» подменю «Налоги», а в этом подменю — пункт «налоги и отчисления». В открывшемся справочнике следует проверить и, при необходимости, откорректировать ставки налогов и отчислений.
Далее необходимо заполнить остальные справочники. Заполнение справочников может производиться стандартными средствами системы (меню «Справочники» главного меню программы).
Заполняя справочники, пользователь определяет структуру своей бухгалтерии — вводится классификация номенклатуры, перечисляются возможные группы и подгруппы контрагентов, описывается состав основных средств и нематериальных активов и т.п. Введенные элементы справочников в дальнейшем будут служить объектами аналитического учета, поскольку практически каждый справочник соответствует виду субконто, заданному в плане счетов. И, наконец, с помощью выбора счетов затрат, видов деятельности и вариантов реализации как реквизитов ряда справочников, пользователь определяет элементы учетной политики на своем предприятии.
После того, как все константы заданы и необходимые справочники заполнены, можно приступать к вводу проводок.
Перед регистрацией бухгалтерских операций с помощью программы «1С:Бухгалтерия», необходимо ввести начальные данные — входящие остатки и обороты. Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчетного периода - года, квартала или месяца (первое предпочтительнее). Остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции со специальным счетом 00.
Дебетовые остатки счета вводятся по дебету данного счета и кредиту счета 00. Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту данного счета и дебету счета 00.
Остатки по счетам, для которых в плане счетов задано ведение аналитического учета, вводятся с указанием субконто. План счетов в данной конфигурации настроен таким образом, что невозможно ввести остатки по аналитическим счетам без субконто, равно как невозможно ввести остатки для счета в целом, если задан учет по субсчетам (см. главу «План счетов»).
После ввода входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого необходимо получить отчет «Оборотно - сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков.
Если остатки введены правильно, дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту. В случае, если эти обороты не совпадают, необходимо тщательно проверить остатки по каждому счету в разрезе субсчетов и субконто.
Для этого можно воспользоваться отчетом «Оборотно - сальдовая ведомость по счету».
После ввода начальных остатков следует ввести операции, которые имели место до текущей даты. Предпочтительнее ввести в журнал операции так, как они происходили, если есть такая возможность. В этом случае можно получить детальные данные по всем счетам и объектам аналитического учета.
Если же данных много, можно ввести перекрестные обороты по счетам, суммируя проводки с одинаковой корреспонденцией и совпадающими значениями субконто и валюты. Это имеет смысл сделать лишь в том случае, если выведены обороты по всем счетам для каждого объекта аналитического учета, а также по валюте и количественному учету. Если же таких данных нет, проще и надежнее будет ввести операции.
Правильность введенных данных вы сможете проверить, получив отчеты «Оборотно - сальдовая ведомость», «Оборотно - сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета по субконто», «Анализ субконто», и сверив цифры в отчетах с теми, что имеются в документах.
От корректности и полноты введенных данных — констант, справочников, входящих остатков и совершенных ранее операций — зависит удобство работы и правильность отражения учета в «1С Бухгалтерии».
Справочники предназначены для ведения аналитического учета по счетам и введения различной информации в первичные документы. Основными при учете кассовых и расчетных операций являются «Банковские счета», «Контрагенты», «Номенклатура» и т. д.
Если справочник используется для ведения аналитического учета он соответствует определенному виду субконто. Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и корректирование справочников возможно также в процессе работе с документами и операциями, но для некоторых справочников разрешен только выбор из ранее введенных значений без возможности ввода и редактирования элементов.
Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов. Рекомендуется до начала работы с документами занести банковские реквизиты организации в справочник «Банковские счета».
Справочник «Договоры» невозможно заполнять, пока не введен ни один контрагент. Данные в этот справочник имеет смысл вводить в процессе работы со справочником «Контрагенты».
Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.
Для подстановки необходимых реквизитов в печатные формы документов в данной конфигурации имеется справочник «Банковские счета». Он предназначен для хранения информации о банковских счетах организации.
В нижней части формы справочника «Банковские счета» имеются две кнопки. С их помощью можно распечатать Справку о рублевых счетах или Справку о валютных счетах организации, представляемую ежеквартально налоговым органам по месту регистрации налогоплательщика.
Для ввода информации о новом банковском счете необходимо открыть форму для ввода нового элемента справочника, выбрав пункт «Новый» из меню «Действия» главного меню программы. Для редактирования ранее введенной информации нужно дважды щелкнуть мышью на соответствующем элементе справочника.
Форма элемента имеет две закладки — «Счет» и «Дополнительные».
На закладке «Счет» собраны те сведения о банковском счете, которые используются чаще всего. К ним относятся: наименование счета (идентификатор), номер банковского счета, наименование банка организации, корреспондентский счет и БИК банка.
На закладке «Дополнительные» указываются дополнительные сведения о банковском счете организации. Они используются, в основном, при печати справок о счетах для налоговой инспекции.
Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах организации и используется для выписки первичных документов.
Создание группы контрагентов может облегчить поиск нужного контрагента при работе с документами. Например, создав группу «Налоги» в справочнике «Контрагенты», можно создать в ней подгруппы «Федеральные» и «Территориальные» и использовать их для хранения банковских реквизитов различных налоговых платежей.
В справочнике «Контрагенты» существует один предопределенный контрагент «Служебный» с кодом 0. Он используется при проведении тех документов типовой конфигурации, в форме которых не предусмотрен запрос реквизитов контрагента, но они необходимы для правильного формирования проводок. При заполнении справочника рекомендуется соблюдать следующее несложное правило: о контрагенте следует вводить столько информации, сколько ее необходимо для заполнения соответствующих реквизитов первичных бухгалтерских документов. Редактирование сведений о контрагенте выполняется в диалоге — форме элемента справочника «Контрагенты». Диалог организован в виде картотеки: сведения о контрагенте объединены в группы. Доступ к той или иной группе выполняется выбором соответствующей закладки.
При вводе нового контрагента в справочник первоначально заполняется закладка «Общие» с реквизитами для ввода основных сведений о контрагенте.
В реквизите «Название» (поле со словом «Новый») следует ввести наименование контрагента так, как оно будет выглядеть в различных списках, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов. Как правило, в этот реквизит вводится наименование контрагента без указания организационно-правовой формы и другой дополнительной информации.
Официальное название контрагента указывается в реквизите «Полное наименование». Наименование контрагента вводится так, как оно должно выглядеть в первичных документах: платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах и т. д.
В реквизитах «Юридический адрес», «Почтовый адрес» и «Телефоны» указывается соответствующая информация, если она имеется и если она необходима. Программа допускает, что отдельные реквизиты могут быть не заполнены. В реквизите «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика, который присвоен контрагенту налоговыми органами.
Если в качестве контрагента выступает частное лицо, то при вводе в справочник в нового контрагента ему также автоматически присваивается внутренний учетный код и первоначально предлагается заполнить следующие основные сведения: название, фамилию, имя и отчество полностью, адрес, почтовый адрес, телефоны и индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН).
Прежде чем заполнять дополнительную информацию о контрагенте, размещенную на закладке «Расчетные счета» для контрагентов типа «Организация» и на закладках «Расчетные счета» и «Паспортные данные» для контрагентов типа «Частное лицо», нужно зарегистрировать нового контрагента в справочнике. Это связано с тем, что на закладке «Расчетные счета» фактически заполняется справочник «Расчетные счета», который подчинен справочнику «Контрагенты». Для регистрации нового контрагента нужно после заполнения реквизитов, размещенных на закладке «Общие», нажать на кнопку «Записать».
Для хранения информации о банковских счетах контрагента в конфигурации существует справочник «Расчетные счета», подчиненный справочнику «Контрагенты». Для удобства работы ввод и редактирование информации о расчетных счетах контрагента может осуществляться при помощи управляющих элементов закладки «Расчетные счета».
На закладке располагаются: список расчетных счетов контрагента; кнопки для управления списком банковских счетов: «Добавить», «Изменить», «Удалить».
Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник «Расчетные счета» и в форме списка снять отметку на удаление.
Закладка «Паспортные данные» присутствует в диалоге тогда, когда выбран вид контрагента «Частное лицо». В соответствующие поля закладки вводятся данные о номере и серии, дате и месте выдачи паспорта.
Кроме перечисленных справочников при учете расчетов по кассе и расчетному счету используют справочники «Основания», «Сотрудники» и «Договора».
2.3 Технология ведения первичного учета
В процессе хозяйственной деятельности любой организации особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью ее активов. Денежные счета в валюте Российской Федерации — рублях — хранятся на расчетных счетах, открываемых, как правило, в учреждениях банков. При этом организация самостоятельно выбирает обслуживающий ее банк. На расчетном счете аккумулируются свободные денежные средства и различные поступления: выручка за реализованную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, авансовые платежи, ссуды, получаемые из банка, кассовая выручка и т. д.
Прием и выдача наличных денег или безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. Наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, денежный чек, платежное поручение, платежное требование-поручение. Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. Оно состоит из трех частей: объявления, талона к объявлению и квитанции. Чек (денежный) является приказом организации банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем денежной суммы наличными.
Платежное поручение - поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с его расчетного счета па расчетный счет получателя. Организация-плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Для выписки платежного поручения предназначен документ «Платежное поручение». Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Платежное поручение» из меню «Документы» главного меню программы.
Форму документа необходимо заполнять в следующем порядке:
1. Выбрать расчетный счет, с которого будут перечисляться денежные средства. Если необходимо сделать перечисление со второго (третьего и т. д.) расчетного счета, то следует выбрать счет из справочника «Банковские счета».
2. Указать номер платежного поручения.
3. Выбрать с помощью календаря дату платежного поручения.
4. Заполнить выбором из справочника «Контрагенты» реквизит «Получатель». Если вы оформляете платежное поручение на перечисление налогов и страховых взносов, то для выбора получателя следует нажать на кнопку "Перечисление налога».
5. В реквизите «Счет получателя» - выбором из справочника «Расчетные счета» указать, по каким банковским реквизитам отправлять денежные средства.
6. Заполнить выбором из справочника «Основание», на каком основании производится перечисление.
7. Указать сумму к перечислению (реквизит «Сумма»).
8. Если производится оплата за товарно - материальные ценности, работы и услуги, подлежащих обложению налогом на добавленную стоимость, то необходимо указать либо ставку налога (реквизит «Ставка НДС»), либо ввести сумму налога (реквизит «НДС»).
9. Указать назначение платежа (реквизит «Назначение платежа»).
10. Выбрать вид платежа: почтой, телеграфом, электронной почтой.
11. Указать срок платежа (реквизит «Срок платежа») и очередность платежа (реквизит «Очередность платежа»).
12. Выбрать вариант подстановки в назначении платежа суммы платежа и НДС.
Расчеты между организациями могут осуществляться оформлением платежных требований. Для ввода платежного требования выберите соответствующий пункт из подменю «Платежные документы» меню «Документы» главного меню программы. В результате на экране откроется окно диалога для ввода нового документа. Форма платежного требования заполняется аналогично форме платежного поручения, но имеет следующие особенности.
В нижней части окна диалога расположены кнопки: «Печать» - для формирования и печати платежного требования, «Закрыть» - для отказа от ввода документа или от сделанных изменений.
Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую киту по установленной форме.
Наличные деньги могут поступать в кассу организации из обслуживающего банка, от покупателей или по прочим основаниям.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
Для учета кассовых операций с наличными денежными средствами в «1С:Бухгалтерии» используется счет 50 «Касса» в разрезе субсчетов 50.1 «Касса в рублях» и 50.2 «Касса в валюте». Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам по форме №КО-1 (код по ОКУД 0310001), подписанным главным бухгалтером или лицом, иа это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. (Приложение )
Для автоматическою оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации в «1С:Бухгалтерии» предназначен документ «Приходный кассовый ордера.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, приходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для принятия наличных денежных средств. В этой связи с документом «Приходный кассовый ордер» работают дважды. Сначала его заполняют, сохраняют и распечатывают, а затем в конце рабочего дня или начале следующего после получения от кассира отчета проводят (формируют проводки). Для выписки приходного кассового ордера заполняется экранная форма документа.
В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» набором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), но кредиту которого будет корреспондировать счет 50.1 «Касса в рублях» при проведении документа. В реквизите «Принято от» указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то его можно выбрать из справочника «Сотрудники». В текстовом реквизите «Основание» указывается основание для внесения денежных средств в кассу, например «оплата за отгруженные товары по накладной №23». Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие – либо документы, то они перечисляются в текстовом реквизите «Приложение». В реквизите «Сумма» указывается сумма вносимых в кассу денежных средств.
В тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой за продукцию, товары, работы и услуги, облагаемые налогом на добавленную стоимость, в форме ввода следует включить режим «Указать в тексте НДС» и указать ставку налога (реквизит «Ставка НДС»). С помощью флажка «Формировать проводки» можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если не установлен, то документ проводится без формирования проводок.
После заполнения реквизитов формы можно распечатать приходный кассовый ордер и проверить правильность его составления. Заполненную экранную форму нужно сохранить.
При получении денежных средств из банка квитанция прикладывается к выписке.
Бухгалтер при обработке отчета кассира должен найти записанный документ «Приходный кассовый ордер» в журнале «Касса», открыть его для редактирования, дважды щелкнув мышью, и сохранить с проведением.
Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам по форме №КО-2 (код по ОКУД 0310002) или другим надлежащим образом оформленных документам (платежным ведомостям, расчетно - платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера. В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно - платежной) ведомости.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.
Для автоматического оформления операций но расходу денежных средств из кассы организации с использованием расходного кассового ордера типовой конфигурации предназначен документ - «Расходный кассовый ордер».
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии и передается в кассу для выдачи наличных денежных средств. Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа в следующем порядке:
1. В группе реквизитов «Корреспондирующий счет, аналитика» выбором из Плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счет 50.1 «Касса в рублях» при проведении документа.
Заполнить значение реквизита «Выдать».
В реквизите «Основание» указываются основания для выдачи средств из кассы
4. Если имеются дополнительные документы, то заполнить реквизит «Приложение».
5. Заполнить реквизит «По документу».
6. Указать сумму получаемых из кассы денежных средств
Как правило, при проведении документа «Расходный кассовый ордер» необходимо сформировать проводки. Вместе с тем, если проводки по выплатам из кассы (по кредиту счета 50.1 «Касса в рублях») были введены другими документами или вручную, то в реквизите «формировать проводки» можно установить режим проведения документа. Если он установлен, то при проведении формируютcя проводки, а если не установлен, то документ проводится без формирования проводок.
После этого расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным (старшим) бухгалтером организации и передается кассиру. Кассир проверяет правильность составления ордера, проверяет документы получателя, выдает денежные средства.
2.4 Формирование регистров аналитического и синтетического учета
Для учета остатка и движения денежных средств организации в обслуживающих банках в «1С:Бухгалтерии» используется балансовый счет 51 «Расчетный счет». Поскольку организация может иметь несколько расчетных счетов в различных банках, то в типовой конфигурации учет на счете 51 «Расчетный счет» ведется в разрезе субконто вида «Банковские счета» типа справочник «Банковские счета».
По дебету счета записывается остаток свободных денежных средств организации, а также поступления наличных денежных средств из кассы, безналичные зачисления от покупателей, заказчиков и прочих дебиторов. По кредиту счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности организации поставщикам, подрядчикам и прочим кредиторам, в бюджет и во внебюджетные фонды, а также суммы, выплаченные организацией наличными из кассы организации.
Организация периодически получает из банка выписку из расчетного счета, то есть перечень произведенных банком операций на расчетном счете. Выписка из расчетного счета — это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого банком.
Сохраняя денежные средства организации, банк считает себя должником организации. Остатки средств и поступления на расчетный счет записываются в выписке по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списание средств, выдача наличных) — по дебету. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.
Для отражения в бухгалтерском учете зачисления или списания денежных средств по расчетному счету в типовой конфигурации предназначен документ «Выписка». Для ввода нового документа выберите пункт «Выписка» из меню «Документы» главного меню. В верхней части формы ввода указывается номер и дата выписки. Поле ввода реквизитов расчетного счета заполняется выбором из справочника «Банковские счета». Документ «Выписка» позволяет обрабатывать как рублевые, так и валютные выписки.
В поле «Тип» показывается тип выписки «Рублевая (по счету 51)».
В зависимости от того, какой вид операции выбирается, при проведении документа будут сформированы различные проводки. Например, если указан вид операции «Поступление», то по данной строке выписки формируется одна проводка по дебету счета 51 «Расчетный счет» и кредиту указанного корреспондирующего счета.
В поле «Назначение платежа» указывается поясняющая информация о данной операции. Если выбран тип операции «Поступление» или «Списание», то указываются реквизиты корреспондирующего счета (код и объекты аналитического учета). Для операций «Поступление от покупателя» и «Оплата поставщику» корреспондирующий, счет не запрашивается.
Сумма строки выписки указывается в графе «Приход» или «Расход».
Если в выписке отражается операция, по которой в информационной базе имеются документы, то информацию из этих документов можно автоматически перенести в соответствующие реквизиты.
Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывают в кассовой книге по типовой форме №KO-4 (код по ОКУД 0310004).
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В организации, кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист» кассовой книги Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книга опечатывается.
Для составления отчета кассира в типовой конфигурации предназначен отчет «Кассовая книга».
Для составления отчет следует выбрать пункт «Кассовая книга» в меню «Отчеты» главного меню и в форме ввода указать период, за который необходимо сформировать отчет.
Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно получить разбиение остатков и оборотов по конкретным объектам аналитического учета. Соответствующий отчет называется «Оборотно – сальдовая ведомость», находящийся в меню «Отчеты» главного меню программы. В запросе указывают период формирования ведомости путем выбора даты начала и окончания периода. Указывают виды субконто, по которым ведется аналитический учет счета и его значения. Отмечается, нужно ли включать в отчет суммарные остатки по группам субконто. После установки параметров программа формирует отчет.
Ведомость представляет собой список по значениям субконто. Каждая строка содержит наименование объекта аналитики, остаток на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты и остаток на конец периода. В нижней части списка выведены итоговые данные: сальдо по счету в целом, развернутое сальдо и суммарные обороты.
Основным регистром синтетического учета является Главная книга, которая выводит обороты и остатки счета за каждый месяц. Она очень полезна при составлении отчетности. Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета» меню «Отчеты» главного меню. Необходимо произвести настройку параметров: даты, счета, субсчета с учетом валют. Отчет представлен в виде таблицы, которую можно детализировать с помощью отчета по журналу проводок.
Отчет «Анализ счета» содержит обороты счета с другими счетами за выбранный период, а также сальдо на начало и на конец периода. Выбор отчета происходит также через меню отчета, параметры формирования аналогичны предыдущему. Детализация показателей анализа счета означает детализацию сведений по выделенной курсором корреспонденции счетов. На экран выводится отчет по журналу проводок, содержащий проводки с данной корреспонденцией счетов. Если курсор при детализации был установлен на сроки сальдо на начало или на конец периода, то результатом детализации будет карточка счета за указанный период.
Перечисленные отчеты являются основными при учете кассовых и расчетных операций.
Выводы и предложения
Таким образом, в данной курсовой работе мы рассмотрели основные аспекты построения бухгалтерской информационной системы в Даровском Райпо, изучили вопросы организации автоматизированного рабочего места бухгалтера по учету кассовых и расчетных операций.
Изучаемое предприятие занимается торговой деятельностью, производством товаров народного потребления, заготовкой сельхозпродукции и сырья. Одним из положений учетной политики утверждено: установить на предприятии журнально – ордерную систему обработки учетной информации с применением компьютерной техники.
Обработку, поиск, хранение и выдачу информации по запросам пользователей обеспечивает информационная система. БУИС включает 3 подсистемы: функциональная, обеспечивающая и организационная. Объектом управления в Даровском Райпо являются денежные потоки, возникающие в результате операций в кассе и на расчетном счете. В функциональной подсистеме происходит и формирование, и обработка первичной информации.
В организации применяется системный продукт 1С Предприятие, который включает модуль 1С Бухгалтерия типовой конфигурации. Программа 1С Бухгалтерия позволяет организовать многомерный и многоуровневый аналитический учет.