Приказное, коллежское и исполнительное делопроизводство

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В конце XV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление системы приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название – приказное делопроизводство.

Ко времени преобразований, проведенных Петром I, было 50 приказов.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию барина или царя. На входящих документах указывалась дата поступления и автор. Документы подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, нужно было разворачивать столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Они имели форму свитка, длина которого, например в Соборном Уложении 1649 г., где содержались основные законы России, имела общую длину столбца 309 метров. В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры «Царь указал и бояре приговорили». В наследство от приказного делопроизводства мы получили слово «волокит», так называли свитки длиной 50-80 метров, которые наматывались на палочки.

Коллежское делопроизводство. Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которой ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась сенату. Окончательно структура была утверждена Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения, где также была глава о секретарском чине: «При таких учреждениях должность чина секретарского в том и состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумеры подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия по нумерам и числам доносить. Разве когда дела такие между прочими случаются, которые остановки иметь не могут, но вскоре отправлены быть имеют, и в таком случае порядок свой остановить и об тех наперед доносить, которые нужнее, таком и в челобитных делах, которые дела старше по Реестру написаны, а окончив Государственные дела, немедленно и другие по вышеописанному порядку докладывать, а не выбором, дабы оных долго не волочить, но како скоро возможно отправить».

При коллежском делопроизводстве была упорядочена система регистрации, которая велась в специальных журналах. Их было четыре: А и В – для регистрации документов вышестоящих органов, С и Д – для остальных документов. Так были заложены основы хранения документов и организация учета.

В 1802 г. был издан указ о замене Петровских коллегий министерствами и с этого времени начинается развитие исполнительного делопроизводства.

В 1812 г. было учреждено восемь министерств. Разные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и официальными письмами. Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами, содержащими сведения об организации, под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.

После 1917 г. в России создается централизованное управление делопроизводством, где установлены единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов [1].