Организация делопроизводства

1. Конфиденциальныминазываются документы, содержащие све­дения, известные только определенному кругу лиц, не подле­жащие огласке, доступ к которым строго ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа:

• "Конфиденциально";

• "Коммерческая тайна";

• "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за не­санкционированный доступ, разглашение или продажу сведе­ний (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктажи ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

2. Организация делопроизводства,обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

• назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование;

• порядок подготовки и размножения документов;

• отдельную регистрацию документов;

• формирование дел;

• организацию выдачи и хранения документов;

• проверку наличия документов;

• архивное хранение и порядок уничтожения.

Службой безопасности предприятия предусматриваются спе­циальные меры по защите документа при его составлении, на­пример, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего поль­зования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для реги­страции должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с под­тверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".

На конфиденциальном документе проставляют гриф ограниче­ния доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально

Экз. № 1

или

Коммерческая тайна

Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляет­ся на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например:

Разрешаю:

 

1. Е.М.Лаврову

2. А.Л.Казакову

Подпись руководителя

 

Дата

Размножение конфиденциальных документовпроизводится:

• с разрешения руководства предприятия;

• с ограниченным количеством копий (каждая копия для кон­
кретного адресата или исполнителя);

• в специально выделенном помещении;

• в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

• с немедленным уничтожением бракованных копий.
Конфиденциальные документыдолжны регистрироваться от­дельноот остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Листы журналов регистрации:

• нумеруются;

• прошиваются;

• опечатываются;

• указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

 

ЖУРНАЛ регистрации документов с грифом "Конфиденциально"
№ п/п	Дата реги­страции доку­мента	Дата и но­мер доку­мента (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содер­жание (заголовок)	Кол-во листов	Кол-во экзем­пляров	Испол­нитель	При­меча­ние

 

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным долж­ностным лицом.

При поступлении проверяется:

• количество листов;

• количество экземпляров;

• наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) кон­фиденциальных документов составляется акт в двух экземпля­рах, один из которых направляется отправителю.

Конфиденциальные документыформируются в отдельное дело (или дела).

Дело должно иметь:

• гриф ограничения доступа;

• список сотрудников, имеющих право пользования этим делом;

• нумерацию листов;

• внутреннюю опись документов;

• заверительный лист.

Хранение делс конфиденциальными документами производится:

• в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

• в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдачаи возврат конфиденциальных документов должны от­ражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных доку­ментов".

При выдаче документа:

• сверяется номер документа с номером в журнале;

• сверяется количество листов;

• ставится подпись получателя документа и дата.

Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, ко­дового замка и т. д.).

При возвратедокумента:

• сверяется номер документа с номером в журнале;

• сверяется количество листов;

• ставится отметка о возврате;

• ставится подпись получателя документа и дата возврата.

 

 

 

	ЖУРНАЛ учета выдачи документов с грифом "Конфиденциально"
	Номер доку­мента	Дата выда­чи	Краткое содержание (заголовок)	Кол-во лис­тов	Кол-во экз.	Кому выдан (И.О.Ф.)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Приме­чание

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за ра­боту с конфиденциальными документами, с обязательной за­писью в журнале.

Запрещается:

• изъятие конфиденциальных документов из дел;

• перемещение из одного дела в другое без разрешения руково­дства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";

• несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличиясостоит в сверке зарегистрированных доку­ментов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:

• обеспечения их сохранности;

• предотвращения утечки конфиденциальной информации.

 

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными доку­ментами) ежегодно проводит проверку наличия документов.

Проверка наличия конфиденциальных документов может про­изводиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При установлении факта утраты конфиденциального документа:

• ставится в известность руководитель предприятия;

• служба безопасности;

• принимаются меры к розыску документа.

На утерянный документ (если розыск не принес положитель­ных результатов):

• составляется акт;

• вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале реги­страции конфиденциальных документов".

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфи­денциальные документы:

• для архивного хранения;

• для уничтожения.

При передаче дел в архив на конфиденциальные документы составляется отдельная опись.

Архивное хранение конфиденциальных документов произво­дится:

• в опечатанных коробках;

• помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

 

Уничтожениеконфиденциальных документов производится:

• с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;

• в присутствии комиссии;

• с помощью специальной машины (шредера) или иным спосо­бом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

[1] При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологи­ческой последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.).

[2] Листы внутренней описи нумеруются отдельно.