Разработка технического задания на проведение работ
Для выбора консультанта клиентская организация должна подготовить приглашение к участию в конкурсе и техническое задание.
В приглашении содержится информация о сроке представления предложения; кому направляется предложение; рабочий язык проекта; критерий отбора консультационных фирм.
До начала процесса консультирования клиентская организация должна разработать техническое задание на осуществление консультационного проекта.
Техническое задание – документ, определяющий ключевые положения консультационного проекта и желаемый результат, но не ограничивающий свободы и инициативы консультанта в выборе методического инструментария.
Назначение технического задания для клиентов:
- сформировать своё видение проблемы и ожидаемые результаты ее решения;
- обеспечить согласование содержания контракта с консультантом.
Назначение технического задания для консультационных фирм:
- понять проблему и ожидание клиента;
- получить необходимую информацию для подготовки предприятия, разработки детального плана работы и успешного выполнения проекта.
Основные разделы технического задания разрабатываются таким образом, чтобы получить ответы на следующие вопросы при анализе технических и финансовых предложений консультанта:
- почему именно эта консультационная организация может принести ощутимые результаты?
- как консультационная фирма подтвердит получение пользы от своих услуг?
- какие конкретно результаты должны быть получены?
- когда результаты должны быть получены?
Единого стандарта техническим заданиям не существует, его содержание определяется характером решения проблем. Обычно в задания включают следующую информацию:
- краткая информация о клиенте;
- цели проекта;
- услуги, которые требуются от консультационной организации;
- сроки выполнения проекта;
- перечень представляемой на конкурс документации, подтверждающей опыт и компетентность фирмы;
- распределение обязанностей между клиентной организацией и консультантом;
- требование об информации о гонорарах и затратах на проект;
- контактное лицо.
Примерная структура технического задания:
Введение. Определяется, что будет представлять собой проект, какие услуги будет предоставлять консультационная фирма, цели технического задания, основные направления проекта.
1 раздел. Информация о клиентской организации (отрасль, в которой работает предприятие, основные тенденции развития, история предприятия, его расположение, производственная мощность, статус и структура организации, основные виды деятельности, основные рынки, клиентская база, основные конкуренты и поставщики, организационную и базовую структуру, инвестиционные планы, основные проблемы и направления оздоровления предприятия.).
2 раздел. Цели.
Должно быть четко определено, что требуется достичь в результате проекта. Каким образом этот проект вписывается в общую картину оздоровления предприятия, какие основные задачи необходимо решить для достижения цели и почему именно они являются приоритетными.
3 раздел. Объем работ.
Необходимо указать, какие виды деятельности должны быть реализованы консультантами для достижения цели проектов. Проект, как правило, состоит из следующих этапов:
- диагностика(30%);
- разработка рекомендаций(10%);
- реализация проекта(60%).
4 раздел. Требования к консультантам.
Охарактеризовать уровень подготовки консультанта, опыт работы в данной отрасли, количество имеющихся рекомендаций.
5 раздел. Передача опыта.
Необходимо обозначить, каким образом будет проходить обучение персонала клиентской организации.
6 раздел. Ожидаемые результаты проекта.
Результатами могут служить:
- документы, разработанные консультантом (бизнес-план, пособие, результаты исследования и анализа, методические рекомендации и программное обеспечение);
- краткосрочные изменения - изменения к началам работ;
- существенные изменения (разработка и создание условий для осуществления долгосрочной стратегии, изменение структуры организации или создание и совершенствование отдельных функций).
7 раздел. Отчетность и процедуры утверждения.
Необходимо указать, кому направлять отчеты, количество отчетов, обозначаются требования к оформлению и содержанию отчетов, сроки предоставления отчетов и кто их будет утверждать.
8 раздел. Участие персонала клиентской организации в проекте. Указываются функции конкретных сотрудников организации, которые они будут выполнять на всех этапах консультационного проекта.