Разработка технического задания на проведение работ

Для выбора консультанта клиентская организация должна подготовить приглашение к участию в конкурсе и техническое задание.

В приглашении содержится информация о сроке представления предложения; кому направляется предложение; рабочий язык проекта; критерий отбора консультационных фирм.

До начала процесса консультирования клиентская организация должна разработать техническое задание на осуществление консультационного проекта.

Техническое задание – документ, определяющий ключевые положения консультационного проекта и желаемый результат, но не ограничивающий свободы и инициативы консультанта в выборе методического инструментария.

Назначение технического задания для клиентов:

- сформировать своё видение проблемы и ожидаемые результаты ее решения;

- обеспечить согласование содержания контракта с консультантом.

Назначение технического задания для консультационных фирм:

- понять проблему и ожидание клиента;

- получить необходимую информацию для подготовки предприятия, разработки детального плана работы и успешного выполнения проекта.

Основные разделы технического задания разрабатываются таким образом, чтобы получить ответы на следующие вопросы при анализе технических и финансовых предложений консультанта:

- почему именно эта консультационная организация может принести ощутимые результаты?

- как консультационная фирма подтвердит получение пользы от своих услуг?

- какие конкретно результаты должны быть получены?

- когда результаты должны быть получены?

Единого стандарта техническим заданиям не существует, его содержание определяется характером решения проблем. Обычно в задания включают следующую информацию:

- краткая информация о клиенте;

- цели проекта;

- услуги, которые требуются от консультационной организации;

- сроки выполнения проекта;

- перечень представляемой на конкурс документации, подтверждающей опыт и компетентность фирмы;

- распределение обязанностей между клиентной организацией и консультантом;

- требование об информации о гонорарах и затратах на проект;

- контактное лицо.

Примерная структура технического задания:

Введение. Определяется, что будет представлять собой проект, какие услуги будет предоставлять консультационная фирма, цели технического задания, основные направления проекта.

1 раздел. Информация о клиентской организации (отрасль, в которой работает предприятие, основные тенденции развития, история предприятия, его расположение, производственная мощность, статус и структура организации, основные виды деятельности, основные рынки, клиентская база, основные конкуренты и поставщики, организационную и базовую структуру, инвестиционные планы, основные проблемы и направления оздоровления предприятия.).

2 раздел. Цели.

Должно быть четко определено, что требуется достичь в результате проекта. Каким образом этот проект вписывается в общую картину оздоровления предприятия, какие основные задачи необходимо решить для достижения цели и почему именно они являются приоритетными.

3 раздел. Объем работ.

Необходимо указать, какие виды деятельности должны быть реализованы консультантами для достижения цели проектов. Проект, как правило, состоит из следующих этапов:

- диагностика(30%);

- разработка рекомендаций(10%);

- реализация проекта(60%).

4 раздел. Требования к консультантам.

Охарактеризовать уровень подготовки консультанта, опыт работы в данной отрасли, количество имеющихся рекомендаций.

5 раздел. Передача опыта.

Необходимо обозначить, каким образом будет проходить обучение персонала клиентской организации.

6 раздел. Ожидаемые результаты проекта.

Результатами могут служить:

- документы, разработанные консультантом (бизнес-план, пособие, результаты исследования и анализа, методические рекомендации и программное обеспечение);

- краткосрочные изменения - изменения к началам работ;

- существенные изменения (разработка и создание условий для осуществления долгосрочной стратегии, изменение структуры организации или создание и совершенствование отдельных функций).

7 раздел. Отчетность и процедуры утверждения.

Необходимо указать, кому направлять отчеты, количество отчетов, обозначаются требования к оформлению и содержанию отчетов, сроки предоставления отчетов и кто их будет утверждать.

8 раздел. Участие персонала клиентской организации в проекте. Указываются функции конкретных сотрудников организации, которые они будут выполнять на всех этапах консультационного проекта.