MS Project и программные продукты MS Office
Лабораторная работа №7
MS Project и программные продукты MS Office
1.Цель работы:изучить и освоить взаимодействие программ из состава MS Office, существенно расширяющих возможности Project в поддержке процессов управления проектами.
Технология работы
MS Project и программные продукты MS Office
К сожалению, универсальных приложений не существует. Каждое приложение обладает определенной функциональностью и хорошо решает задачи определенного класса. В то же время потребности современного бизнеса очень разнообразны и постоянно изменяются. Для удовлетворения этих потребностей приходится постоянно решать разнообразные задачи и успеха обычно достигают те, кто умеет ставить и решать неординарные задачи.
Любые задачи в бизнесе заставляют для их решения обрабатывать разнообразные данные. Очень полезно уметь использовать для этого специальные приложения.
Принципы обмена данными Project с другими приложениями
Для повышения производительности работы с разными приложениями необходимо научиться передавать из одного приложения в другие большие объемы данных. Опыт показал, что пытаться выполнить такую задачу вручную не только неэффективно, но и вредно: это требует много времени на ввод данных, но еще больше - на поиск допущенных при этом опечаток и ошибок.
Поэтому важнейшей особенностью современных информационных технологий является поддержка импорта и экспорта информации в форматах, воспринимаемых различными программными средствами. В качестве примера можно рассмотреть родственные для MS Project приложения семейства MS Office. Известно, что вся гамма универсальных программных продуктов MS Office широко используется в различных видах деятельности во всех странах, в том числе и в России. Каждое из них может использовать данные любого приложения из этого семейства (в определенном смысле эти приложения совместимы по данным).
В связи с этим важно представлять возможности использования информации, сформированной в Project, для обработки с применением мощного аппарата средств MS Office. Дополнение возможностей Project возможностями программных продуктов MS Office может существенно расширить возможности руководителя проекта, включая анализ данных о проектах и поддержку принятия управленческих решений, а также документирование и распространение информации о проектах.
Можно выделить следующие способы обеспечения совместного использования Project и программных продуктов MS Office:
- копирование и перенос данных из одной программы в другую через буфер обмена Windows при помощи поддерживаемых на уровне операционной системы механизмов OLE и DDE;
-прямой доступ при помощи средств СУБД Access к базе данных Project;
- использование возможностей импорта/экспорта Project для обмена данными между программами;
- использование возможностей интерфейса Project для переноса данных в программные продукты MS Office.
Строго говоря, к перечисленным методам обмена данными можно добавить возможность использования формата данных о проекте МРХ. Применение формата МРХ имеет довольно большую историю - он возник еще до того, как появились версии Project для операционной системы Windows. Этот формат был разработан для того, чтобы обеспечить возможность обмена данными между разными версиями Project, а также с другими приложениями.
Файл формата МРХ представляет собой текстовый файл, разбитый на строки. Имя такого файла может формироваться с соблюдением обычных для операционной системы правил. Файлы этого формата, как правило, должны иметь расширение mрх, в отличие от файлов формата Project, традиционно имеющих расширение mpp.
Project умеет распознавать файлы формата МРХ как принадлежащие типу "Microsoft Project Files", но этим файлам соответствует значок, отличающий их от файлов формата МРР.
Поскольку Project "понимает" файлы mpp предыдущих версий, основным назначением формата МРР была передача данных Project в более ранние или более поздние версии этой системы управления проектами. Например, версия Project 2002 может прямо открывать файлы только версий Project 98 и Project 2000. Файлы более старых версий Project можно загрузить в Project 2002, только если они были предварительно сохранены именно в формате МРХ.
Значения первых литер каждой строки файла формата МРХ определяют ее содержание. Как правило, в строках каждого типа размещаются однотипные данные, описывающие один из элементов графика проекта. Знать этот формат совсем не обязательно, но при желании описание этого формата можно найти на дистрибутивных дисках ранних версий Project или в Интернете. Следует учитывать, что по мере совершенствования Project совершенствовался и формат МРХ. Последняя версия МРХ была разработана для поддержки возможностей версии Project 4.1, и последняя версия этого формата обозначается МРХ 4.1.
Файлы типа МРХ использовались и используются для обмена данными между разными версиями Project и другими приложениями. Например, этот формат поддерживается системой управления проектами Primavera.
Правда, и тут не обошлось без сюрпризов от Microsoft. Первая строка файла формата МРХ описывает общую информацию, среди которой есть указание об используемой кодовой странице. Версия Project 4.0, в частности, определяет в файле формата МРХ кодовую страницу Windows как "ANSI", тогда как версия Project 98 - как "1251". Поэтому попытка обменяться данными между этими версиями с помощью формата МРХ может привести к сообщению об ошибке или явно неправильной интерпретации кодовой страницы.
Зная такую особенность файлов формата МРХ, можно вручную откорректировать первую запись файла формата МРХ при помощи любого текстового редактора, не форматируя текстовую информацию. Например, это можно сделать при помощи программы Блокнот или редактора WordPad. Правда, в последнем случае нельзя пользоваться возможностями форматирования при сохранении файла - его надо сохранять как текстовый файл.
При сохранении файла в версии Project 98 и в более ранних выбор (это можно выполнить по аналогии с алгоритмом 3.4) в показанном на рис. 3.3 для поля Тип файлазначения "mрх" позволяет сохранить файл именно в этом формате.
В целом, формат МРХ оказался достаточно удобным, но в настоящее время компания Microsoft перестала рассматривать его как универсальный для всех версий Project. Начиная с версии Project 98, формат МРХ уже не может обеспечить передачу всей информации об элементах графика, например, передачу так называемых повременных данных (распределенных по времени).
Поэтому начиная с версии Project 2000, поддержка формата МРХ стала резко ограниченной, т. к. оказалось значительно более продуктивным использовать для хранения данных о файлах Project формат СУБД Access. Поэтому версии Project 2000 и Project 2002 позволяют только открывать файлы, созданные в формате МРХ. Сохранение данных в этом формате Project больше не поддерживает.